Skomplikowane procedury oraz wymogi stawiane samorządom ubiegającym się o unijne fundusze sprawiły, że większość średnich gmin utworzyła wyspecjalizowane komórki zajmujące się przygotowywaniem wniosków o dotacje.
W gminach poniżej 20 tys. mieszkańców z organizacją pozyskiwania
funduszy UE bywa różnie, częściej zdarza się, że pozyskiwaniem
funduszy zajmują się osoby do tego nieprzygotowane.
Jak pokazują badania przeprowadzone wspólnie przez FRDL i Wyższą
Szkołę Administracji Publicznej w Kielcach większość, zwłaszcza
większych jednostek samorządowych posiada już wyspecjalizowaną
komórkę zajmująca się przygotowywaniem wniosków o fundusze unijne.
Z uwagi na dużą liczbę składanych wniosków, wcześniej powstawały
one w dużych miastach.
Obecnie, zwłaszcza w ośrodkach metropolitalnych, trwa proces
profesjonalizacji i specjalizacji w tym obszarze. Na przykład
tworzone są referaty poświęcone wyłącznie projektom
infrastrukturalnym lub zajmujących się tylko projektami
społecznymi.
W gminach poniżej 20 tys. mieszkańców znacznie częściej
przygotowywaniem wniosków i zarządzaniem projektami unijnymi
zajmują się urzędnicy tych referatów i dziedzin, których akurat
dotyczy projekt oczekujący na dofinansowanie. Robią to zatem obok
swoich normalnych obowiązków. Tylko w pojedynczych przypadkach
tworzone są zespoły złożone z przedstawicieli różnych wydziałów dla
opracowania wniosku. Bywa też, że wnioskami zajmuje się sekretarz
gminy.
W gminach, które nie wydzieliły oddzielnej komórki do
opracowywania wniosków, inicjatywę złożenia wniosku podejmuje
zwykle wójt i wyznacza osobę odpowiedzialną za jego realizację.
Nawet, jeśli wniosek przygotowuje firma zewnętrzna, wyznaczony jest
pracownik odpowiedzialny za koordynację projektu. Zdarza się
również, że gminy doraźnie korzystają pomocy ekspertów czy firm
consultingowych.
Jednak największym techniczno-organizacyjnym problemem dla
mniejszych gmin, które nie wydzieliły komórki do obsługi funduszy
unijnych, jest kwestia zarządzania projektami w czasie ich trwania
oraz rozliczanie. Projekty prowadzą często osoby w działach
administracji, której wniosek dotyczy, stąd nie zawsze są one
odpowiednio przygotowane do właściwej realizacji tych
obowiązków.
Nie pomagają w tym także przepisy dotyczące rozliczania
funduszy, które powodują, że obsługa księgowa projektów różni się
od standardowych rozliczeń księgowości budżetowej. W efekcie nie
zawsze rozliczanie projektów jest przekazywane działom zajmującym
się tą dziedziną w administracji gminnej.
Opracowanie przygotowane przez FRDL i WSAP w Kielcach zwraca
także uwagę na problem związany z fluktuacją kadr zajmujących się
projektami unijnymi w gminach.
Jak podkreślają autorzy raportu ruch kadrowy jest zjawiskiem
naturalnym, jednak w wielu przypadkach gminy traciły dobrych
fachowców poprzez zaniedbania w zakresie właściwej polityki
płacowej.
Co ciekawe nie zawsze o wysokości pensji decydował brak środków
w budżecie gminy czy też widełki płacowe. Okazuje się, że urzędy o
mniejszej obsadzie unikały stosowania odmiennych zasad
wynagradzania wobec specjalistów od projektów, z uwagi na możliwość
wystąpienia konfliktów z innymi grupami urzędników.
W takich właśnie gminach (szczególnie na wschodzie) ankietowani
skarżyli się, że nie otrzymują dodatkowego wynagrodzenia mimo, że
praca nad przygotowaniem projektów jest dla nich pracą wymagającą
dodatkowego czasu, ponad czas poświęcany wypełnianiu swoich
podstawowych obowiązków.
Na podst. opracowania „Wykorzystać swoją szansę. Doświadczenia
samorządów w korzystaniu z funduszy unijnych”.
