Komisja Europejska podjęła 24 kwietnia 2013 r. kolejny krok z myślą o ograniczeniu obciążeń administracyjnych dla obywateli i przedsiębiorstw. Zniesione zostać mają obowiązujące obecnie formalności, które należy spełnić, aby zarejestrować dokumenty urzędowe, takie jak np. akt urodzenia, w innym państwie członkowskim UE.
Obecnie obywatele, którzy przeprowadzają się do innego kraju UE muszą poświęcić dużo czasu i wydać sporo pieniędzy, aby wykazać, że dokumenty urzędowe (takie jak np. akt urodzenia czy akt ślubu) wydane w ich państwie pochodzenia są autentyczne. Dotyczy to także tzw. pieczęci (inaczej klauzuli) apostille, która jest wydawana przez władze publiczne jako dowód, że dany dokument urzędowy lub podpis urzędnika na danym dokumencie są autentyczne.
Problem ten dotyka również przedsiębiorstw prowadzących działalność w kilku państwach członkowskich w ramach jednolitego rynku UE. Na przykład często muszą one dostarczyć najróżniejsze dokumenty urzędowe poświadczające ich status prawny, gdy prowadzą działalność w innym państwie. Wymagania te pochodzą z czasów, gdy dany kraj uznawał jedynie dokumenty urzędowe, które zostały wydane przez ministerstwo spraw zagranicznych innego kraju. Jednak, podobnie jak uznajemy wyroki sądowe poszczególnych krajów, powinniśmy móc zaufać urzędowi stanu cywilnego innego kraju UE, który wydaje akt urodzenia, bez konieczności poręczenia ze strony odpowiedniego ministerstwa spraw zagranicznych, ministerstwa sprawiedliwości czy innego urzędu.
W związku z tym Komisja Europejska zaproponowała zniesienie pieczęci apostille i innych niezrozumiałych wymogów administracyjnych dotyczących poświadczania dokumentów urzędowych, które obowiązują osoby mieszkające i pracujące w innych państwach członkowskich.
Zgodnie z przyjętymi propozycjami Komisji obywatele i przedsiębiorstwa nie będą już musieli dostarczać kosztownych „zalegalizowanych” lub „poświadczonych” tłumaczeń dokumentów urzędowych, aby na przykład dokonać rejestracji domu lub przedsiębiorstwa, zawrzeć związek małżeński czy wystąpić o kartę pobytu.
Dwanaście kategorii dokumentów urzędowych zostanie automatycznie zwolnionych z wymogów, takich jak uzyskanie pieczęci apostille czy legislacji, które obecnie dotyczą około 1,4 mln dokumentów rocznie w UE. Dzięki zniesieniu tych formalności obywatele i przedsiębiorcy w UE będą mogli zaoszczędzić czas i pieniądze (aż do 330 mln euro), a także uniknąć różnych niedogodności.
Uproszczenie odnosi się do dokumentów urzędowych dotyczących poświadczenia nazwiska, zawarcia małżeństwa i zarejestrowanego związku partnerskiego, urodzenia, rodzicielstwa, adopcji, zgonu, miejsca zamieszkania, obywatelstwa i narodowości, prawa własności nieruchomości, statusu prawnego i reprezentacji spółki lub przedsiębiorstwa, prawa własności intelektualnej oraz niekaralności.
Nowe przepisy nie będą jednak miały żadnego wpływu na uznawanie treści lub skutków tych dokumentów. Mają one pomóc udowodnić, że dany dokument urzędowy jest autentyczny, np. że dany podpis jest prawdziwy lub że osoba, która złożyła podpis, posiada odpowiednie kompetencje. Państwa członkowskie będą musiały uznać autentyczność danego dokumentu bez żadnych dodatkowych wymogów w zakresie poświadczania.
