Publicystyka - ngo.pl

Prowadzone badania i monitoringi dostarczają wielu informacji na temat poziomu współpracy między urzędami a organizacjami: realizacji ustawowych obowiązków, zlecania zadań itp. Czas jednak uzupełnić te analizy o punkt widzenia samych urzędników: co sądzą na temat tej współpracy?

Oprócz prowadzonych systematycznie badań i monitoringów współpracy samorządów z organizacjami konieczne jest też dogłębne zrozumienie punktów widzenia obu współpracujących stron. Wielokrotnie na łamach portalu ngo.pl prezentowaliśmy opinie przedstawicieli organizacji. Dziś publikujemy pierwsze wyniki sondażu przeprowadzonego przez Stowarzyszenie Klon/Jawor kilka miesięcy temu wśród osób odpowiedzialnych w urzędach gmin za współpracę z organizacjami pozarządowymi. W badaniu wzięli udział przedstawiciele 1134 gmin w całym kraju. Ankieta była anonimowa, a urzędników zachęcaliśmy do szczerego prezentowania swoich opinii i oczekiwań.

Zdecydowana większość ankietowanych deklaruje, że w ich gminach współpraca z organizacjami wynika nie tylko z ustawowych obowiązków, ale też z przekonania, że faktycznie ma ona sens. Również zdecydowana większość potwierdza, że w ich urzędach stosunek do organizacji jest „raczej życzliwy” lub „bardzo życzliwy”, zaś samą współpracę z nimi oceniają pozytywnie. Nie oznacza to jednak, że przebiega ona całkiem harmonijnie.

Poprosiliśmy przedstawicieli urzędów o dokończenie zdania: „To co nam najbardziej przeszkadza we współpracy z organizacjami to…”. Połowa (51%) wypowiedzi wskazywała na problemy w działaniu samych organizacji: najczęściej na kwestię nieznajomości prawa, przepisów i braku wystarczających kompetencji członków organizacji (14%), roszczeniowość i nastawienie tylko na współpracę finansową (13%), brak profesjonalizmu i dobrej organizacji pracy (12%), a także ich bierność (11%). Jednocześnie ponad 40% odpowiadających na to pytanie urzędników wskazała na kwestie niezależne od organizacji: przede wszystkim brak środków finansowych w gminie, oraz skomplikowane przepisy i nadmiar formalności. 7% zadeklarowało, że nie widzi żadnych przeszkód we współpracy.

Przeszkody finansowe i prawno-administracyjne wielokrotnie podnoszone były na łamach portalu. Z kolei pozytywne opinie dotyczące organizacji i samej współpracy będą tematem kolejnych artykułów. W dzisiejszym artykule natomiast skupimy się na działaniach samych organizacji: przyjrzymy się rzetelnej krytyce, które może pomóc zdiagnozować słabości sektora i przyczynić się do podnoszenia standardów działań polskich organizacji pozarządowych.

„Przedstawiciele organizacji bardzo często nie znają przepisów jakie ich obowiązują”, „Słaba znajomość przepisów, ustaw, procedur lub zbyt lekkie podchodzenie do nich”, „Brak wiedzy na temat wypełniania ofert, sprawozdań, niedbałość podczas wypełniania dokumentów przez organizacje” - to często powtarzające się wypowiedzi urzędników pytanych o przeszkody napotykane podczas współpracy z organizacjami.

Problemem są nie tylko przepisy dotyczące konkursów, czy rozliczania dotacji, ale też ogólne regulacje związane z funkcjonowaniem organizacji pozarządowych: „Częsty brak wiedzy członków organizacji na temat zasad funkcjonowania stowarzyszeń, fundacji, niechętne przyjmowanie wskazówek od pracowników urzędu zajmujących się współpracą”.

Urzędnicy mówią też o (wynikającym z braku wiedzy) niezrozumieniu samej istoty współpracy finansowej („brak zrozumienia ze strony organizacji pozarządowych, że jakiekolwiek wsparcie finansowe organizacji dotyczy realizacji zadania publicznego, a nie dotowania organizacji”, „Organizacje słabo znają ustawę o działalności pożytku publicznego i o wolontariacie”).

Z jednej strony część urzędników podkreśla, że przepisy są tak skomplikowane, że zapoznanie się z nim jest wręcz dla niektórych niewykonalne, zaś wymagane formalności przerastają możliwości części stowarzyszeń i fundacji („małe organizacje nie radzą sobie z olbrzymią dokumentacją, jaka jest wymagana przy współpracy urzędu z NGO”). Z drugiej jednak strony pojawiają się głosy, że przedstawiciele części organizacji nawet nie podejmują wysiłku poznania obwiązujących przepisów („niektóre organizacje pomimo naszej prośby nie uczestniczą w szkoleniach ze specjalistami, a później mają problemy z rozliczeniem dotacji z budżetu gminy”). W efekcie strona pozarządowa często nie jest w pełni świadoma ani możliwego zakresu współpracy, ani też swoich praw i obowiązków. W niektórych sytuacjach powoduje to dodatkowe napięcia między organizacjami a przedstawicielami urzędu („brak znajomości przepisów ustawy oraz obwinianie urzędników za skomplikowane dla organizacji procedury”).

