Publicystyka - ngo.pl

Do Pozarządowego Biura Rzecznictwa i Interwencji zgłosiła się
organizacja, której oferta na realizację zadania publicznego w
zakresie pomocy społecznej została odrzucona przez Urząd Miasta z
przyczyn formalnych. Organizacja czuje się poszkodowana – złożyła
bowiem, zgodnie z wymogami, rekomendację wystawioną przez
odpowiedni wydział właściwej dzielnicy. Urząd Miasta podważył jej
ważność, bo nie została podpisana przez naczelnika, a jedynie przez
pracownika wydziału w jego imieniu. Organizacja postanowiła złożyć
protest i zwróciła się do nas z prośbą o ustalenie: kto ma prawo
podpisywać dokumenty w urzędzie i jakie przepisy o tym
stanowią?

Regulamin miasta o podpisach
Urząd Miasta w uzasadnieniu odrzucenia powołał się na postanowienia regulaminu organizacyjnego miasta, które stanowią, iż „Dyrektorzy biur oraz naczelnicy wydziałów dla Dzielnic są upoważnieni do podpisywania korespondencji dotyczącej spraw pozostających w zakresie działania podstawowych komórek organizacyjnych, którymi kierują, z wyjątkiem spraw zastrzeżonych do podpisu: Prezydenta, Zastępców Prezydenta, Sekretarza, Skarbnika oraz Członków Zarządów Dzielnic.”. Zgodnie z tą interpretacją, jedyną osobą władną podpisywać dokumenty wydawane przez urząd jest osoba nim zarządzająca. Jednak tak literalnie stosowany regulamin wydaje się być skrajnie nieżyciowy. Co stanie się w wypadku, gdy osoba ta przebywa na zwolnieniu lekarskim albo wyjedzie na urlop? Zgodnie z interpretacją, urząd powinien zostać zamknięty do czasu zmiany sytuacji, gdyż nie byłby w stanie wystosować żadnego ważnego pisma. Pozostaje pytanie, jak uzasadnić ten zdroworozsądkowy pogląd w oparciu o stosowne przepisy?

Przepisy o podpisach
W postępowaniu administracyjnym powszechna jest instytucja tzw. przedstawicielstwa administracyjnego (art. 268 a k.p.a.), która polega na możności upoważniania pracowników urzędu przez organ administracji publicznej do załatwiania spraw w imieniu tego organu w ustalonym zakresie. U poważnienie administracyjnego ma zapewnić sprawne funkcjonowanie jednoosobowych organów administracji w takich sytuacjach, jak: choroba czy inne zdarzenie losowe, dotykające osobę piastującą funkcję organu i uniemożliwiające tej osobie wypełnianie swych obowiązków. Upoważniony zatem do podpisu w imieniu naczelnika podinspektor nie staje się na czas urlopu czy innego zdarzenia losowego naczelnikiem, a jedynie wykonuje w określonym zakresie jego kompetencje.

Upoważnienie do załatwiania spraw może być zawarte zarówno w
odrębnym piśmie, jak i wynikać np. z regulaminu określającego
organizację i zasady funkcjonowania danej jednostki
organizacyjnej.

Dodatkowo, w wyniku lektury regulaminu organizacyjnego miasta
ustaliliśmy, iż uprawnia on burmistrzów poszczególnych dzielnic do
kształtowania organizacji pracy Urzędów Dzielnic i koordynację
działań podległych wydziałów. Oznaczało to, iż ostateczna odpowiedź
na pytanie czy dokument został podpisany zgodnie z kompetencją,
znajduje się w regulaminie organizacyjnym dzielnicy, której wydział
wydał rekomendację.

Regulamin dzielnicy o podpisach
Lektura regulaminu dzielnicy wykazała, że „w czasie nieobecności Naczelnika Wydziału jego obowiązki pełni Zastępca Naczelnika, a w przypadku nieutworzenia stanowiska Zastępcy Naczelnika, pracownik wyznaczony przez Naczelnika.” Uznaliśmy zatem ostatecznie, iż w związku z przedstawionym powyżej stanem prawnym, odrzucenie oferty z przyczyn formalnych na podstawie złożenia dokumentu podpisanego przez osobę nieuprawnioną, nie ma uzasadnienia znajdującego swoje źródło w przepisach prawa.

