Publicystyka - ngo.pl

Na przestrzeni lat świadomość wśród funkcjonujących oraz nowopowstających organizacji wciąż wzrasta, jednak nadal jest zbyt niska.Według ustawy wszystkie zarejestrowane w Polsce stowarzyszenia oraz fundacje (jako osoby prawne) są odgórnie zobowiązane do prowadzenia pełnej księgowości. Pełnej, czyli takiej która jest tworzona za pomocą księgi głównej. Najlepszym rozwiązaniem jest oczywiście prowadzenie księgowości używając do tego odpowiedniego programu finansowo-księgowego, niejednokrotnie jednak większości organizacji po prostu nie stać na zakup takiego oprogramowania. W konsekwencji są one zmuszone do prowadzenia księgowości ”ręcznie”, czyli w formie papierowej na odpowiednich arkuszach (dzienniki, kartoteki). W rzeczywistości, ile z tych organizacji naprawdę ją prowadzi? A jeśli tak, to czy jest ona poprawna? Aby prowadzić poprawną księgowość, nakładany jest na organizacje obowiązek stworzenia dokumentu, który nazywany jest polityką rachunkowości. Dokument ten określa m.in.: w jaki sposób będą prowadzone księgi rachunkowe, w jaki sposób będą archiwizowane dokumenty finansowe oraz jak będą one udostępniane osobom trzecim itd.

Kto może prowadzić księgowość? Z formalnego punktu widzenia księgowi zatrudnieni w organizacjach pozarządowych nie muszą posiadać potwierdzonych uprawnień, gdyż w rzeczywistości nie ponoszą oni odpowiedzialności za prowadzone księgi. Zgodnie z zapisami ustawy o rachunkowości (art. 4 ust. 5) to:„ Kierownik jednostki ponosi odpowiedzialność za wykonywanie obowiązków w zakresie rachunkowości określonych ustawą, w tym z tytułu nadzoru, również w przypadku, gdy określone obowiązki w zakresie rachunkowości zostaną powierzone innej osobie za jej zgodą. Przyjęcie odpowiedzialności przez inną osobę powinno być stwierdzone w formie pisemnej. W przypadku gdy kierownikiem jednostki jest organ wieloosobowy, a nie została wskazana osoba odpowiedzialna, odpowiedzialność ponoszą wszyscy członkowie tego organu”. Tak więc odpowiedzialność ta zawsze spoczywa na zarządzającym, jeśli to my zatrudniamy księgowego. Inaczej jest jedynie w przypadku, gdy prowadzenie księgowości jest zlecane firmie zewnętrznej. Wtedy to właściciel firmy musi posiadać uprawnienia do prowadzenia ksiąg rachunkowych i to on ponosi odpowiedzialność za prowadzenie naszej księgowości. Jeśli nie stać nas na skorzystanie z usług firmy zewnętrznej najlepiej by było aby księgi były prowadzona przez osobę, która ma doświadczenie w tym zakresie. Jednak i to niejednokrotnie w przypadku wielu organizacji jest dużym problemem.

Wyniki badań przeprowadzonych przez Urząd Marszałkowski Województwa Dolnośląskiego wskazują, że świadomość na temat prowadzenia księgowości buduje się dość wolno. W badaniu wzięło udział 1778 organizacji z terenu Dolnego Śląska, z czego: 16% organizacji to te działające nie dłużej niż 4 lata (powstałe w latach 2005–2008). Kolejne 22% organizacji powstało w latach 2001–2004. W okresie 1989–2000 powstało 27% wśród organizacji biorących udział w badaniu, a kolejne 23% to organizacje powstałe przed rokiem 1989, 12% nie udzieliło odpowiedzi na pytanie dotyczące wieku organizacji. Na podstawie wyników badania widać, że są to w większości organizacje już od dłuższego czasu funkcjonujące na rynku, i to właśnie z tych podmiotów aż czterech na dziesięciu reprezentantów wzięłoby najchętniej udział w szkoleniach z zakresu księgowości. Z jednej strony dobrze, bo zdają sobie sprawę ze swych niedoskonałości, z drugiej zaś pojawia się pytanie: dlaczego tak późno, skoro funkcjonują już od tylu lat? (Raport z badań- Organizacje pozarządowe na Dolnym Śląsku, UMWD 2007).

My jako Regionalne Centrum Wspierania Inicjatyw Pozarządowych (RCWIP) staramy się pomagać w budowaniu świadomości wśród organizacji pozarządowych m.in. poprzez realizację projektu „Rozwój ekonomii społecznej na Dolnym Śląsku- Wałbrzych”. Na etapie jego pisania  doskonale zdawaliśmy sobie sprawę z potrzeb organizacji dotyczących rachunkowości oraz księgowości. Dlatego też skoro istniała taka możliwość postanowiliśmy w ramach Ośrodka Wsparcia Ekonomii Społecznej (OWES) utworzyć PBR, czyli Pozarządowe Biuro Rachunkowe. PBR to nie tylko doradztwo z zakresu rachunkowości oraz księgowości, ale również bezpłatne świadczenie usług księgowych (ewidencja zdarzeń gospodarczych, zapisy na kontach, obliczanie wyniku finansowego, sporządzenie bilansu). Jak się okazało z biegiem czasu, był to strzał w dziesiątkę! Zainteresowanie usługą było bardzo duże, ponieważ wielu organizacji nie stać na pokrycie kosztów zatrudnienia księgowej/go, czy tez zlecenia usługi na zewnątrz, a my daliśmy im to wsparcie za darmo. Nie ponieśli za to żadnych opłat, gdyż projekt jest współfinansowany ze środków Unii Europejskiej w ramach Europejskiego Funduszu Społecznego. Łącznie objęliśmy wsparciem 21 podmiotów, z czego część w roku 2009/2010, dla kilku wsparcie zakończy się z końcem lutego 2011. Ważne, że korzystając z usług PBR organizacje są przygotowywane do prowadzenie księgowości samodzielnie, uczą się budując jednocześnie własną świadomość, jak ważnym elementem są kwestie finansowo- księgowe organizacji.

Niestety projekt kończy się w lutym przyszłego roku i jak na ten moment wiemy, że nie ma szans na ponowne utworzenie PBR, dlatego też organizacjom które potrzebują wsparcia w tym zakresie proponujemy korzystanie z usług doradczych i szkoleniowych prowadzonych przez RCWIP. Ważne, aby organizacje miały świadomość obowiązków, które na nich ciążą a wynikają z przepisów prawa, a następnie szukały wsparcia u organizacji, takich jak nasza, które na co dzień zajmują się wspieraniem sektora pozarządowego. Zapraszamy do korzystania z naszych usług!