Komisja proponuje również inne uproszczone narzędzie: wielojęzyczne znormalizowane formularze dostępne we wszystkich językach urzędowych UE (zob. przykłady w załączniku), o które obywatele i przedsiębiorstwa będą mogli ubiegać się na takich samych warunkach, jak w przypadku krajowych dokumentów urzędowych dotyczących poświadczenia urodzenia, zgonu, zawarcia małżeństwa lub zarejestrowanego związku partnerskiego, statusu prawnego i reprezentacji spółki lub innego przedsiębiorstwa. Pozwoli to zaoszczędzić zwłaszcza na kosztach tłumaczenia, o które obywatele i przedsiębiorstwa nie będą już musieli się martwić.
Formularze zostały opracowane na wzór określonych konwencji międzynarodowych (w szczególności konwencji Międzynarodowej Komisji Stanu Cywilnego - ICCS).
Propozycja przewiduje także zabezpieczenia przed nadużyciami finansowymi. Jeżeli organ krajowy ma uzasadnione wątpliwości co do konkretnego dokumentu, państwa członkowskie będą w stanie sprawdzić jego autentyczność, kontaktując się z odpowiednim organem za pośrednictwem istniejącego systemu wymiany informacji na rynku wewnętrznym (IMI).
Według ankiety Eurobarometru z października 2010 r. 73 proc. Europejczyków uważa, że należy podjąć działania usprawniające obieg dokumentów urzędowych między państwami UE.
W związku z tym w 2010 r. Komisja Europejska opublikowała zieloną księgę w sprawie promowania swobodnego przepływu dokumentów urzędowych i przeprowadziła konsultacje społeczne na temat sposobów, które ułatwiłyby korzystanie z dokumentów urzędowych i ich uznawanie.
Komisja Europejska dokłada wszelkich starań, aby usunąć wszelkie przeszkody, na które natrafiają obywatele. W sprawozdaniu na temat obywatelstwa UE z 2010 r. (zob. IP/10/1390 i MEMO/10/525) wymieniono 25 konkretnych działań mających na celu usunięcie przeszkód w korzystaniu z prawa obywateli UE do swobodnego przemieszczania się na jej obszarze. Przedstawiając dzisiejszą propozycję, Komisja dotrzymuje swojego zobowiązania.
W 2012 r. Komisja przeprowadziła zakrojone na szeroką skalę konsultacje społeczne, aby dowiedzieć się, jakie przeszkody napotykają obywatele UE, wykonując swoje prawa (zob. IP/12/461). Problem związany z uznaniem dokumentu za autentyczny w innym państwie członkowskim był jednym z poruszonych zagadnień.
Nowe przepisy pozwolą uprościć formalności poprzez:
-
zniesienie wymogu legalizacji i apostille;
-
zniesienie wymogu przedstawienia uwierzytelnionego odpisu wraz z oryginalnym dokumentem urzędowym, a zamiast tego umożliwienie przedstawienia niepoświadczonej kopii wraz z oryginałem;
-
zagwarantowanie, że nieuwierzytelnione tłumaczenia dokumentów urzędowych wydanych przez władze innych państw członkowskich będą akceptowane;
-
zapewnienie wielojęzycznych standardowych formularzy we wszystkich krajach UE;
-
usprawnienie współpracy administracyjnej między państwami członkowskimi, aby skuteczniej zwalczać nadużycia finansowe.
Dalsze etapy: Aby uzyskać moc prawną proponowane rozporządzenie musi zostać przyjęte przez Parlament Europejski i Radę Ministrów, w drodze „zwykłej procedury ustawodawczej” (procedura współdecyzji). Ponadto w trakcie Europejskiego Roku Obywateli w 2013 r. w dniu 8 maja 2013 r. Komisja opublikuje drugie sprawozdanie na temat obywatelstwa UE, w którym przedstawi 12 nowych konkretnych działań mających na celu rozwiązanie pozostałych problemów, które obywatele UE nadal napotykają przy korzystaniu z prawa do swobodnego przemieszczania się.
