Publicystyka - ngo.pl

CZAS

Tu zaczynamy – w idealnej sytuacji właśnie w tym momencie zabierasz się za organizację. Przede wszystkim ustalasz temat i cel hakatonu, jeśli trzeba wymyślasz prostą i chwytliwą nazwę. Decydujesz się na daty (najlepiej weekend) i sprawdzasz potencjalnie kolidujące wydarzenia (np. inne hakatony, warsztaty programistyczne albo duże festiwale).

MIEJSCE

Zarezerwuj miejsce. W zależności od tego, co jest dla Ciebie ważniejsze, dopasuj daty do dyspozycyjności lokalu bądź wybierz miejsce, w którym wydarzenie może się odbyć dokładnie wtedy, kiedy chcesz. Koniecznie sprawdź je pod kątem użytkowym i odpowiedź sobie na szereg pytań. Czy przestrzeń jest warsztatowa? Czy możesz ją dowolnie zaaranżować (np. wydzielając miejsce na odpoczynek?) Czy kilka-kilkanaście zespołów może w niej pracować nie przeszkadzając sobie nawzajem? Czy jest tam wystarczająco dużo gniazdek (najlepiej jedno na osobę)? Czy – jeśli planujesz wykorzystać formułę pracy non-stop – można wejść tam nocą? Czy lokalizacja przestrzeni odpowiada Twoim potrzebom? Czasem lepiej jest korzystać z przestrzeni w centrum tak, żeby uczestnicy i uczestniczki mogli swobodnie dołączać do wydarzenia. Jeśli zależy Ci na tym, żeby w procesie powstały zgrane i efektywne zespoły hakaton lepiej zorganizować jest poza miastem albo w miejscu trudno dostępnym.

Podstawowym kryterium wyboru miejsca pod hakaton jest jego techniczne zaplecze, tzn. kwestia połączenia z internetem. Czy internet wytrzyma intensywną równoległą pracę online wszystkich użytkowników? Poproś kogoś, kto umie to ocenić i sprawdzić o pomoc. Nawet jeśli połączenie jest dobre, pamiętaj o back-upie, zabezpiecz się. Bez internetu, uczestnicy i uczestniczki nie będą mogli pracować. Oprócz połączenia internetowego sprawdź też nagłośnienie i oświetlenie sali.

PROMOCJA, PARTNERZY I SPONSORZY

Czy Twoje wydarzenie jest otwarte czy zamknięte? Jeśli otwarte, zaplanuj rejestrację. Zastanów się nad pytaniami, które chcesz zadać rejestrującym się: jakich ludzi szukasz? Czy na podstawie podanych informacji będziesz w stanie pomóc formującym się zespołom, np. stwierdzić, jakich umiejętności im brakuje? Czy potrzebujesz mentorów i mentorek dla zespołów? Jakie jury najlepiej oceni projekty? Zaproś do udziału specjalistów i ekspertki, podniesie to dodatkowo prestiż Twojej inicjatywy.

Czy Twoje wydarzenie będzie międzynarodowe? Zastanów się nad językiem promocji i tym, czy będziesz potrzebować tłumaczy na czas wydarzenia.

Jeśli otwierasz rejestrację, zastanów się jakich narzędzi użyjesz do zbierania informacji (np. Google Surveys) i w jakim miejscu – na jakiej stronie to „zawiesisz”, czyli pod jakim brandem będziesz promować wydarzenie. Pamiętaj o adnotacji prawnej dotyczącej przetwarzania danych osobowych uczestników i uczestniczek.

Czy zdecydowałeś/ zdecydowałaś, czy organizujesz wydarzenie samodzielnie, czy zamierzasz szukać partnerów i sponsorów? Zadbaj o ich promocję, zdefiniuj reguły współpracy, zastanów się, o jakie wsparcie możesz prosić. Odezwij się do sponsorów odpowiednio wcześnie, zwłaszcza jeśli chcesz pozyskać nagrody albo zapewnić projektom, które powstaną podczas hakatonu wsparcie po wydarzeniu, a nie masz na to dodatkowego finansowania.

Podejmij ostateczne decyzje dotyczące tego, kto jest wymarzonym uczestnikiem/ uczestniczką Twojego hakatonu. Wyślij ludziom wstępne zaproszenia (tzw. komunikat „save the date”) i ustal kalendarz promocji. Pamiętaj o kanałach komunikacyjnych, którymi posługują się programiści i programistki (np. alternatywne serwisy społecznościowe Identica i Diaspora, fora), przygotuj mailing, poproś partnerów o pomoc w promocji. Przygotuj informację prasową.

Zdefiniuj swoje oczekiwania wobec potencjalnych mentorów i mentorek, ustal reguły współpracy. Wykorzystaj ich kwalifikacje jako dodatkową promocję dla hakatonu – od mentorów można się przecież wiele nauczyć. Jeśli oprócz zapraszania ludzi na wydarzenie chcesz dodatkowo edukować, zastanów się nad zamówieniem i publikowaniem artykułów/ wskazówek, które pomogą ludziom w przygotowaniu się do pracy.

Otwórz rejestrację.

Na tym etapie umowa, którą podpisałeś/podpisałaś z miejscem, powinna być już sfinalizowana (zmiana miejsca wprowadzi zamieszanie do komunikacji, którą już prowadzisz). Na „sto procent” powinny być domknięte też inne rzeczy, takie jak lista sponsorów i partnerów oraz partnerów medialnych (z podpisanymi umowami, jeśli jest taka potrzeba).

