Publicystyka - ngo.pl

Potrzebujesz programu, który pomoże ci w zarządzaniu projektem. Świetnie, tylko co masz na myśli mówiąc o zarządzaniu projektem? Chcesz szczegółowo rozpisać plan i harmonogram projektu? Pracować wspólnie nad dokumentami? Śledzić realizację zadań – opracowywania dokumentów, załatwiania spraw itd.?

Definicje „programu do zarządzania projektem” mogą być naprawdę różne. Twoje potrzeby będą zależały przede wszystkim od tego, o jaki projekt chodzi, jaki masz zespół i w jaki sposób na ogół zarządzasz projektami.

Odpowiedzi zapytanych przez nas osób były niejednolite. Okazało się jednak, że programy służą im przede wszystkim do realizacji sześciu działań związanych z zarządzaniem. W tym artykule programy zostały omówione właśnie pod kątem specjalizacji w tych sześciu funkcjach. Pod koniec wspomnimy również o takich programach, które mogą być pomocne przy okazji wszystkich sześciu kwestii.

Dla wielu osób profesjonalnie zajmujących się zarządzaniem projektami, narzędzie wspierające zarządzanie pomaga przede wszystkim w szczegółowym zaplanowaniu celów i zadań projektu oraz wizualnie przedstawia, jak łączą się one ze sobą. Dzięki takiemu planowi projektu możemy dokładnie określić harmonogram realizacji, zrozumieć ścieżkę jego realizacji, czy przypisać poszczególnym osobom współpracującym konkretne zadania. Taki plan zazwyczaj składa się z:

• szczegółowego zestawienia zadań do wykonania
• przypisania zadań, czyli określenia, kto jest odpowiedzialny za które elementy projektu
• oszacowania czasu koniecznego na realizację poszczególnych zadań
• powiązań między zależnymi działaniami – na przykład, w jaki sposób wykonanie danego działania wpływa na rozpoczęcie realizacji kolejnego

Osoby, które lubią zarządzać projektami w taki właśnie sposób, mają do wyboru wiele narzędzi. Microsoft Project jest dużym, szeroko stosowanym pakietem, który oferuje mnóstwo funkcji związanych z planowaniem. Niektóre osoby uważają jednak, że jest on zbyt skomplikowany. Nawet w najprostszej wersji program ten będzie wymagał porządnego przyuczenia się do jego obsługi. Wiele osób chwali również program OmniPlan, aplikację podobną do Microsoft Project, choć nieco mniejszą i zaprojektowaną na potrzeby Macintosha. Warto zwrócić uwagę, że oba te programy są to aplikacje komputerowe, który zakładają, że w projekcie jest osoba odpowiedzialna za zarządzanie, w tym za tworzenie i regularną aktualizację planu.

Jednak takie sformalizowane, szczegółowe planowanie projektów nie jest dobre dla wszystkich. Niektórzy uznają tworzenie takich planów za zbyt czasochłonne i nieelastyczne, programy wydają się im tak skomplikowane, że zniechęcają do regularnego wprowadzania aktualizacji. Osoby te zwracały również uwagę, że diagram Gantta, który zazwyczaj wykorzystują wspomniane aplikacje, jest zbyt złożony, aby przedstawiać skonstruowane plany wszystkim osobom współpracującym w zespole, nie mówiąc już o szerszej publiczności.

Jeśli jest to również twoja opinia, możesz tworzyć mniej formalne harmonogramy realizacji projektu, wykorzystując np. arkusze Excela lub narzędzia do tworzenia wykresów, takie jak Microsoft Visio, czy OmniGraffle (dla Macintosha). Jeśli chodzi o korzystanie z Excela, istnieje wiele dodatków służących do tworzenia na ich podstawie diagramów Gantta i innego typu wykresów.

Pomoc w zarządzaniu zadaniami jest zazwyczaj najbardziej pożądaną i najczęściej występującą funkcją w programach służących do zarządzania projektami. Chodzi tu kolejno o: określenie zadań, przypisanie ich osobom, określenie terminu ich wykonania oraz sprawdzenie i potwierdzenie, że zadania zostały wykonane.

