Publicystyka - ngo.pl

Doodle (www.doodle.com) to bardzo proste narzędzie, wymyślone przez powstałą w 2007 roku, ulokowaną w Szwajcarii firmę Doodle AG. Do czego może nam się przydać? Pomoże łatwo ustalać najdogodniejsze terminy spotkań oraz w drodze głosowania wybierać między wieloma możliwościami – od miejsca, w które pojedziemy na wyjazd integracyjny, po wersję plakatu promującego organizację, która ma być wydrukowana. Doodle ma też kilka interesujących funkcji dodatkowych, które będą dla nas dostępne, jeśli dokonamy rejestracji. Narzędzie jest niemal w całości przetłumaczone na język polski, jednak opisy działania niektórych funkcji są dostępne tylko w języku angielskim.

Podstawowe funkcje narzędzia, które przyniosły mu największy rozgłos, są dostępne za darmo i korzystanie z nich nie wymaga od użytkownika rejestracji. Wprawdzie osoba zakładająca ankietę musi podać swój adres e-mail, aby otrzymać link administracyjny (daje możliwość zamknięcia lub skasowania ankiety), jednak nie oznacza to konieczności rejestracji, ani przy pierwszej, ani dziesiątej tworzonej ankiecie. Osoby zabierające głos w ankiecie nigdy nie są zobowiązane do podawania swoich adresów mailowych. Mogą za to posłużyć się imieniem i nazwiskiem lub pseudonimem, a właściciel ankiety może ją przesłać bezpośrednio na adres e-mail zainteresowanych osób z pominięciem podawania ich Doodlowi.

Planując ankietę wybieramy dni i opcjonalnie godziny lub opcje, spośród których mogą wybierać inne osoby. Gotową ankietę rozsyłamy samodzielnie do uczestników lub podajemy ich adresy mailowe Doodlowi, który automatycznie rozsyła zaproszenia. Uczestnicy ankiety głosują na najdogodniejszy dla siebie termin lub opcję poprzez zaznaczenie okienka kursorem. Od decyzji osoby zakładającej ankietę zależy, czy mogą wybierać między odpowiedziami tak i nie, czy również ewentualnie. Można zawęzić wybór pozostawiony uczestnikom tylko do jednej opcji ankiety, ukryć ich odpowiedzi przed pozostałymi uczestnikami, dając sobie wyłączne prawo wglądu w odpowiedzi. Gdy wszyscy zabiorą głos, zamykamy ankietę. Wyniki eksponowane są w formie tabelki, w której wyraźnie widzimy najpopularniejszą opcję, gdyż Doodle automatycznie zlicza odpowiedzi „tak” przy każdej opcji i terminie.

Więcej możliwości korzystania z Doodla zyskujemy zakładając w nim darmowe konto. Przede wszystkim, nawet jeśli stracimy link administracyjny do ankiety (np. przez przypadek skasujemy go), wciąż mamy do niej dostęp w panelu użytkownika. To podstawowa zaleta. Posiadacze konta mogą ponadto zsynchronizować ankiety Doodlowe ze swoimi elektronicznymi kalendarzami. Dla przykładu, jeśli w organizacji posługujemy się kalendarzami w programie pocztowym Microsoft Outlook lub darmowymi kalendarzami Googla, Doodle automatycznie zapobiegnie kolizji terminów.

Ciekawym rozwiązaniem jest inna bezpłatna usługa Doodla, o nazwieMeetMe, która pozwala np. beneficjentom lub innym interesantom na samodzielne zgłaszanie się na spotkanie w czasie, gdy według biurowego kalendarza nie jesteśmy zajęci. Jest to rozwiązanie szczególnie przydatne, np. jeśli prowadzimy poradnictwo. Wtedy osoby zainteresowane uzyskaniem porady mogą samodzielnie zapisywać się na spotkania, co może być sporym ułatwieniem dla pracowników zajmujących się obsługą tego rodzaju wsparcia.

Podobne możliwości oferuje usługa BookMe, która jest już płatna, podobnie jak Doodle Premium. To rozwiązanie dla największych organizacji, którym zależy na braku reklam, opatrzeniu kalendarzy Doodle własną identyfikacją wizualną oraz dodatkowych funkcjach, takich jak przypomnienia czy automatyczne wskazywanie, kto najczęściej unika spotkań. Zanim zdecydujemy się kupić taką usługę, powinniśmy sprawdzić, czy darmowe opcje nie są dla nas wystarczające, a jeśli okaże się, że nie – skorzystać z darmowego 30-dniowego okresu próbnego.

Daleko mu do wszechstronności CRM-ów i innych narzędzi do rejestracji uczestników na wydarzenia (np. polska Evenea.pl, która jest darmowa, jeśli organizujemy bezpłatne wydarzenie, czy bezpłatne narzędzia Googla). Doodle jest po prostu bardzo łatwym i szybkim w obsłudze narzędziem, które pomoże ustalić dogodny termin spotkania lub dokonać wyboru między opcjami grupie ludzi, którzy w zasadzie i tak są ze sobą w kontakcie przy użyciu innych kanałów komunikacji. Jeśli tego właśnie potrzebujecie, Doodle jest dla Was.

Artykuł powstał w ramach projektu „Profesjonalne NGO” realizowanego przez Fundację TechSoup dzięki wsparciu Funduszu Inicjatyw Obywatelskich