Wyraźnie widoczne są tu tak często podnoszone (choćby w artykule Anny Radiukiewicz sprzed kilku dni „W poszukiwaniu ducha współpracy”) kwestie różnic między wysoce sformalizowanym sposobem działania administracji a funkcjonowaniem organizacji, które skupiając się na celach często zapominają o konieczności dostosowania się do wymogów instytucji finansujących realizację zadania. Choć oczywiście wiele jest sytuacji, w których postulowane i potrzebne jest uproszczenie przepisów i zmniejszenie wymogów formalnych, to jednak wypowiedzi urzędników wskazują na niewystarczającą wolę organizacji poznania przepisów, na podstawie których działają oraz niechęć dostosowania się nawet do takich procedur, które zapewniają przejrzystość i skuteczność działań.

Oprócz niechęci i nieznajomości przepisów innym ważnym problemem jest niechęć i nieumiejętność zastosowania metod organizacji pracy pozwalających wykonywać zadania sprawnie i skutecznie. Powtarzają się opinie dotyczące złej organizacji pracy („brak wyraźnego podziału zadań w strukturze organizacji i przypisania odpowiedzialności konkretnym członkom”), nieprofesjonalnego działania („brak terminowości i niski poziom wiedzy z zakresu planowania i organizacji zadań”), lekceważenia terminów („nieterminowe załatwianie spraw, w tym korespondencji”) i przygotowywania wszystkiego na ostatnią chwilę („częste przygotowywanie i składanie ofert w ostatniej chwili co uniemożliwia jakąkolwiek pomoc ze strony urzędu”). Urzędnicy wspominają też o braku odpowiedzialności za zadania, których się podjęto („brak odpowiedzialności, czasami lekceważące podejście do sprawy”) i niestaranności zarówno przy wykonywaniu zadań, jak i ich dokumentacji („niedbałość podczas wypełniania dokumentów przez organizacje pomimo wielokrotnego wyjaśniania zasad”). Warto przypomnieć, że tego typu opinie na temat działań organizacji formułowane są też przez innych partnerów organizacji, a także przez samo środowisko pozarządowe. Spontaniczność działania jest naturalna w początkach działalności, jednak zbyt rzadko jest potem uzupełniana wiedzą z zakresu zarządzania, zbyt rzadko też organizacje dostrzegają konieczność szczegółowego planowania czy przyjęcia procedur, które pozwoliłyby usprawnić pracę, jasno podzielić zadania oraz odpowiedzialność za nie.

Jedną z przyczyn takiego stanu rzeczy jest niewystarczająca wiedza działaczy wielu organizacji na temat sposobów zarządzania i organizacji pracy, zaś badania prowadzone przez Stowarzyszenie Klon/Jawor pokazują, że niewiele osób odczuwa potrzebę podniesienia swoich kompetencji w tym zakresie. Wiąże się z się to niewielką wagą przykładaną do rozwoju i zarządzania zespołem organizacji. Co więcej, powszechne jest wśród działaczy przekonanie o wysokiej jakości działania, brakuje zaś realistycznej oceny własnych działań i kompetencji. Do tego dochodzi też brak czasu, który uniemożliwia systematyczne podnoszenie kompetencji (jak wskazuje jeden z urzędników: „braku czasu większej grupy działaczy na szkolenia i narady organizowane przez Urząd”).

W kolejnych artykułach będziemy prezentować inne opinie urzędników dotyczące współpracy oraz samych organizacji – zarówno te negatywne, jak i pozytywne. Póki co zapraszamy natomiast do dyskusji dotyczącej znajomości i przestrzegania przepisów oraz profesjonalizmu działań polskich organizacji.

---

Badanie zostało przeprowadzone w dniach 4.05-18.08.2011 metodą CAWI przez Stowarzyszenie Klon/Jawor. Zaproszenie do badania zostało przesłane na adresy osób odpowiedzialnych za współpracę z organizacjami we wszystkich gminach w całej Polsce. Ostatecznie ankietę wypełniło 1134 urzędników. Dane analizowano z użyciem wagi analitycznej obliczonej ze względu na typ gminy. Wśród ankietowanych 51% stanowili urzędnicy określający się jako „jedna z osób odpowiedzialnych w urzędzie za kontakty z organizacjami”, 33% to osoby, które jako jedyne w urzędzie są odpowiedzialne za kontakty z organizacjami, natomiast 16% to urzędnicy formalnie nie będący formalnie odpowiedzialni za kontakty z organizacjami, ale kontaktujący się z nimi z racji obowiązków służbowych.

Badanie było realizowane w ramach projektu „Moja Polis - interaktywny system monitoringu partnerstwa lokalnego i rozwoju aktywnych społeczności lokalnych” finansowanego z Mechanizmu Finansowego EOG i Norweskiego Mechanizmu Finansowego.