Microsoft Project proponuje rozbudowaną funkcję, która pozwala osobie zarządzającej projektem określanie i przypisywanie zadań, wyznaczanie deadline’ów, przewidywanie liczby godzin potrzebnych na wykonanie poszczególnych zadań. Równocześnie do tych działań, można obserwować, jaki wpływ mają określone zadania i ich realizacja na całość harmonogramu projektu, jak również jakie jest obciążenie pracą poszczególnych osób w zespole. Ponadto, jeśli korzystamy z wersji programu działającej na poziomie serwera, każda osoba w zespole może mieć stały wgląd do swojej listy zadań, zaznaczać, ile czasu poświęca na wykonanie danego zadania, jak również odznaczać zadania już wykonane.

Istnieje również cała grupa programów internetowych, które są wyspecjalizowane we wspieraniu procesu przypisywania i realizacji zadań. Najbardziej znanym narzędziem z tej kategorii jest Basecamp, który jest szczególnie pomocny przy tworzeniu i przydzielaniu zadań oraz określaniu terminów ich wykonania. Podobnie działa Central Desktop, ma jednak nieco bardziej zaawansowane i skomplikowane funkcje związane z zarządzaniem czasem i terminami. Inne dostępne programy tego typu to Zoho, czy DotProject.

Wybierając konkretny program pamiętaj, że im jest on prostszy w obsłudze, tym mniej rozwinięte funkcje będzie proponował. Z drugiej strony z obsługą prostego programu prawdopodobnie poradzą sobie nawet najmniej zaawansowane technicznie osoby w zespole. Zawsze warto się zastanowić, co jest w danej sytuacji ważniejsze.

Praca w każdym projekcie opiera się w ogromnej mierze na różnego typu dokumentach. Zapewniając dostępne dla wszystkich osób miejsce gromadzenia i przechowywania elektronicznych wersji dokumentów związanych z projektem, można znaczenie ułatwić pracę i podnieść efektywność prowadzonych działań. Jest to szczególnie ważne, w sytuacji kiedy osoby pracujące w zespole projektowym mieszkają w różnych miejscach i nie mają okazji regularnie się spotykać. Dla takiego zespołu wysyłanie maili z modyfikowanymi ciągle załącznikami może szybko przemienić się w prawdziwy koszmar. (Uwaga – niektóre osoby mogą mieć problem z przestawieniem się na pracę na wspólnych dokumentach znajdujących się w sieci, warto więc wziąć również to pod uwagę i odpowiednio wcześnie porozmawiać na ten temat ze wszystkimi).

Funkcja współdzielenia dokumentów stanowi podstawę większości internetowych narzędzi związanych z zarządzaniem projektami. Basecamp i Central Desktop proponują łatwe w obsłudze funkcje służące do ładowania i przechowywania dokumentów, równoczesnej pracy na nich oraz tworzenia spisów zebranej dokumentacji. Warto również przyjrzeć się innym programom mającym rozbudowaną funkcję współdzielenia dokumentów, takim jak: DreamTeam, Central Desktop, DotProject, Microsoft SharePoint czy Live Office.

Jest też sporo programów, które są wyspecjalizowane przede wszystkim we współdzieleniu dokumentów. Google Docs i Zoho Project oferują możliwość przechowywania oraz równoczesnej i asynchronicznej edycji dokumentów, arkuszy kalkulacyjnych i prezentacji. Jeżeli potrzeby projektu nie są zbyt złożone, wystarczyć może nawet stworzenie zestawu dokumentów współdzielonych w GoogleDocs (specyfikacje projektu, listy zadań, arkusze kalkulacyjne). Jest to prosta metoda, która powinna być przyjazna dla wszystkich osób pracujących w projekcie.

