Publicystyka - ngo.pl

Rachunkowość. Słowo dla jednych oznaczające piąty krąg czarnej magii, dla innych pasję. Czarnoksiężnicy prowadzący księgowość firm i organizacji to specjaliści rzucający zaklęciami sprawozdań finansowych, ryczałtów i inwentaryzacji. Wyższy krąg magii pozwala także na tak skomplikowane kombinacje czarów jak rozliczenia PIT, CIT czy JPK_VAT. Po co jednak ci czarodzieje w organizacjach pozarządowych. Czy jednostki przedmiotowo i podmiotowo zwolnione z podatków potrzebują księgowości? Czy mała organizacja pozarządowa może zrezygnować z prowadzenia rachunkowości?

Odpowiedź jest niestety równie smutna jak zakończenie szóstej części opowieści o przygodach młodego czarodzieja. Każda organizacja pozarządowa musi prowadzić rachunkowość i sporządzać deklarację CIT-8. Zanim westchniesz i zaczniesz googlować „rachunkowość w NGO pomocy”, pozwól, że przybliżę Ci, dlaczego księgowość nie jest tak straszna, jak Ci się wydaje. Narzędzia rachunkowe mogą okazać się przydatnym elementem dla nawet najmniejszych NGO i wartą w nie zainwestować.

Wyobraź sobie hipotetyczną sytuację: organizacją prowadzi niewielką działalność charytatywną – w ciągu roku realizuje jeden projekt zbiórki. Jeden z członków prowadzi księgowość „na książkę” zgodnie z tym co wyczytał w sieci. Do grudnia nie ma kłopotów – dane są dobrze dekretowane i uzupełniane. W styczniu trzeba jednak wystawić PIT-11 dla pracowników rozliczanych na umowach cywilno-prawnych, umowach o pracę i wysłać PIT-4r. Do marca należy sporządzić sprawozdanie finansowe (dla księgowości pełnej) i CIT-8/CIT-8/O, niezależnie od sposobu prowadzenia księgowości. Księgowy samouk może mieć z tym problem. Co istotne – każda organizacja chce się rozwijać, realizować nowe projekty. Nie da się sprawdzić realnego postępu nie inwestując w księgowość – nie dowiemy się bez niej czy nasze obroty wzrosły, czy wskaźnik inwestycji w projekty jest na takim samym poziomie, a może wpływy od darczyńców nie wystarczają już na pokrycie wydatków.

Księgowość musi być integralną częścią organizacji,a wydatki na nią nie mogą być kojarzone z kosztami, ale z realną inwestycją, która w niedalekiej przyszłości przyniesie zysk.

Skoro wiemy już dlaczego należy i warto prowadzić odpowiedzialną rachunkowość w NGO przyjrzyjmy się jej metodom:

1. Księgowość uproszczona

Uproszczona ewidencja przychodów i kosztów (UEPiK, często nazywana po prostu „książką” i kojarzona z Podatkową Książką Przychodów i Rozchodów) stosowana jest przez małe organizacje nie osiągające dużych przychodów. Ustawa o Działalności Pożytku Publicznego i Wolontariacie wymienia warunki, jakie musi spełnić organizacja, aby móc korzystać z UEPiK. Te warunki to między innymi:

·       działa w sferze pożytku publicznego

·       nie prowadzi działalności gospodarczej

·       nie posiada statusu organizacji pożytku publicznego

·       osiąga przychody z nieodpłatnej działalności pożytku publicznego lub odpłatnej działalności pożytku publicznego

·       osiąga pozostałe przychody operacyjne i finansowe wynikające z korzyści ekonomicznych uzyskanych ze składników majątku

·       osiąga przychody nieprzekraczające 100 000 zł

Decyzję o przyjęciu UEPiK jako sposobu rachunkowości podejmuje organ organizacji odpowiedzialny za organizację rachunkowości (najczęściej zarząd). Termin zgłoszenia decyzji upływa w styczniu, a dla organizacji nowo powstałych w ciągu 30 dni od rozpoczęcia działalności. NGO, które nie zgłosi zmian w terminie, musi prowadzić księgowość w oparciu o ustawę o rachunkowości.

