Publicystyka - ngo.pl

O tym, w jaki sposób my - organizacje pozarządowe, dbamy o swój wizerunek, pokazały badania przeprowadzone w Wielkopolsce[i]. Komunikowanie o swoich działaniach zwykle sprowadzamy do promowania konkretnych projektów. Ich zakończenie wiąże się zwykle z zaprzestaniem kontaktów z odbiorcami naszych działań. Większość z nas - przedstawicieli III sektora nie uwzględnia także kosztów na promocję w swoich budżetach oraz nie wyznacza osób, które miałyby koordynować takie działania. To z kolei przekłada się na nieefektywną współpracę NGO z mediami, a tym samym na obraz naszych organizacji w społeczeństwie.

Jest jednak pewna prawidłowość, która daje nadzieję na zmianę tego stanu rzeczy. Świadomość organizacji pozarządowych w zakresie komunikowania rozwija się wraz z wiekiem. Im jesteśmy starsze i nabieramy doświadczenia częściej w większym stopniu dbamy o dobry przepływ informacji między organizacją i naszym otoczeniem. Widzimy konieczność nawiązywania współpracy z mediami. Podkreślamy znaczenie budowania swojego wizerunku. Jakie jednak działania powinniśmy podejmować w zakresie komunikowania?

Rozwój naszych organizacji wymaga nowoczesnego podejścia do komunikowanie. Składa się na nie 6 elementów:

1. Komunikowanie wewnątrz organizacji
2. Identyfikację wizualną
3. Planowanie działań w zakresie komunikowania
4. Dobór narzędzi komunikowania
5. Relacje z mediami
6. W przypadku organizacji prowadzących działalność gospodarczą - Komunikowanie o tym rodzaju działalności.

Puntem wyjścia dla dobrej komunikacji jest wypracowanie w naszych organizacjach narzędzi do komunikowania między członkami organizacji. Ważne jest, abyśmy określili sposoby przepływu informacji w zespole, ale także zintegrowali się wokół naszej misji i celów. Organizacja ma szansę skuteczniej realizować swoje działania, tylko wtedy, gdy wszystkie osoby z nią związane będą się z nią utożsamiać i identyfikować.

Narzędziem, które sprzyja identyfikacji wewnątrz, ale i na zewnątrz naszej organizacji jest m.in. logo oraz inne materiały promocyjne (papier firmowy, wzór prezentacji, wizytówki itp.) wypracowane przez nasz zespół według określonego schematu. Odpowiednia identyfikacja wizualna sprzyja wyróżnieniu się organizacji spośród innych i nadaje jej niepowtarzalny charakter.

Aby jednak efekty komunikowania były dla nas korzystne, konieczne jest odpowiednie ich zaplanowanie, określenie celu oraz odbiorców komunikowania. Musimy zdawać sobie sprawę z konieczności wyznaczenia osoby lub grupy osób, które na bieżąco będą monitorować i kontrolować sposób przepływu informacji, po to, aby w razie konieczności, móc ten proces na bieżąco modyfikować.

Oczywiście sam proces komunikowania nie obejdzie się bez doboru odpowiednich narzędzi. Jako organizacje możemy korzystać z bardzo szerokiego katalogu możliwości zarówno tych odpłatnych (np. plakat, ulotka, spot itp.), jak i nieodpłatnych (profil na portalu społecznościowymi, informacje zamieszczane w Internecie itp.). To z jakich narzędzi będziemy korzystać, zależy głównie od naszej pomysłowości, ale także dostępnych środków.

W momentach kiedy źródeł finansowania jest mniej, przy komunikowaniu o swoich działaniach, możemy wesprzeć się współpracą z mediami. Wbrew powszechnym opiniom, media tradycyjne tj. prasa, radio i telewizja są skłonne przekazywać informacje o naszych działaniach. Wymagają jednak ciekawego pomysłu i nie rzadko inwencji z naszej strony.

Szczególne wyzwanie w zakresie komunikowania stoi przed tymi NGO, które prowadzą działalność gospodarczą i tym samym zaliczane są do grona przedsiębiorstw społecznych. Działalność na wolnym rynku, zmusza nas do podejmowania inicjatywy, która pozwolą nam dotrzeć do naszych potencjalnych klientów. Konieczne jest jednak przy tym zachowanie tożsamości organizacji i pełne przekonanie, że działalność komercyjna przekłada się na realizację naszych celów statutowych.

Większości z nas trudno samodzielnie wskazać jakie mamy „braki” w zakresie komunikowania. Nie zawsze też posiadamy czas i środki, aby szukać skutecznych rozwiązań, które te „braki” pozwolą nam szybko nadrobić. Z myślą o lepszym komunikowaniu w naszych organizacjach powstał Model Zarządzania Przedsiębiorstwem Społecznym. Model składa się z czterech Submodeli a jeden z nich dotyczy właśnie komunikowania (pozostałe Submodele dotyczą: Koordynowania, Zarządzania finansami oraz Budowania kompetencji zespołu). Model skład się z narzędzia internetowego, które m.in. umożliwia (w pierwszej kolejności organizacjom pozarządowym prowadzącym działalność gospodarczą) zdiagnozowanie własnych działań w zakresie komunikowania. Po wypełnieniu listy sprawdzającej, składającej się z sześciu części, organizacja otrzyma indywidualnie dla niej skonstruowaną tabelę, która nie tylko wskaże braki w zakresie komunikowania, ale także będzie zawierać Złote zasady wizerunku, czyli praktyczne wskazówki, jak te braki zniwelować. Praktyczny charakter narzędzia pozwoli organizacjom zrobić pierwszy krok na drodze do budowania dobrego wizerunku naszej organizacji w swoim otoczeniu.

Organizacje, które chciałaby przetestować narzędzie on-line mogą zgłaszać swój udział do Akademii Liderów Zarządzania. Akademia to bezpłatny, autorski program, kierowany do wielkopolskich organizacji prowadzących działalność gospodarczą, którego celem jest usprawnienie funkcjonowania NGO w czterech obszarach: koordynowanie organizacji, zarządzanie finansami, budowanie kompetencji zespołu oraz komunikowanie. Więcej informacji na temat Akademii można znaleźć na stronie www.pisop.org.pl.

Projekt "Biznes - Innowacje - NGO czyli BINGO" współfiansnowany jest przez Unię Europejską w ramach Europejskiego Funduszu Społecznego.

[i] Badania Centrum PISOP, Fundacji NIWA Edukacji i Rozwoju, Network for Europe z 2011 i 2012 r.