Na efektywność działań w projekcie wpływ mogą mieć również dobrze działający wspólny kalendarz oraz wspólne listy kontaktów. W momencie, kiedy trzeba zorganizować spotkanie kilku osób z zespołu projektowego, dostęp do kalendarzy ich wszystkich bywa naprawdę pomocny i pomaga zaoszczędzić dużo czasu. Jeśli w zespole pracujecie z programem Microsoft Outlook lub Microsoft Exchange, prawdopodobnie korzystacie także ze wszystkich funkcji związanych ze wspólnym kalendarzem oraz listami kontaktów. Wymienione powyżej programy pozwalają również na stworzenie wspólnego kalendarza, jednak problem może stanowić przekonanie poszczególnych osób w zespole do jego regularnego uzupełniania. Aby temu zaradzić, niektóre programy proponują możliwość zintegrowania kalendarzy do jednego w ramach Google Calendar bądź w programie Outlook. To może zdecydowanie ułatwić sprawę.

Jeśli to właśnie kalendarz jest głównym narzędziem do wykorzystania w projekcie, można po prostu skorzystać z Google Calendar, który jest przyjazny w użyciu oraz pozwala na prowadzenie własnego kalendarza i równocześnie kalendarza projektu, udostępnianie go innym oraz wspólne ustalanie harmonogramu spotkań. W przypadku wielu projektów wystarczy tak naprawdę współdzielony arkusz kalkulacyjny zawierający wszystkie kontakty.

Zarządzanie zadaniami jest stosunkowo proste – każde zadanie ma przypisaną osobę, status, termin wykonania itp. W wielu projektach potrzebne jest jednak również narzędzie, które pomoże przy bardziej skomplikowanych kwestiach, takich jak: komentarze i dyskusje dotyczące poszczególnych pozycji, przypisywanie stopnia ważności sprawom i problemom, wysyłanie aktualizacji i nowych informacji, załączanie dodatkowej dokumentacji jak np. printscreen związany z omawianym problemem. Przy okazji projektów technicznych takie narzędzie często jest wykorzystywane do śledzenia pojawiających się, wymagających naprawy błędów, jak również przechowywania informacji i rozwiązań związanych z tymi błędami. Właściwie we wszystkich projektach ta funkcja może pomóc przy rozwiązywaniu problemów, ponieważ stwarza wspólne miejsce przechowywania pytań i problemów czekających na rozwiązanie, jak również informacji o tym, jak sobie z nimi poradzono.

Wszystkie pytane przez nas osoby deklarowały, że do rozwiązywania problemów wykorzystują inną aplikację, niż przy okazji pozostałych funkcji. Część z nich korzystała po prostu z arkusza Excela. Inne dostępne pomocne programy to Jira, czy FogBugz. Są to programy odpłatne, lecz roczny koszt wykorzystywania takich narzędzi jest naprawdę niewielki.

Dostępne są również bezpłatne programy z podobnymi funkcjami, oparte na wolnym oprogramowaniu, takie jak Mantis, czy Bugzilla. Programy te należy zainstalować na własnym serwerze – może to być dobre rozwiązanie dla organizacji o bardziej technicznym profilu.

Większość osób zaznaczała, że również przy okazji programów związanych z rozwiązywaniem problemów i naprawianiem usterek zawsze czeka nas kompromis – między funkcjonalnością i zaawansowaniem programu. Jest to szczególnie ważne, podkreślmy raz jeszcze, jeśli chodzi o przystępność dla przeciętnego użytkownika. Na przykład narzędzia takie jak DoneDone oferują uproszczony zestaw możliwości, dodatkowo charakteryzują się nowoczesną, przyjazną grafiką, która zachęca do korzystania również osoby z mniejszym doświadczeniem jeśli chodzi o programy komputerowe.

Jeśli realizacja zadań w projekcie ma być sprawdzana przez kogoś z zewnątrz, bądź też jeśli przeprowadzasz po raz pierwszy proces, który potem będzie powtarzany, warto jest wiedzieć możliwie dokładnie, ile czasu na wykonanie poszczególnych zadań poświęcają osoby w zespole. Takie dane są, wbrew pozorom, trudne do zebrania i przełożenia na realia planu i zadań projektowych. Spora liczba programów pozwala na dostosowanie sposobu zbierania informacji o czasie realizacji do konkretnego projektu. W programie Microsoft Project znajdziesz narzędzia, które umożliwiają wysyłanie żądania arkuszy ewidencji czasu pracy oraz ich otrzymywanie przez email, a także późniejsze automatyczne przesyłanie tych informacji do planu projektu. Podobne narzędzia proponują również programy DreamTeam, Central Desktop, Basecamp.

