Publicystyka - ngo.pl

Zbudowanie planu tworzenia kopii zapasowych dla organizacji wymaga sporych nakładów finansowych oraz nakładów czasu. Jednak warto pamiętać, że czas i pieniądze, które spędzisz i wydasz, przygotowując i wdrażając plan robienia regularnych backupów jest dużo mniejszy, niż koszt odzyskiwania kluczowych dla organizacji danych, które nie zachowały się w żadnej kopii.

Istnieją dwa podstawowe sposoby robienia kopi bezpieczeństwa – wykonywanie ich na miejscu (backup stacjonarny) oraz robienie ich zdalnie, za pomocą sieci (backup wirtualny). Warto najpierw zastanowić się, który sposób będzie bardziej odpowiedni dla waszej organizacji.

Kopie zapasowe robione na miejscu zazwyczaj umieszcza się na twardym dysku komputera, na wspólnym dysku lub na innym nośniku, do którego mamy dostęp. Takie kopie można robić ręcznie, w momentach kiedy pojawiają się jakieś nowe dane lub też automatycznie we wcześniej określonych odstępach czasu.

Dzięki takiemu backupowi skopiowane dane można zawsze mieć pod ręką. Jest to równocześnie plus i minus tej metody. Z jednej strony skopiowane dane są łatwo dostępne, z drugiej zaś są one bardziej podatne na utratę spowodowaną np. kradzieżą (kiedy ktoś włamie się do biura i ukradnie cały sprzęt) lub zniszczeniem (kiedy np. w biurze pęknie rura i wszystkie pomieszczenia zostaną podtopione).

Robienie zdalnych kopii zapasowych polega na tym, że komputer w regularnych odstępach automatycznie wysyła dane w określone miejsce przechowywania. W tym celu należy zainstalować odpowiednie oprogramowanie na każdym komputerze, który zawiera dane do skopiowania, oraz określić z góry harmonogram robienia kopii zapasowych, a także wskazać, które pliki i foldery mają być kopiowane. Oprogramowanie samo dba o regularne wykonywanie kopii zapasowych i zapisywanie ich w wirtualnym centrum.

Automatyzacja procesu jest jedną z jego większych zalet. Program nie zapomni o zrobieniu dodatkowej kopii ważnego folderu, podczas gdy może się to zdarzyć człowiekowi, szczególnie jeśli ma za sobą szczególnie ciężki tydzień. Robienie automatycznych, zdalnych kopii danych pozwala uniknąć takich problemów.

Podstawową wadą zdalnego backupu jest fakt, że do odzyskania przechowywanych danych potrzebny jest dostęp do internetu. Jeśli z jakiegoś powodu stracisz połączenie z internetem (a ponieważ rozważamy różne katastroficzne scenariusze, nie jest to takie niemożliwe), nie będzie szansy odzyskania wszystkich danych do czasu, kiedy połączenie z internetem nie zostanie przywrócone.

Drugim minusem robienia zdalnych kopii zapasowych jest fakt, że musisz powierzyć swoje najważniejsze dane zewnętrznemu podmiotowi, zazwyczaj firmie komercyjnej, która jest właścicielem miejsca przechowywania danych. Dlatego jest niezwykle istotne, aby bardzo uważnie wybierać usługodawcę. Powinien być to podmiot w pełni godny zaufania, stabilny i bezpieczny. Warto wiedzieć, że istnieje możliwość szyfrowania danych, zanim zostaną one wysłane do miejsca przechowywania, jednak wymaga to dodatkowego zaangażowania.

W przypadku większości rozwiązań dotyczących robienia kopi zapasowych, możesz zdecydować się na kopiowanie wszystkich swoich danych (pełny backup) lub ich części (backup przyrostowy lub różnicowy).

• Pełna kopia polega na skopiowaniu wszystkich dostępnych plików. Ta opcja jest najpełniejszym rodzajem backupu, lecz jest również najbardziej czasochłonna i wymaga zdecydowanie większej przestrzeni do przechowywania danych, co łączy się z kosztami.
• Kopia przyrostowa polega na kopiowaniu plików, które zostały zmienione lub utworzone od czasu wykonania poprzedniej kopii – niezależnie od tego, czy poprzedni backup polegał na wykonaniu pełnej kopii, czy również przyrostowej. Plusem takiego rozwiązania jest szybkość, z jaką wykonuje się kopie bezpieczeństwa, jak również to, że potrzebne jest znacznie mniej miejsca do ich przechowywania. Ważne, żeby robiąc kopie po raz pierwszy, wykonać jej pełną wersję. W sytuacji utraty danych, aby je odzyskać, konieczny będzie dostęp do wszystkich kolejnych kopii przyrostowych.
• Kopia różnicowa również zabezpiecza część danych, podobnie jak wersja przyrostowa. Główną różnicą jest fakt, że kopiowane są pliki zmienione lub utworzone od czasu ostatniego pełnego backupu.

