Publicystyka - ngo.pl

W artykule „Kondycja 2012: Planowanie i podział obowiązków” ngo.pl przedstawił wyniki dotyczące planowania strategicznego w organizacjach oraz sposobów podziału obowiązków pomiędzy członków, pracowników i wolontariuszy. Choć duża część organizacji deklaruje posiadanie planów i strategii działania, to nie zawsze wprowadzają je w życie. Jasny i precyzyjny podział zadań jest bardziej typowy dla organizacji zatrudniających pracowników; pozostałe działają bardziej elastycznie, negocjując podział obowiązków wewnątrz zespołu. W kolejnym artykule ngo.pl przygląda się temu, jak przebiega komunikacja w organizacjach i czy polskie stowarzyszenia i fundacje starają się ją jakoś systematyzować i regulować.

W większości organizacji, które wzięły udział w jakościowej części badania, nie występowały żadne procedury ani zwyczaje porządkujące proces komunikacji, określające terminy i formy wzajemnego informowania się. Komunikacja jest zazwyczaj elastyczna i dopasowywana do potrzeb chwili. Zdarza się, że podczas realizacji projektu przepływ informacji wewnątrz stowarzyszenia intensyfikuje się, by po jego zakończeniu praktycznie zaniknąć. Dostosowanie do potrzeb w niektórych organizacjach przejawia się w ustalaniu zasad wymiany informacji tylko na czas realizacji konkretnych zadań, po których wykonaniu zasady te przestają obowiązywać.

Ustalone reguły komunikacji wewnątrz zespołu obecne były natomiast w fundacjach i stowarzyszeniach zatrudniających pracowników i prowadzących jednocześnie kilka projektów. Praktykowano tam przede wszystkim regularne spotkania wszystkich zaangażowanych osób, najczęściej raz w tygodniu. Spotkania organizują zazwyczaj prezesi lub inni aktywni członkowie zarządu, a uczestniczą w nich pracownicy, koordynatorzy projektów i czasami wybrani wolontariusze zewnętrzni. Omawia się podczas nich głównie bieżącą działalność organizacji, niejasności czy problemy wynikłe w trakcie realizacji projektów. W czasie zebrań przekazywane są członkom zespołu informacje, a także zapadają niektóre decyzje, dotyczące całego zespołu lub wymagające szerokich konsultacji. Jak mówi jeden z badanych:

"W czasie spotkań rozmawiamy o bieżących problemach, sprawach do załatwienia, o decyzjach do podjęcia. Ewentualnie, są przekazywane informacje, które w międzyczasie nie dotarły do wszystkich. Padają pytania o to, jaki projekt, kiedy, kto zrobi, jakie są konkursy, co zrobić albo gdzie znaleźć pieniądze".

Poza spotkaniami komunikacja w organizacjach prowadzona była w sposób ciągły w formie bezpośrednich rozmów między członkami i pracownikami, często również – jak podkreślali respondenci – w sytuacjach nieformalnych.

W organizacjach działających na mniejszą skalę komunikacja dotycząca ich działalności odbywa się głównie podczas bezpośrednich spotkań. Zwłaszcza w organizacjach działających na terenie niewielkich miejscowości lub ściśle związanych z jakąś instytucją kontakty te nawiązywane są niejako mimochodem, w codziennych sytuacjach, takich jak zakupy w sklepie lub wizyta w kościele lub też przy okazji wykonywania obowiązków zawodowych w instytucji związanej z organizacją.

Głównym narzędziem komunikacji pozostaje telefon, używany zdecydowanie częściej niż internet. Gdy pojawia się konieczność podjęcia decyzji, często następują konsultacje telefoniczne między członkami organizacji. Są one uznawane są za najbardziej efektywne i najszybsze. Spotkania zarządu czy aktywnych członków, zwoływane w miarę konieczności, miewają formę zupełnie nieformalną i towarzyską, odbywają się często w domach.

W badaniu ankietowym zapytano respondentów o istnienie w ich organizacjach procedur, instrukcji czy opisów sposobów działania (w tym również tych dotyczących komunikacji między pracownikami). Odpowiedzi pokazują, że są one stosowane stosunkowo rzadko. Tylko nieco ponad jedna czwarta badanych określiła swoje organizacje jako bliższe modelowi wykorzystującemu procedury, co czwarta osoba umieściła swoją organizację w środku skali, zaś aż połowa bliższa była określeniu działań organizacji jako elastycznych i spontanicznych (w tym 36% wskazało kraniec skali oznaczający brak jakichkolwiek procedur czy instrukcji działania).

Respondenci wskazywali odpowiedź na pięciostopniowej skali z krańcami oznaczonymi jak na wykresie.

Trzeba jednak podkreślić, że – podobnie jak w przypadku innych wymiarów funkcjonowania organizacji – także poziom „proceduralizacji” ściśle wiąże się z liczbą osób zaangażowanych w działania, a zwłaszcza z liczbą płatnych pracowników i współpracowników. Wśród organizacji zatrudniających na stałe pracowników na lewą stronę skali na wykresie, oznaczającą wykorzystanie procedur, wskazuje już 36%, zaś wśród tych podpisujących z pracownikami umowy o pracę – 46%.

Najwyższy odsetek jest wśród organizacji zatrudniających największe zespoły: wśród tych, dla których pracuje odpłatnie co najmniej 10 osób (niezależnie od czasu pracy czy wymiaru etatu) 53% umieszcza swoją organizację bliżej modelu wykorzystującego procedury. Co ciekawe, nawet wśród takich organizacji blisko 1/4 wybiera jednak model „spontaniczny” związany z brakiem zestandaryzowanych procedur.

---

Badanie „Kondycja sektora organizacji pozarządowych w Polsce 2012” realizowane jest dzięki środkom Trust for Civil Society in CEE, Polsko-Amerykańskiej Fundacji Wolności, Fundacji Batorego, Funduszu Inicjatyw Obywatelskich.

Artykuł opracowany na podstawie raportu z badania „Życie codzienne organizacji pozarządowych w Polsce”, który niedługo zostanie opublikowany w portalu ngo.pl.