Korzystając z aplikacji pomagającej w śledzeniu czasu realizacji należy koniecznie zadbać o to, żeby wszystkie osoby realizujące zadania miały jasność co do tego, jakie stoją przed nimi terminy i w jaki sposób terminy te będą sprawdzane.

Wszystkie osoby, które wypowiadały się na temat narzędzi do zarządzania projektem stwierdziły, że najlepiej sprawdziłoby się jedno super-narzędzie, posiadające wszystkie opisane wyżej funkcje. Równocześnie żadna osoba nie była w pełni zadowolona z programu, z którego korzystała. Tak naprawdę nie dało się ustalić jednej wersji tego, co powinno zawierać takie narzędzie. Wątpliwe jest, czy kiedykolwiek stworzony zostanie program, który w wystarczającym stopniu odpowie na wszystkie potrzeby związane z poszczególnymi zadaniami.

Jeśli jednak w twoim projekcie przyda się więcej niż jedna czy dwie funkcje związane z zarządzaniem, warto sprawdzić niektóre z wielofunkcyjnych programów.

Jest to program o najdłuższej tradycji, bogato wyposażony w rozwinięte funkcje, uwielbiany przez wiele osób profesjonalnie zajmujących się zarządzaniem projektami. Doskonały do dużych projektów, jednak w wypadku mniejszych zespołów może być zbyt skomplikowany. W odróżnieniu od wielu innych programów, Microsoft Project koncentruje się na określeniu na początku możliwie szczegółowego planu oraz późniejszej jego regularnej aktualizacji. Jak już wspomniano na początku program ten zakłada, że w projekcie jest osoba aktywnie nim zarządzająca, która poświęci pewną liczbę godzin w tygodniu na aktualizowanie planu. Jeśli uda się pracować w ten sposób, program przynosi możliwości dokładnego zobaczenia, jak projekt się zmienia, jak poszczególne osoby są przypisane do zadań w projekcie itp.

Łatwy w użyciu i bardzo popularny Basecamp może być doskonałym rozwiązaniem dla zespołów, które nie mają specjalnie złożonych potrzeb. Zaprojektowany jest do tego, aby wspierać zespoły, w których pracują osoby przebywające w różnych miejscach. Oferuje przede wszystkim funkcje związane z udostępnianiem dokumentów i wspólną pracą na nich, jak również współdzieleniem kalendarzy, wzajemnym informowaniem, kiedy coś się zmienia. Jego funkcje są ograniczone jeśli chodzi o planowanie i zarządzanie zadaniami. Nie możemy na przykład zobaczyć tu zależności między zadaniami, obserwować diagramu Gantta, czy nawet przypisać zadaniu w kalendarzu terminu jego wykonania.

Central Desktop jest w dużej mierze podobny do programu Basecamp, jednak ma większą funkcjonalność. Szczególnie dobrze radzi sobie z pracą opartą na wymianie maili. Możemy na przykład nie tylko udostępniać dokumenty, kalendarze, zadania i otrzymywać maile z aktualizacjami, lecz również, korzystając ze wspólnego maila, przesyłać komentarze, które będą automatycznie przypisywane do odpowiednich dokumentów projektowych.

Istnieją również inne, bezpłatne internetowe programy o podobnych funkcjach, takie jak DotProject, czy Zoho Project.

Jaki program do zarządzania projektem jest najlepszy dla ciebie? Zależy to przede wszystkim od twoich potrzeb i charakteru projektu. Czy zależy ci bardziej na jednym programie, który będzie miał funkcje związane ze wszystkimi omówionymi obszarami? Czy wolisz narzędzie, które pomoże ci w kluczowym dla ciebie obszarze, np. w zarządzaniu zadaniami lub problemami, czy też śledzeniu czasu realizacji zadań? Zależy ci na narzędziu, które usprawni działania wewnątrz zespołu, czy takim, które pozwoli osobom spoza zespołu szybko zorientować się, co się dzieje w projekcie? Właśnie od odpowiedzi na te pytania zależy w ogromnej mierze, jaki program będzie dla ciebie najlepszy.