Publicystyka - ngo.pl

Skupimy się na podejmowaniu ważnych przy projektowaniu i przebudowie decyzji związanych z zarządzaniem i planowaniem. Omówimy główne etapy procesu projektowania, terminy branżowe, z którymi możesz się spotkać oraz narzędzia i umiejętności, które mogą być potrzebne przy tej okazji.

Jeśli niżej opisane kroki wydają ci się nieco przytłaczające, pamiętaj o tym, że każdy projekt jest inny. W tekście znajdziesz wskazówki, ale dostosuj je do swojego projektu. Jeśli twoja strona internetowa jest mała, możesz ominąć niektóre z poniżej omówionych kroków lub spędzić nad nimi tylko krótką chwilę. Jednakże duże zamierzenia projektowe mogą stać się przygniatająco złożone i chaotyczne, jeśli ich dokładnie nie zaplanujesz.

• Do kogo chcecie trafić poprzez swoją stronę i do jakich zachowań chcecie zachęcić? Mając odpowiedź na te dwa pytania, warto się zastanowić, czy strona internetowa jest najlepszą drogą do osiągnięcia waszych celów. W tym momencie warto również przyjrzeć się swojemu budżetowi i możliwościom kadrowym.
   
• Czy jesteście w stanie utrzymać i aktualizować stronę, którą chcecie stworzyć, mając do dyspozycji obecny zestaw pracowników i wolontariuszy? Jeśli nie, możecie zmienić rozmiary swoich planów, biorąc pod uwagę swoje obecne możliwości. Prosta, lecz dobrze utrzymana strona jest znacznie lepsza niż bardziej wyszukana, a równocześnie niedziałająca i nieaktualna.
   
• Czy dacie sobie sami radę z realizacją projektu, czy zatrudnicie firmę zajmującą się projektowaniem stron internetowych? Jeśli skłaniacie się do tego ostatniego, warto na etapie tych początkowych rozmów zdobyć nazwy wiarygodnych i sprawdzonych firm zajmujących się projektowaniem.
   
• Ile macie pieniędzy na ten projekt? Czy możecie zdobyć dofinansowanie na zaprojektowanie (czy też przeprojektowanie)? Zanim ruszycie dalej, warto aby osoba odpowiedzialna za budżet w organizacji wypowiedziała się temat finansowania projektu.
   
• Czy użyjecie systemu zarządzania treścią (CMS – Content Management System), czy zdecydujecie się raczej na statyczną stronę opartą na języku HTML?
   
• Czy strona będzie utrzymywana na serwerze organizacji, czy skorzystacie z usług firmy hostingowej? Możliwości, jeśli chodzi o hosting, rozciągają się między opcją podstawowych funkcji hostingu, który kosztuje dosłownie kilka złotych miesięcznie, do dedykowanych, zarządzanych, serwerów, których koszt może iść w tysiące złotych miesięcznie.
   
• Jak wasi docelowi odbiorcy trafią na nową stronę internetową? Jej piękny i funkcjonalny wygląd nie pomoże osobom zainteresowanym, jeżeli będzie ona trudna do znalezienia. Problem z widocznością strony można rozwiązać korzystając z technik optymalizacji dla wyszukiwarek internetowych (SEO – Search Engine Optimalization), jak również z innych form marketingu online i offline. Ważne jest żeby kwestie marketingowe i związane z SEO poruszyć na początkowym etapie projektowania. Mogą one wpłynąć na oprogramowanie z którym się pracuje, jak również na sposób budowania treści na witrynie internetowej. Jeśli brzmi to przytłaczająco, zawsze można wynająć specjalistę od SEO.
   
• Zbierz wszystkie analityczne i statystyczne informacje na temat funkcjonowania dotychczasowej strony. Te dane pomogą w zmierzeniu sukcesu (lub jego braku), jaki przyniesie nowa strona internetowa. Innymi słowy, jak ma się ruch na nowej stronie, do tego jaki był ruch na starej stronie.

Wynikiem tych początkowych spotkań jest plan projektu i/lub zapytanie ofertowe. Plan projektu zazwyczaj zawiera ogólny opis projektu, harmonogram, budżet, opis zakładanych rezultatów i wyników oraz określenie ról i zadań. Zapytanie ofertowe zawiera podobne informacje, lecz jest skierowane do zewnętrznych firm, do których roześlecie zapytanie, w tym przypadku omijamy więc fragment dotyczący ról i zadań, warto natomiast dodać informację na temat organizacji i jej celów.

Pracę ze swoim zespołem zacznij od przypisania poszczególnym osobom ról i zadań opisanych w planie projektu. W dalszej części artykułu powiemy więcej na temat poszczególnych ról i zestawów umiejętności, które łączą się z projektem tworzenia strony internetowej.