Dostęp do dokumentów i metody przeprowadzenia interwencji
Zgodnie z przepisami m. in. ustawy o dostępie do informacji publicznej, zarówno dokumenty regulujące organizację pracy organów administracji publicznej, takie jak regulaminy organizacyjne urzędów miast i poszczególnych dzielnic, są informacją publiczną. Powinny być one zatem zamieszczone w Biuletynach Informacji Publicznej poszczególnych urzędów. Regulamin organizacyjny urzędu miasta znaleźliśmy poprzez miejski BIP, wyciąg z regulaminu dzielnicy poszkodowana organizacja otrzymała na ustnie złożony wniosek w urzędzie dzielnicy.

Organizacja zdecydowała się na wniesienie protestu przeciwko
procedurze, która umożliwia formalną ocenę ofert w sposób
nierzetelny i dokonywana jest bez znajomości przepisów wewnętrznych
organu przeprowadzającego konkurs. Chodziło zatem o wskazanie złej
praktyki interpretacyjnej, aby zapobiec tego rodzaju wydarzeniom w
przyszłości. Biuro Interwencji przygotowało w porozumieniu z
prawnikiem treść pisma, które organizacja następnie wysłała do
urzędu we własnym imieniu.

Istotne było również wskazanie, iż organizacja chce być
poinformowana o dalszym przebiegu sprawy. Pismo zakończone zostało
stwierdzeniem iż wnosi się o rozpoznanie niniejszej sprawy pod
względem zaniedbań i nienależytego wykonania ustawowych zadań przez
organ przeprowadzający konkurs oraz dokonanie oceny zaistniałych
naruszeń interesów organizacji, które przystąpiły do konkursu.
Organizacja wniosła także o poinformowanie o sposobie załatwienia
sprawy w przedmiocie przedstawionego sygnału o nieprawidłowościach
popełnionych przez organy orzekające.

Konsultacja prawna: Magdalena Czaplińska, prawniczka

Organizacje pozarządowe mogą zgłaszać pytania i problemy dotyczące interpretacji przepisów, także tej dokonywanej przez administrację publiczną w kontekście funkcjonowania organizacji. Zgłoszenia przyjmujemy na adres: biuro. interwencji@ofop.engo.pl Pozarządowe Biuro Rzecznictwa i Interwencji jest projektem Ogólnopolskiej Federacji Organizacji Pozarządowych, stanowiącym narzędzie dialogu obywatelskiego i promującym dobre praktyki współpracy międzysektorowej. W ramach biura konsultowane są projekty aktów prawnych stanowiących ramy funkcjonowania trzeciego sektora oraz wypracowywane są propozycje poprawy warunków funkcjonowania organizacji poprzez tworzenie prawa wspomagającego aktywność obywateli. Propozycje zmian przepisów uwzględniają szeroko rozumiane dobro społeczne i wypracowywane są w toku konsultacji sektorowych jak i międzysektorowych. Biuro wspiera organizacje pozarządowe w kontaktach z administracją publiczną, w szczególności w sytuacjach, w których miejsce ma niejednolita praktyka stosowania przepisów prawa czy też dochodzi do naruszeń praw organizacji poprzez tego rodzaju praktyki. W prowadzonych interwencjach, kwestia interesu organizacji zgłaszających problem jest podporządkowana naczelnej zasadzie rzetelności prowadzonego postępowania i dobra publicznego. Pozarządowe Biuro Rzecznictwa i Interwencji jest współfinansowane ze środków Unii Europejskiej w ramach Programu Środki Przejściowe PL2005/017-488.01.01.01 Za treść tego tekstu odpowiada Ogólnopolska Federacja Organizacji Pozarządowych, poglądy w nim wyrażone nie odzwierciedlają w żadnym razie oficjalnego stanowiska Unii Europejskiej.

Pozarządowe Biuro Rzecznictwa i Interwencji jest projektem Ogólnopolskiej Federacji Organizacji Pozarządowych. Biuro konsultuje projekty aktów prawnych ważnych dla działania trzeciego sektora oraz wypracowuje propozycje poprawy warunków pracy organizacji poprzez tworzenie prawa wspomagającego aktywność obywateli. Biuro wspiera organizacje pozarządowe w kontaktach z administracją publiczną, w szczególności w sytuacjach niejednolitej praktyki stosowania przepisów prawa czy też naruszeń praw organizacji poprzez tego rodzaju praktyki.   Pozarządowe Biuro Rzecznictwa i Interwencji jest współfinansowane ze środków Unii Europejskiej w ramach Programu Środki Przejściowe. Za treść tego tekstu odpowiada OFOP, poglądy w nim wyrażone nie odzwierciedlają w żadnym razie oficjalnego stanowiska Unii Europejskiej.

Artykuł ukazał się w miesięczniku organizacji pozarządowych gazeta.ngo.pl - 05 (53) 2008; www.gazeta.ngo.pl