Zdefiniuj i opublikuj kryteria ocen projektów, zwłaszcza jeśli Twój hakaton ma profil konkursowy. Wszyscy: uczestniczący, mentorzy, jury, organizatorzy i zewnętrzna publiczność (tzw. „inni”) powinni mieć jasność do tego, czego szukasz, co chcesz osiągnąć i jak będziesz o to dbać. Przejrzystość wzbudza zaufanie, a przede wszystkim wpływa na to, że projekty, które powstaną podczas wydarzenia spełniają wstępne założenia, a Ty osiągasz cele postawione przed hakatonem.

Miesiąc przed to dobry moment na zastanowienie się nad wydarzeniami towarzyszącymi hakatonowi – chcesz zorganizować jakieś after-party? Zastanów się, gdzie, ustal, kiedy, zarezerwuj miejsce.

Nieustannie i regularnie promuj wydarzenie.

Teraz już prawie wszystko jest ustalone i gotowe, a Ty realizujesz wcześniej zaplanowane działania.

To dobry moment, żeby zastanowić się nad tym, jak pomóc zespołom po hakatonie i jak utrzymać kontakt z uczestnikami. Nie chodzi tu tylko o Twój – organizatora – kontakt z nimi, ale także o utrzymanie powstałej w wyniku wydarzenia społeczności, tzn. kontaktów między członkami zespołów i zespołami. Jeśli masz konkretny plan długoterminowego wspierania i rozwoju projektów, podziel się nim z uczestnikami i uczestniczkami, w ten sposób zachęcisz ich do udziału. Opublikuj informację o nagrodach.

Ustal format, w jakim uczestniczące w hakatonie projekty będą się na koniec wydarzenia prezentować. Zadbaj o to, żeby wyciągnąć z nich informacje, które mogą posłużyć do promocji zarówno konkretnych inicjatyw, jak i wydarzenia.

Zastanów się, czy potrzebujesz wsparcia wolontariuszy, jeśli tak, wyznacz osobę odpowiedzialną za koordynację zespołu ochotników. Pamiętaj, że wolontariusze muszą wiedzieć, co robią i czemu, a także na czym polega hakaton i jakie cele przed sobą stawia. Zarządzanie grupą wolontariuszy wymaga czasu i uwagi. Weź pod uwagę, że będziesz pewnie potrzebować o jednego lub dwóch pomocników więcej niż myślisz.

Jeśli masz fundusze na marketingowe gadżety, zaprojektuj je i ustal ich wykonawców. Fajnymi hakatonowymi „rzeczami”, a zarazem pamiątkami są np. koszulki, identyfikatory, smycze, torby, naklejki na laptopa, notesy i długopisy. Zastanów się, czy masz budżet na fotografa/fotografkę lub nawet materiał video z wydarzenia.

Zamknij i opublikuj agendę wydarzenia. Wyznacz osoby odpowiedzialne za poszczególne elementy. Równolegle trzymaj kontakt z mentorami i mentorkami – regularnie informuj ich o przygotowaniach. Podziel się z nimi gotową agendą wydarzenia i ustal, kiedy dokładnie mają być obecni.

Przygotuj ankietę ewaluacyjną wydarzenia. Bądź otwarty i przygotowany na uwagi od uczestników, a następnym razem zrób wszystko jeszcze lepiej.

Wyślij do uczestników i uczestniczek e-maila, opisz dojazd do miejsca wydarzenia. W mailingu podaj jeszcze raz agendę hakatonu, zawrzyj w nim też informacje techniczno-organizacyjne: czy będzie coś do jedzenia/picia, co warto/trzeba mieć ze sobą. Wyjaśnij, na jaką pomoc mentorów i mentorek będzie można liczyć podczas wydarzenia i dokładnie opisz, jakie są Twoje oczekiwania co do wyników pracy zespołów. Opisz format początkowych (służących przedstawieniu się i podzieleniu pomysłami) i końcowych prezentacji i jeszcze raz, jasno, podaj kryteria ocen projektów, wymień nagrody. Zadbaj o to, żeby uczestniczący mogli na bieżąco, jeszcze przed wydarzeniem, zadawać pytania – otwórz forum lub zapewnij do siebie kontakt i bądź responsywny/responsywna.

Zrób prezentację, która pomoże Ci prowadzić wydarzenie – otwierając hakaton, zadbaj o wyjaśnienie, po co to wszystko, podaj szczegóły logistyczne, wymień wszystkich zaangażowanych w organizację, przedstaw mentorów i mentorki. Pamiętaj o zdjęciach i logach. Mów o osobach, nie organizacjach.

Przygotuj wszystkie warsztatowe materiały, post-ity, flipcharty, kredki, markery, długopisy i wszystko, czego potrzebujesz. Wydrukuj formularze ewaluacyjne, odbierz promocyjne gadżety.

Wyślij wszystkim przypomnienie o spotkaniu i poinformuj o jakichkolwiek zmianach, jeśli miały miejsce!

Potwierdź wszystkich odpowiedzialnych za wydarzenie – ekipę organizatorów, wolontariuszy, media, jury, osoby reprezentujące partnerów i organizatorów, catering. Raz jeszcze upewnij się, że wiedzą, za co są odpowiedzialni.

Jeśli możesz, udaj się wcześniej na miejsce wydarzenia, zawieź tam wszystkie potrzebne materiały i przygotuj stanowiska pracy.

Dbaj o to, żeby wszyscy czuli się dobrze. Służ pomocą. Opiekuj się uczestnikami. Bądź elastyczny/ elastyczna. O wydarzeniu informuj publiczność online na bieżąco za pośrednictwem mediów społecznościowych. Każdy dzień hakatonu podsumowuj krótką notką, zadbaj też o promocję projektów, kiedy już powstaną. Pamiętaj o ewaluacji!

Tuż po wydarzeniu zadbaj o post-promocję, podsumowania i wnioski. Podziękuj wszystkim za pomoc.

Powodzenia!