Jeśli zatrudniacie zewnętrzną firmę, to przedstawiciele firmy powinni zająć się moderowaniem tych rozmów, jak również powinni zapytać poszczególne działy i osoby zainteresowane, co każde z nich zamierza osiągnąć w związku z nową stroną, i jakie funkcje należy podkreślić. Aby zainspirować burzę mózgów, projektanci mogą przedstawić wam portfolio z przykładami witryn internetowych i elementów graficznych, które im się podobają oraz zapytać, które z nich najbardziej wam odpowiadają. Mogą pokazać robocze wersje dokumentów opisanych w następnym etapie.

Czasem zespół projektantów posługuje się ćwiczeniami grupowymi, aby stworzyć przestrzeń dla nowych pomysłów.

Warto, żebyście również wy pokazali swoje przykłady. Starajcie się mówić możliwie dokładnie o tym, co się wam podoba i co się wam nie podoba w przykładach, które oglądacie. Poinformujcie o ogólnej polityce projektowania i komunikacji, jeśli taka istnieje.

Opisane poniżej dokumenty projektowe i prototypy, są nieodzownym elementem informacji zwrotnej na wczesnym etapie, ponieważ dużo łatwiej się je tworzy i modyfikuje, niż właściwą stronę. Można na nich nawet przeprowadzać proste testy użyteczności.

Dobra firma zajmująca się projektowaniem stron bardzo poważnie podchodzi to tego etapu pracy i wy także powinniście podejść do niego poważnie. Często propozycje projektowe pokazywane są w postaci oficjalnej prezentacji, podczas której projektanci wyjaśniają podjęte przez siebie decyzje. Aby uniknąć późniejszych nieporozumień i zamieszania, zanim zacznie się etap wdrażania, wszystkie główne strony zainteresowane powinny potwierdzić swoją aprobatę dla projektu.

Na tym etapie należy znaleźć balans między zbyt słabym, a zbyt intensywnym nadzorem. Można wymagać regularnych przeglądów postępów i testów użyteczności, lecz zbytnie wtrącanie się może wydłużyć cały proces i uczynić go droższym.

Budowanie strony internetowej odbywa się na serwerze testowym, który w możliwie dużym stopniu przypomina prawdziwy serwer, na którym będzie umieszczona strona. W tym czasie nie należy wprowadzać żadnych zmian do uprzednich uzgodnień związanych z ostatecznym wyglądem strony.

Do tego czasu należy już mieć gotowe odpowiedzi na stawiane wcześniej pytania – jaki będzie hosting strony oraz czy użyjecie CMS-u. Te odpowiedzi mają wpływ na to, jak strona będzie rozwijana i wdrażana.

Ponieważ zbliża się czas uruchomienia strony internetowej, upewnij się, że wszystkie osoby, którzy mogą mieć wpływ na decyzje dotyczące zmian, wypowiedziały się na ten temat.

Możesz własnoręcznie nadzorować testy użyteczności tak aby zaoszczędzić pieniądze, lecz warto nieco zbadać temat, ponieważ jest wiele decyzji związanych z formatem i strukturą testów do podjęcia.

Role i zadania, opisane poniżej, dzielą się na kategorie. Jeśli realizacja projektu tworzenia stron internetowych idzie według planu, niektóre zobowiązania będą trwały tylko tak długo, jak sam projekt. Właśnie te zadania najbardziej nadają się do powierzenia komuś z zewnątrz. Inne obowiązki są stałe. Dlatego te zazwyczaj przypisuje się personelowi stałemu. Być może część z opisanych zadań i umiejętności jest obecnie bez znaczenia lub zupełnie poza możliwościami organizacji. Które role należą do której z kategorii, zależy przede wszystkim od konkretnej sytuacji. Dla niedużych i średnich organizacji, role zazwyczaj dzielą się w następujący sposób:

W przeważającej części, poniższe zobowiązania zaczynają się i kończą wraz z projektowaniem (lub przeprojektowywaniem) stron internetowych, o ile oczywiście organizacja nie wymaga intensywnej, ciągle zmieniającej się obecności w sieci.

Jeśli została wynajęta firma projektująca strony internetowe, to jej pracownicy będą zajmować się większością z tych zadań

• Projektant/ka stron internetowych (Web designer): Projektant/ka stron internetowych często podejmuje się części lub wszystkich ról opisanych poniżej, lecz w węższym sensie, projektant/ka koncentruje się na kreatywnych i estetycznych aspektach, takich jak layout strony, zestawy kolorów, budowanie tożsamości marki, wybór czcionki i nawigacja treści. Zazwyczaj ma pewne umiejętności kodowania (np. HTML, CSS, PHP), lecz bardziej skomplikowane programowanie zostawia programistom.
   
• Grafik lub graficzka: W kontekście strony internetowej, grafik lub graficzka może tworzyć następujące elementy: logo, zdjęcia, ilustracje, kolorystykę, czcionki, przyciski, elementy menu oraz wszelkie inne wizualne elementy projektu. Grafik/graficzka może również łączyć rolę web designera.
   
