Publicystyka - ngo.pl

Proces ewaluacji składa się z wielu elementów, które następują kolejno po sobie według ściśle określonych zasad. Każda część jest bardzo ważna i trzeba ją wykonać z należytą starannością. Zwykle z niecierpliwością jednak oczekuje się, aż informacje uzyskane w trakcie całego badania zostaną zebrane w jasny i przystępny sposób w formie raportu.

Istota raportu

Raport stanowi ważne źródło informacji dla zlecających, ale i przeprowadzających ewaluację. Zawiera szczegółowe dane, odnoszące się do poszczególnych etapów badania, odpowiada na pytania badawcze na podstawie zebranych danych. W raporcie znajdują się  także wnioski i rekomendacje, czyli co i jak powinniśmy usprawnić, zmienić, co warte jest powielania, kontynuowania.

Format raportu

Format raportu zależy oczywiście od potrzeb odbiorcy i może przybrać postać wielostronicowego dokumentu z wykresami, analizami każdej zastosowanej w badaniu metody, poszczególnych pytań, ale może też mieć formę krótkiej syntetycznej informacji przedstawionej w prezentacji Power Point. Jeżeli ewaluację przeprowadzamy na wewnętrzne potrzeby, to z pewnością raport przybierze prostszą formę, jeżeli zaś raport ma być dystrybuowany wśród szerszego grona odbiorców np. podczas konferencji, może mieć rozbudowane pewne obszary, stosowanie do czytelnika.

Rodzaje raportów

Wyróżnia się następujące rodzaje raportów:

• raport wstępny – określający samą koncepcję ewaluacji wraz z narzędziami ewaluacyjnymi;
• raport cząstkowy – tworzony po zakończeniu poszczególnych etapów ewaluacji;
• raport końcowy – tworzony po zakończeniu całego badania, zawierający elementy raportu wstępnego, cząstkowego, ale głównie całościowe wyniki badania oraz wnioski, rekomendacje.

Struktura raportu

Elementy jakie zawiera sam raport (cząstkowy i końcowy) zależne są od potrzeb, ważne jednak by informacje zawarte były w sposób przejrzysty i łatwy do odnalezienia. W większości raportów można wyróżnić trzy części (wprowadzającą, właściwą i uzupełniającą).

I tak:

1. Część wprowadzająca raportu.

Zawiera informacje o samym przedmiocie ewaluacji. Prezentowane są zarówno cele i założenia ewaluacji, jak i przyjęta metodologia (głównie zastosowane kryteria badania np. trafność, efektywność, czy skuteczność). Charakteryzowany jest także kontekst ewaluacji, czyli założenia przedmiotu badania np. opis organizacji będącej przedmiotem badania, jej geneza, cele statutowe, misja, dotychczasowe działania.

W tej części może zostać zawarty opis instytucji/osób przeprowadzających ewaluację, czy zlecających badanie.

2. Część właściwa raportu.

Prezentuje zastosowane metody badania z przyporządkowaniem pytań badawczych do poszczególnych metod. W tej części zawarte jest też uzasadnienie zastosowanych metod.

Zebrane w toku badania dane, informacje są szczegółowo prezentowane dla każdej z zastosowanych metod zbierania danych np. ankieta, wywiad. Następnie zebrane są w całość w postaci syntetycznego podsumowania całego badania. Może się tu także znaleźć opis ewentualnych trudności podczas samego badania np. problemy z dotarciem do respondentów.

Na podstawie zebranych danych formułowane są wnioski z badania. Informacje te zestawione są z założeniami, które zostały określone na początku badania (tzw. kwestie badawcze).

Końcowa część raportu zawiera rekomendacje, czyli możliwe sposoby udoskonalenia, ewentualne modyfikacje, ale też tzw. dobre praktyki, które zostały zidentyfikowane w trakcie badania jako warte powtarzania.

3. Część uzupełniając.

Zawiera załączniki, czyli wzory zastosowanych narzędzi np. kwestionariusz ankiety, kwestionariusz wywiadu.

Wytyczne tworzenia raportu

Przy tworzeniu raportu z ewaluacji warto zwrócić uwagę aby raport:

• był jasny, przejrzysty i zawierał bezstronne wnioski i rekomendacje do dalszych działań,
• nie opierał się na subiektywnych opiniach i przekonaniach osób, które prowadzą badania, przede wszystkim zaś aby był poufny i anonimowy,
• zawierał rekomendacje, czy wnioski oparte na rzetelnych danych. Wiarygodne wnioski, rekomendacje formułuje się wyłącznie na podstawie zebranych danych i przeprowadzonej analizy,
• pokazywał zarówno opinie pozytywne jak i negatywne, prezentował także opinie mniejszościowe,
• zawierał możliwe interpretacje dostępnych danych, jeżeli wniosek lub rekomendacja nie jest jednoznaczna.

Raport to dopiero początek

Dobry raport to jednak nie wszystko. Dopiero wykorzystanie informacji z raportu jest najistotniejsze z punktu widzenia ewaluacji, a właściwie stanowi jej sens.

Zlecający ewaluację muszą więc dokładnie zapoznać się z raportem i podjąć decyzję o zakresie podejmowanych zmian na jego podstawie. Warto poświęcić czas na ich szczegółową analizę. We wdrażanie, czy dostosowywanie rekomendacji do aktualnych potrzeb i możliwości można zaangażować ewaluatorów. W procesie formułowania zmian powinny uczestniczyć przede wszystkim osoby zarządzające/decyzyjne w danym obszarze, ale też pracownicy, czy działacze organizacji. Istotne, aby formułowane zalecenia były możliwe do wdrożenia i zaakceptowania przez osoby/organizacje, których dotyczą.

Raport nie jest materiałem, który powinien znaleźć się w biblioteczce, powinien stać się źródłem ewolucji, ale nie rewolucji, nie powinien niczego nikomu narzucać. Ewaluatorzy jedynie proponują i sugerują, że lepsze w określonej sytuacji mogłoby być takie a nie inne rozwiązanie. Każda zmiana wymaga czasu i to odbiorcy raportu, nie zaś jego autorzy, decydują o stopniu jej wprowadzenia.

Zachęcamy do odpowiedzi na następujące pytanie:

Do jakich celów może być wykorzystywany raport z ewaluacji? Proszę podać przykłady.

Projekt jest dofinansowany ze środków Programu Operacyjnego Fundusz Inicjatyw Obywatelskich.