Publicystyka - ngo.pl

Nadmierna kontrola ze strony administracji publicznej nie jest dotkliwym problemem dla większości polskich stowarzyszeń i fundacji – w 2012 roku dla 83% organizacji był on nieodczuwalny. Jednocześnie większość organizacji doświadcza bolesnych konsekwencji bycia monitorowanym i kontrolowanym przez urzędy: 56% sektora narzeka na nadmiernie rozbudowaną biurokrację administracji publicznej. Skąd ten rozdźwięk? Można się domyślać, że biurokracja, która przeszkadza organizacjom, związana jest z obowiązkami składania w ramach projektów sprawozdań, które służą właśnie kontroli.

Uciążliwości kontroli

Lepsze zrozumienie znaczenia kontroli w relacjach między organizacjami i administracja publiczną umożliwiają wnioski z przeprowadzonego w 2013 roku badania współpracy między warszawskim sektorem pozarządowym a stołecznym samorządem. Wynika z niego, że dla organizacji ze stolicy rozliczanie oraz kontrola to najbardziej uciążliwy etap współpracy z miastem. Z rozmów z organizacjami, a także urzędnikami, wyłania się kilka podstawowych problemów związanych z nadzorem nad organizacjami realizującymi zadania publiczne.

1. ROZBIEŻNOŚCI W INTERPRETACJI PRZEPISÓW. Kontrola (i służący jej obowiązek składania sprawozdań) ma sens tylko wtedy, kiedy znane są zasady i wymagania, których przestrzeganie ma być sprawdzane. Z badania zaś wynika, że wymagania związane ze sprawozdawaniem się są różne, a organizacja realizująca kilka projektów za każdym razem sprawozdaje się według innych reguł. Taką opinię potwierdzają także urzędnicy. Wynika to ich zdaniem z różnego sposobu interpretowania obowiązujących przepisów oraz ich niejednoznaczności.

2. BRAK INFORMACJI. Jednomyślność po stronie urzędu jest ważna, nie oznacza jednak automatycznie, że organizacje będą wiedziały, czego się od nich wymaga. Zdaniem połowy badanych organizacji rozliczenie byłoby prostsze, gdyby informacje dotyczące sposobu rozliczania były przesyłane wcześniej.

3. ROZBUDOWANE OBOWIĄZKI. Problemem dla organizacji jest maksymalistyczne podejście urzędników do przepisów prawa. Marzy im się ograniczenie formalności do wymaganego prawem minimum. Obowiązek sprawozdawania się może spowodować ogólną niechęć do współpracy z samorządem. Niektóre wymagania urzędów są odbierane jako zbyt uciążliwe i pozbawione sensu. Część badanych uważa, że bezsensowne jest załączanie do sprawozdania dużej liczby dokumentów, które powinny być wymagane tylko w przypadku szczegółowej kontroli. W większości wypadów okazuje się jednak, że w takową przeradza się każde rozliczenie dotacji, wiążące się ze szczegółowym prześwietlaniem wszystkich dokumentów.

4. SPOSÓB KONTROLI. Część organizacji chciałaby zmiany sposobu kontroli projektów. Badani podkreślają, że urzędnicy zajmują się niekiedy wyłącznie kwestiami formalnymi, „patrzą w papierki”, tymczasem prawdziwa kontrola realizacji zadania publicznego powinna polegać na osobistym uczestnictwie, na wizycie, obejrzeniu wydarzenia finansowanego przez miasto. Trzeba podkreślić, że warszawski urząd ma obowiązek kontrolowania działań organizacji, które wspiera dotacją, zarówno pod względem finansowym, jak i merytorycznym. Często jednak ogranicza się jedynie do pierwszej sfery, chociaż ta tendencja powoli ulega zmianie.

Warto jednak podkreślić, że koncentracja na kontroli finansowej wcale nie jest z punktu widzenia urzędów „najłatwiejszym wyjściem”. Znaczna część urzędników przyznaje, że urząd ma duże problemy z finansową kontrolą realizowanych przez organizacje projektów, ponieważ brakuje pracowników posiadających odpowiednie kompetencje i wiedzę z zakresu finansów i księgowości. Wydziały i biura merytoryczne nie dostają w tym względzie oczekiwanego wsparcia ze strony odpowiednich służb finansowych.

Dobre praktyki

Warszawskie organizacje narzekają na obowiązki związane ze sprawozdawaniem się, jednak to nie znaczy, że stołeczni urzędnicy nie stosują praktyk ułatwiających sektorowi życia.

Część urzędników ogranicza zakres kontroli, nie sprawdzając wszystkich dokumentów, a opierając się przede wszystkim na sprawozdaniu oraz wyrywkowej kontroli faktur. W obrębie całego miasta obowiązuje ta sama procedura konkursowa oraz instrukcja do wypełniania wniosku i sprawozdania. Niekiedy jednak praktyka interpretowania tych dokumentów jest różna. Niektóre biura oraz urzędy dzielnic wychodzą w związku z tym naprzeciw oczekiwaniom organizacji i przekazują im szczegółowe wytyczne dotyczące rozliczania.Otwartość urzędników oraz ich skłonność do pomocy jest kluczowa dla wielu organizacji, szczególnie mniej doświadczonych w realizacji projektów. Coraz częściej przedstawiciele miasta uczestniczą też w działaniach, które organizacje podejmują w ramach projektów dofinansowanych ze środków samorządowych. W ten sposób źródłem ich wiedzy o realizacji projektu przestają być tylko rubryki sprawozdania.

Otwartość urzędników oraz ich skłonność do pomocy jest kluczowa dla wielu organizacji, szczególnie mniej doświadczonych w realizacji projektów.