2. Księgowość zwykła

Prowadzenie księgowości według Ustawy o Rachunkowości i Krajowych Standardów Rachunkowości, czyli za pomocą ksiąg rachunkowych polega na zapisywaniu zdarzeń gospodarczych na odpowiednich kontach księgowych. Konta podzielone są według zespołów od 0 do 8. Organizacja ustala sama, które konta będą wykorzystywane w działalności. Najistotniejszym dokumentem księgowym jest polityka rachunkowości, którą każda organizacja musi ustalić do końca stycznia lub w ciągu 30 dni od rozpoczęcia działalności.

Polityka rachunkowości określa miedzy innymi:

·       zasady prowadzenia rachunkowości

·       stosowane uproszczenia

·       przyjęty sposób ustalania wyniku finansowego

·       przyjęty sposób sporządzania bilansu i rachunku zysków i strat

·       zakładowy plan kont z zasadami prowadzenia ksiąg głównych i pomocniczych oraz pionowym i poziomym podziałem kont

·       opis sposobu przetwarzania danych, miejsce ich przechowywania i prowadzenia księgi głównej i ich zabezpieczenia

Istotne jest, aby organizacja ustaliła politykę rachunkowości służącą jej działaniu, a nie tworzącą dodatkowe przeszkody. Ustawodawca pozostawił szereg uproszczeń, które powinny znaleźć się w w/w dokumencie, aby usprawnić pracę księgowości.

Wybór powinien już być jasny dla większości organizacji. Jeżeli prowadzisz duże NGO, nawet nie osiągając 100 000 złotych przychodów rocznie, powinieneś zastosować księgowość pełną. Tylko za pomocą pełnych ksiąg jesteś w stanie rozdzielić wydatki na poszczególne projekty, przychody z różnych źródeł. Pełne księgi umożliwiają zbadanie realnego stanu organizacji.

Rachunkowość według UoR to kosztowna sprawa. Biura rachunkowe zazwyczaj żądają od 200 złotych miesięcznie za prowadzenie ksiąg. Ceny dotykają zwłaszcza małe organizacje, które mają tzw. „miesiące puste”, w których nie ma innych dowodów księgowych prócz wyciągów bankowych, raportu kasowego itp. Zachodzi to zwłaszcza w organizacjach działających w trybie project-to-project. Wybierając tę metodę musimy również pamiętać o konieczności sporządzania rocznego sprawozdania finansowego za poprzedni rok obrotowy zgodnie z załącznikiem nr 6 do Ustawy o Rachunkowości.

Księgowość uproszczona powinna być stosowana dla młodych organizacji zaczynających dopiero działalność. Może ją prowadzić osoba niezaznajomiona z tajnikami rachunkowości, gdyż sama metoda jest łatwa – polega na wpisywania przychodów i kosztów do wcześniej przygotowanej tabeli, nawet excelowej.

Największym minusem prostej księgowości jest brak przejrzystości i możliwości realnej oceny stanu gospodarczego jednostki. W „książce” nie jesteś w stanie wyszczególnić gotówki czy zobowiązań. Nie dowiesz się z nich, czy organizacja jest zadłużona i na ile. Przy sporządzaniu CIT-8 organizacja może wymagać pomocy, gdyż ta nieprzejrzystość właśnie wtedy jest najbardziej widoczna. Rozbudowana struktura deklaracji CIT nie współgra z uproszczoną księgowością. Zestawienie przepływów pieniężnych może przyprawić osobę prowadzącą „książkę” o niemały ból głowy przy wypełnianiu deklaracji.

Istotny jest również brak możliwości wyszczególnienia przychodów dla danych projektów. Może to spowodować poważne konsekwencje w przypadku rozliczania dotacji i grantów, które tego wymagają, a w większości przypadków uniemożliwi realne ubieganie się o nie, bo w większości regulaminów grantowych jest to wymagane.

Pomimo dużych wymagań, jakie spoczywają na organizacji rozliczających się za pomocą ksiąg pełnych warto zastanowić się nad tym rozwiązaniem. Prowadząc rachunkowość według UoR możemy w każdej chwili sprawdzić realny stan jednostki i nie martwić się w trakcie rozliczania dotacji.

Szymon Lipiński, samodzielny księgowy i specjalista ds. kadr i płac w wielu organizacjach pozarządowych. Kontakt do autora.