• Programista/ka (Web developer): Programista/ka bierze plany oraz układy graficzne od projektanta stron i tworzy faktycznie stronę lub aplikację internetową. Zazwyczaj dobrze zna się na oprogramowaniu serwerów, bazach danych, systemach zarządzania treścią (CMS) oraz innych aplikacjach internetowych. Ma również doświadczenie z standardowymi językami skryptu (jak PHP czy Javascript), językiem arkuszy stylów (jak CSS) oraz językami znaczników (jak HTML o XML).
   
• Architekt/ka treści: W przypadku dużych, skomplikowanych stron, architekt/ka treści współpracuje z odbiorcami końcowymi oraz osobami tworzącymi treści, aby rozwinąć spójną, przyjazną dla użytkownika hierarchię treści, strukturę nawigacji oraz systematykę informacji.
   
• Inne role: Większe firmy zajmujące się projektowaniem stron mogą mieć również pracowników, którzy zajmują się optymalizacją dla wyszukiwarek internetowych (SEO), testami użyteczności, analizą sieci i innymi dziedzinami.

Role wymienione na tej liście, zazwyczaj nie są realizowane przez osoby z zewnętrznej firmy projektowej. W większości przypadków zadania te rozdzielane są wewnątrz organizacji. Nie zaczynają się one i nie kończą wraz z projektem tworzenia strony internetowej.

• Koordynator/ka projektu: Nawet stosunkowo niewielki projekt strony internetowej ma sporo zmiennych elementów. Najlepiej komuś obowiązek pilnowania terminów, rezultatów i wydatków. Niezależnie od tego jak bardzo chcesz mieć zlecić wykonanie części zadań na zewnątrz, ktoś musi przecież zajmować się ich wyborem oraz ewaluacją ich pracy.
   
• Wsparcie techniczne i IT: jeśli zamierzasz utrzymywać stronę na swoim serwerze, ktoś musi zająć się kupnem, konfiguracją i utrzymywaniem serwera, jak również stałym robieniem kopii zapasowych (backupów), kwestiami bezpieczeństwa strony, oraz monitorowaniem jej widoczności.

Jeśli nie masz wśród personelu nikogo z kompetencjami IT, bądź też osoby te są zbyt obłożone pracą, możesz opłacić firmę zajmującą się hostingiem stron internetowych, która będzie wykonywała przynajmniej część tych zadań. Za opłatą mogą zająć się monitoringiem, robieniem kopii zapasowych, bezpieczeństwem strony internetowej, aktualizacją oraz poprawkami. Jednak w takiej sytuacji nadal potrzebny jest ktoś, kto będzie oceniał jakość wykonywania opłacanych usług. Ponadto firma hostingowa, nie wykona wstępnej instalacji i konfiguracji twojej strony. Może pomóc w rozwiązywaniu niektórych ogólnych problemów, lecz na pewno nie będzie wkraczać na teren związany z twoim oprogramowaniem i decyzjami dotyczącymi konfiguracji. Niezależnie od tego, gdzie, w sensie fizycznym, znajduje się wasz serwer, warto również rozważyć, w miarę jak strona się rozrasta, zatrudnienie programisty czy programistki na pełen lub część etatu.

• Eksperci merytoryczni: Ktoś w organizacji powinien dostarczać pomysłów i treści artykułów. Takie osoby wywodzą się zazwyczaj z różnych części organizacji. Można również skorzystać z wiedzy wolontariuszy i wolontariuszek oraz organizacji partnerskich. Zresztą, o ile wśród osób pracujących dla organizacji jest ktoś z kompetencjami redaktorskimi, osoby piszące teksty nie muszą być wybitnymi autorami i autorkami.
   
• Osoby zarządzające treścią oraz piszące i redagujące treści: osoby zajmujące się treściami na stronie zazwyczaj dzielą swój czas pracy między pisanie nowych tekstów, oraz redagowanie tekstów i newsów napisanych przez inne osoby w organizacji, bądź też zewnętrzne ekspertki i ekspertów.
   
• Osoby zajmujące się marketingiem i PR-em: przebudowanie strony internetowej może być naprawdę dużym wydarzeniem, które przyciągnie sporo uwagi do organizacji, szczególnie jeśli strona oferuje usługi i informacje, które wcześniej nie były dostępne. Jeśli w organizacji jest grupa osób zajmujących się marketingiem i komunikacją zewnętrzną, powinna ona koniecznie brać udział w rozmowach dotyczących strony, jak najczęściej i od wczesnego etapu jej tworzenia.

Ponadto, jak już wspomniano wcześniej, koniecznie należy informować osoby dotychczas związane z waszymi działaniami na temat zmian, które mogą wpłynąć na interakcje z organizacją.

• Analityk/analityczka sieci: Jeśli strona, jest głównym elementem waszej strategii docierania do ludzi, na pewno będziecie chcieli zebrać informacje o tym, kto odwiedza waszą stronę, co odwiedza na stronie, jak długo na niej przebywa itd. Analityk/-czka zajmuje się analizą danych pochodzących z ruchu na stronie (ilość odwiedzin, długość odwiedzin, sposób poruszania się po stronie użytkowników i użytkowniczek).