Przy tworzeniu wszystkich procedur związanych z robieniem kopii zapasowych danych, należy rozważyć z jednej strony możliwe ryzyko, a z drugiej koszty, które trzeba będzie ponieść w związku z wprowadzeniem takiego rozwiązania. Istnieje kilka stuprocentowych metod kopiowania i zabezpieczania kopii zapasowych. Jednak te metody są niezwykle kłopotliwe w zastosowaniu. Prawdopodobnie kłopoty z ich wdrożeniem będą większe niż ostateczne zyski. Poniżej przedstawiamy kilka rozsądnych zasad, którymi warto się kierować, budując strategię robienia backupu:

1. Zaplanuj swoją strategię robienia kopii bezpieczeństwa.

Rozpisz plan, który będzie odpowiadał na następujące pytania:

• Co jest kopiowane do backupu?
• Gdzie są przechowywane kopie bezpieczeństwa?
• Jak często będą wykonywane?
• Kto jest odpowiedzialny za wykonywanie kopii zapasowych?
• Kto jest odpowiedzialny za sprawdzanie, czy kopie bezpieczeństwa są robione właściwie i czy spełniają swoje zadanie?

2. Pomyśl nie tylko o komputerach biurowych

Oczywiście należy zrobić kopie bezpieczeństwa danych znajdujących się na wszystkich biurowych komputerach, laptopach i serwerach.

Warto jednak pomyśleć również o domowych komputerach pracowniczek i pracowników. A co z telefonami komórkowymi? Co z kopią waszej strony internetowej? Co z danymi, które przechowywane są w chmurze? W jaki sposób dbacie o bezpieczeństwo wysyłanych e-maili?

Zastanów się również nad bezpieczeństwem dokumentów, które są przechowywane wyłącznie w wersji papierowej. Dane w nich zawarte są bardzo trudne do odtworzenia. Chodzi to przede wszystkim o takie dokumenty jak:

• Dokumenty finansowe
• Informacje dotyczące osób pracujących w organizacji i z nią współpracujących
• Umowy
• Informacje dotyczące kredytów, pożyczek czy rat organizacji

Tego rodzaju dane powinny być przechowywane w sejfie lub dobrze zabezpieczonym archiwum, jak również należałoby przechowywać w bezpiecznym miejscu ich kopie elektroniczne (w formie oryginalnej lub skanu).

3. Najwyższy priorytet przyznaj kluczowym danym

Każda organizacja powinna rozważyć utratę jakiej części swojej pracy jest w stanie zaryzykować i odpowiednio do tego zbudować swoją strategię tworzenia backupu. Najcenniejsze są zawsze bazy danych oraz dokumenty finansowe. Powinny one być zabezpieczane przed i po każdym użyciu. W przypadku większości organizacji, oznacza to codzienne robienie ich kopii. Organizacje, które wprowadzają do systemu bardzo dużo danych, powinny rozważyć robienie backupu po każdym większym wprowadzeniu danych do systemu. Najważniejsze pliki i foldery powinny być kopiowane przynajmniej raz w tygodniu, a nawet każdego dnia.

Zazwyczaj nie stosuje się kopiowania całej zawartości twardego dysku czyjegoś komputera, szczególnie że większość tej przestrzeni zajmuje system operacyjny oraz pliki programów, które można łatwo odtworzyć z płyty.

4. Przechowywanie i ochrona kopii zapasowych

W przypadku przechowywania kopi bezpieczeństwa „na miejscu” można zastosować metodę zmieniania miejsca przechowywania kopii np. raz w tygodniu (miejsce przechowywania może, a nawet powinno znajdować się poza biurem). W wersji idealnej kopie bezpieczeństwa należy przechowywać w naprawdę bezpiecznym miejscu, np. w skrzynce depozytowej. Inną metodą jest „2x2x2”, czyli dwie kopie bezpieczeństwa, przechowywane przez dwie osoby w dwóch różnych miejscach.

Szczególnie jeśli okolica, w które mieści się biuro, jest podatna np. na  katastrofy naturalne warto zastanowić się nad tym głębiej. Ważne, żeby mieć pewność, że zarówno dane przechowywane na miejscu, jak i te zdalne nie zostaną dotknięte przez tę samą katastrofę, która może dotknąć wasze biuro.

Jakkolwiek przesadnie mogą brzmieć te porady, warto jednak się nad nimi zastanowić. Nawet jeśli nie mieszkasz w regionie czy okolicy podatnej na katastrofy naturalne, nigdy nie wiadomo, co może się wydarzyć.

5. Pomyśl o dostępie do kluczowych danych

Jakie dane należy koniecznie mieć na wyciągnięcie ręki w razie sytuacji kryzysowej? Jeśli padnie internet, jakie informacje, pliki, foldery są konieczne dla organizacji do pracy do czasu kiedy internet pojawi się znowu i będzie można odzyskać dostęp do pozostałych danych? Gdzie będziecie przechowywać te dane?

6. Sprawdź swój backup, zanim będzie naprawdę potrzebny

Upewnij się, że zrobione kopie zapasowe można bez problemu odczytać. Ustal, jak będzie wyglądał plan naprawczy i przetestuj go na różnych komputerach, tak aby sprawdzić jego skuteczność.