Publicystyka - ngo.pl

Model pracy zmienia się dzisiaj nie do poznania. Coraz więcej pracujemy w podróży, w domu, w trakcie zagranicznych delegacji. Miejsce pracy to dzisiaj często nie budynek, do którego codziennie przychodzimy, a raczej dostęp do odpowiednich programów projektowych, w których możemy współpracować z naszymi zespołowymi kolegami i koleżankami. Praca jest tam, gdzie nasz służbowy laptop i podpięte pod niego nasze konto.

Jak zatem zorganizować pracę w zespole, który często jest rozproszony, pracuje w innych porach i ma różne priorytety? Z pomocą przychodzą narzędzia, które oparte są o technologię chmury. Poniżej przedstawiamy, jak można zorganizować pracę w zespole projektowym w taki sposób, aby być na bieżąco, mieć dostęp do plików kolegów i koleżanek z zespołu, jednocześnie bez potrzeby codziennego widywania się z nimi osobiście.

Absolutną podstawą zdalnej pracy zespołowej jest komunikacja. Dziś mamy istny wysyp aplikacji służących do kontaktowania się z innymi. Warto jednak pamiętać, że rozmowy służbowe mają trochę inny charakter niż zwykła pogaduszka, którą prowadzimy przez Messengera czy What’s Upa. Istnieją dziesiątki komunikatorów do pracy zespołowej. Jednym z wyróżniających się rozwiązań jest Slack, którego sami wykorzystujemy w naszym zespole. Slack to profesjonalny komunikator, z którego większości rozwiązań można korzystać bezpłatnie.

Jego wielką zaletą jest możliwość dobrej organizacji komunikacji, którą możemy podzielić na wątki. Wątki na ogół należy przypisać do najczęstszych obszarów, w których rozmawiamy słuzbowo. Jeżeli chcielibyśmy przenieść komunikację zespołu fundacji czy stowarzyszenia na Slacka, na pewno w wątkach powinny pojawić się kwestie związane z rozliczeniami, stroną internetową fundacji, publikacjami w social mediach, sprawami kadrowymi itp. Oczywiście, organizacja „decka” slackowego w dużej mierze zależy od charateru pracy czy charakteru organizacji. Jeżeli mamy kilka programów w ramach naszej działalności, na pewno kwestie związane z tymi programami zasługują na osobne wątki.

Wielką zaletą Slacka jest również to, że umożliwia wyeliminowanie komunikacji mailowej wewnątrz zespołu. Za pośrednictwem tego narzędzia można dzielić się ciekawymi linkami, ale – co najważniejsze – pozwala ono także na przesyłanie plików multimedialnych o znacznie większych rozmiarach, aniżeli standardowe limity maili. Darmowa wersja Slacka umożliwia udostępnianie plików łacznie do 5 GB powierzchni i historię wiadomości do 10 000 wstecz.

Największym atutem Slacka jest jego transparentność. Dzięki odpowiedniej organizacji „decka” członkowie mają dostęp do całej komunikacji, podzielonej na intuicyjne wątki. Pozwala to wreszcie znacznie usprawnić komunikację i położyć kres powtarzaniu tego samego tematu ustnie bądź w mailach po kilka razy. Slack posiada na pokładzie wyszukiwarkę, która pozwala odnaleźć interesujące nas kwestie wedle fraz kluczowych znanych z klasycznych wyszukiwarek.

Na koniec nie można zapomnieć o znakomitej wersji mobilnej, która umożliwa komunikację z poziomu smartfona czy tabletu. Slack to narzędzie, które można zaproponować każdemu, kto chce przenieść komunikację wewnątrz zespołu na wyższy poziom.

Innymi darmowymi, alternatywnymi dla Slacka rozwiązaniami są Twist czy Trello, którym również warto poświęcić uwagę podczas wyboru komunikatora do zespołu.

Czy tego chcemy, czy nie, praca nieodzownie wiąże się z realizacją różnych celów. Każdą pracę zespołu, niezależnie od jej charakteru, można podzielić na większe i mniejsze zadania. Każdy zarządzający jakimś projektem dobrze zdaje sobie z tego sprawę. Czasem – w ramach jednego programu czy organizacji eventu – mniejszych zadań, które należy wykonać, jest tak wiele, że łatwo może nam coś umknąć. Przy zarządzaniu pracami zespołu z pomocą przychodzi aplikacja Asana, dedykowana właśnie temu celowi.

Podstawowa wersja Asany jest darmowa i pozwala nam używać wielu funkcjonalności aplikacji w zespole do 15 osób – a to wszystko bez limitów dotyczących liczby prowadzonych projektów, zadań i konwersacji.

Po zalogowaniu trafiamy do ekranu głównego aplikacji, który podzielony jest na parę obszarów. Od tej pory będzie to podstawowy widok, w którym będziemy rozliczać się z powierzonych nam zadań albo sami te zadania w zespole przydzielać. Z lewej strony mamy listę projektów, u góry belkę z narzędziami i wyszukiwaniem, poniżej aktualny projekt i jego menu, a pod nim listę zadań należącą do projektu. Oczywiście, w zależności od preferencji, sposoby organizacji zadań będą różne. Zasadniczo jednak chodzi o wyznaczanie celów i planowanych teminów ich wykonania.

Wraz z postępem prac, Asana pozwala na aktualizację i raportowanie tych postępów. W specjalnym oknie komentarza można napisać, jak nam idzie, jakie mamy trudności, a także możemy załączyć plik związany z wykonywaniem zadania. W przypadku zadania możemy uzupełnić dane na jego temat – przydzielić do konkretnej osoby, dodać termin wykonania, oznaczyć zadanie serduszkiem, dodać podzadania, wgrać pliki, dodać komentarze, a także skopiować i usunąć zadanie.

Pracując w grupie będziemy mogli czytać nawzajem swoje komentarze do poszczególnych zadań. Co ciekawe, „podzadania” możemy przydzielać do różnych osób i wyznaczać im osobne terminy wykonania w zależności od potrzeby.

Asanę należy potraktować jako planer zadań, który z powodzeniem może zastąpić notatnik z kalendarzem. Kolejny raz polecając ten typ pracy – poprzez aplikację przeglądarkową lub mobilną – nie można nie docenić transparentności zadań dla innych członków zespołu projektowego, a także dostępności z każdego miejsca na ziemi, gdzie tylko jest dostęp do internetu. Trzeba jednak zaznaczyć, że aplikacja dostępna jest jedynie w języku angielskim, co może być dla niektórych przeszkodą.

W tym artykule omówiliśmy komunikację i zarządzanie projektami. W następnej części przejdziemy do współdzielenia plików w chmurze i zarządzania kalendarzem Google’a.

Warto zaznaczyć, że selekcja narzędzi przedstawionych w tym artykule jest subiektywnym wyborem rozwiązań sprawdzonych w naszej codziennej pracy. Dzisiaj niemal dla każdego rozwiązania istnieje jakaś programowa alternatywa, dlatego narzędzia, które zostały opisane, mają różnych konkurentów, których również warto poznać.