Wybór programu księgowego do prowadzenia księgowości w organizacji pozarządowej stanowi odpowiedzialne zadanie księgowej lub zarządu. Od wielu lat rozmawiamy z organizacjami pozarządowymi. Najczęściej pojawiają się dwa pytania praktyczne: Jak najprościej prowadzić ewidencję księgową oraz czy i w jaki sposób można w programie LeftHand dla Stowarzyszeń i Fundacji generować bilans oraz rachunek zysków i strat? Odpowiadamy na te pytania.
Wybór programu księgowego do prowadzenia księgowości w organizacji pozarządowej stanowi odpowiedzialne zadanie księgowej lub zarządu. Od wielu lat rozmawiamy z organizacjami pozarządowymi na różne tematy dotyczące naszego programu LeftHand dla Stowarzyszeń i Fundacji, ale najczęściej pojawiają się dwa pytania praktyczne. Chcielibyśmy się podzielić z Państwem odpowiedziami, które na nie udzielamy.
„Jak najprościej prowadzić ewidencję księgową? Dlaczego w programie księgowym LeftHand dla Stowarzyszeń i Fundacji zastosowano układ ewidencyjny 4 i 7?”
Bez względu na wielkość organizacji pozarządowej, dla każdej ważny jest jak najprostszy, ale zarazem jak najefektywniejszy system ewidencji księgowań. Ogromne znaczenie ma także późniejsze zlokalizowanie przychodów i kosztów dotyczących konkretnego realizowanego projektu (umowy, grantu, zadania statutowego).
W programie Leftand dla Stowarzyszeń i Fundacji przyjęto następującą budowę kont kosztowych i przychodowych:
401: koszty statutowe
402: koszty ogólnego administrowania organizacją
403: pozostałe koszty funkcjonowania organizacji
Konto 402, ma następującą budowę analityczną:
401-01: koszty statutowe działalności nieodpłatnej
401-02: koszty statutowe działalności odpłatnej
Do dalszej analizy weźmiemy pod uwagę konto 401-01, które dzieli się na:
401-01-01: Projekt, umowa itp. nr 1
401-01-02: Projekt, umowa itp. nr 2
…
401-01-xx: Projekt, umowa itp. nr xx
Każdy zaś projekt uszczegóławiany jest odpowiednią kategorią kosztu:
401-01-01-01 (Zużycie materiałów i energii)
401-01-01-02 (Usługi obce)
itd.
Analogiczny podział występuje w przypadku kont przychodowych.
Warto zauważyć, że taka budowa planu kont gwarantuje maksymalne uproszczenie samego procesu księgowania, ponieważ nie występuje wtedy dekretowanie równoległe na 4 i 5 a dodatkowo plan kont zapewnia:
- łatwy sposób ustalenia łącznej wartości poniesionych kosztów i osiągniętych przychodów,
- łatwy sposób ustalenia kosztów i przychodów związanych z konkretnym projektem / grantem / umową,
- łatwy sposób na porównanie konkretnej kategorii kosztu w wybranych projektach.
Oczywiście każda organizacja może wprowadzić swój dodatkowy szczegółowy podział kont.
„Czy w programie LeftHand dla Stowarzyszeń i Fundacji można generować bilans oraz rachunek zysków i strat? Jeżeli tak to w jaki sposób?”
Oczywiście, że tak. Proces generowania elementów sprawozdania finansowego składa się zasadniczo z trzech etapów:
a) w module „Raporty i zestawienia->Księgi handlowe->Bilans/Rachunek zysków i strat” wybieramy wzorzec rachunku zysków i strat i funkcją „Tworzenie raportu” generujemy automatycznie to zestawienie,
b) następnie zamykamy konta kosztowe i przychodowe za pomocą automatu do przeksięgowań w menu „Dokumenty i księgi->Przeksięgowanie roku/okresu”,
c) generujemy bilans analogicznie jak rachunek zysków i strat z menu „Raporty i zestawienia->Księgi handlowe->Bilans/Rachunek zysków i strat”.
Cały proces sporządzania sprawozdania finansowego skraca się dosłownie do kilku kliknięć myszką.
Zachęcamy Państwa do kontaktu z naszą firmą i do zadawania własnych pytań.
Dział analityków księgowych firmy LeftHand
Źródło: LeftHand Sp. z o.o.
