Publicystyka - ngo.pl

Wzór
Sprawozdanie finansowe organizacji pozarządowej jest sporządzane zgodnie z załącznikiem numer 6 do ustawy o rachunkowości.

Podpisy
Możliwe są dwa sposoby podpisania sprawozdania finansowego organizacji pozarządowej: 

• sposób pierwszy - sprawozdanie finansowe podpisuje osoba sporządzająca (czyli osoba, której powierzono prowadzenie ksiąg rachunkowych – księgowa/księgowy) oraz wszyscy członkowie zarządu. 
• sposób drugi - sprawozdanie finansowe podpisuje osoba sporządzająca (czyli osoba, której powierzono prowadzenie ksiąg rachunkowych – księgowa/księgowy) oraz jedna osoba z zarządu. Pozostałe osoby wchodzące w skład zarządu składają oświadczenia, że sprawozdanie finansowe spełnia wymagania przewidziane w ustawie.

Od strony technicznej, wykorzystanie każdego ze sposobów podpisywania sprawozdania opisaliśmy w INSTRUKCJI koncentrującej się na sporządzaniu i podpisywaniu sprawozdania - zobacz: Jak przygotować i podpisać sprawozdanie finansowe NGO w 2024 r. [instrukcja].

W większości organizacji pozarządowych rokiem obrotowym jest rok kalendarzowy. Dla nich terminy sporządzania, podpisywania, zatwierdzania i wysyłania sprawozdań w 2024 roku są następujące:

Sprawozdanie finansowe musi zostać zatwierdzone. Ostateczny termin zatwierdzenia sprawozdania dla organizacji, których rok obrotowy jest taki jak kalendarzowy, mija 30 czerwca. Kto zatwierdza sprawozdanie? To zależy od zapisów statutu. W przypadku stowarzyszenia, klubu sportowego, ochotniczej straży pożarnej – najczęściej walne zebranie członków. W przypadku fundacji – rada fundacji albo zarząd. 

zobacz: Kto zatwierdza sprawozdanie finansowe

Organ zatwierdzający przygotowuje uchwałę o zatwierdzeniu. Jest ona podpisywana przez osoby z organu zatwierdzającego (np. przewodniczącego i protokolanta zebrania). Uchwała może być wersji papierowej - wtedy są to podpisy osobiste na papierze, bądź w wersji elektronicznej - wtedy podpis elektroniczny. 

Podpisaną uchwałę o zatwierdzeniu sprawozdania warto zapisać w folderze, gdzie jest przechowywane elektronicznie zrobione i podpisane sprawozdanie finansowe (taki folder w komputerze rekomendowaliśmy stworzyć w instrukcji o podpisywaniu sprawozdania). Jeśli uchwała jest w wersji papierowej trzeba ją najpierw zeskanować albo zrobić zdjęcie i dopiero zapisać.

Elektronicznie zrobione i podpisane sprawozdanie finansowe oraz, jeśli były robione, dodatkowe oświadczenia o prawidłowości sprawozdania (zob. instrukcja podpisywania), trzeba przekazać (przesłać) do szefa Krajowej Administracji Skarbowej (KAS).

Termin na przesłanie sprawozdania to 15 dni od daty zatwierdzenia. To oznacza, że jeśli sprawozdanie zostanie zatwierdzone np. 20 czerwca to termin na wysłanie (15 dni) liczy się od tego dnia i mija on 5 lipca. 

Kto ma to zrobić i jak?

Za przekazanie sprawozdania finansowego do szefa KAS odpowiedzialny jest zarząd. Warto umówić się wcześniej w gronie zarządu kto to zrobi.

Jeśli wybraliśmy pierwszy sposób podpisywania (podpisy wszystkich członków zarządu) to najlepiej by był to członek zarządu, który ostatni podpisywał sprawozdanie finansowe i ma ostateczny plik ze wszystkimi podpisami.

Jeśli wybraliśmy drugi sposób podpisywania (jeden członek zarządu) to oczywiście przesyła to członek zarządu, którego wybraliśmy do podpisywania sprawozdania w naszym imieniu. Przypominamy, że w takim przypadku do sprawozdania załącza się również oświadczania członków zarządu o prawidłowości sporządzonego sprawozdania. 

Jak wysyłać sprawozdanie? 

Wejdź na stronę https://e-sprawozdania.mf.gov.pl/ap/#/step2-start.

Kliknij na przycisk „wyślij sprawozdanie”.

Otworzy Ci się formularz. Wypełnij go zgodnie z informacjami poniżej. W pierwszym pytaniu zaznacz odpowiedź „nie” i kliknij „dalej”.

W drugim pytaniu 2. Czy składane sprawozdanie finansowe to sprawozdanie podatnika podatku dochodowego od osób prawnych niewpisanego do rejestru przedsiębiorców KRS?  zaznacz „tak” i kliknij dalej.

Uwaga! W KRS są dwa rejestry, twoja fundacja jest wpisana do KRS - WYŁĄCZNIE do rejestru stowarzyszeń i fundacji i NIE JEST wpisana do rejestru przedsiębiorców czyli nie prowadzi działalności gospodarczej.

Zostaniesz przekierowany/a na stronę wysłania sprawozdania. Kliknij „załaduj plik”. 

Otworzy się okienko wyboru plików. Z przygotowanego wcześniej folderu wybierz plik sprawozdania zawierający podpisy osoby sporządzającej sprawozdanie i wszystkich członków zarządu. Zaznacz go i kliknij „otwórz”. Plik zostanie załadowany. Zobaczysz też od razu informację o złożonych podpisach. Następnie kliknij „dalej”.

Przenosi Cię do kolejnego ekranu, na którym są dane organizacji, jaka składa sprawozdanie (nazwa, numer NIP, numer KRS/numer ewidencyjny), a także informacja za jaki okres jest składane sprawozdanie, kiedy zostało zrobione oraz kto je podpisał. Podaje się również mail kontaktowy – trzeba go potwierdzić i kliknąć „dodaj”.

Następnie zjedź niżej i dodaj osoby, które są zobowiązane do podpisania sprawozdania (osoby odpowiedzialne za prowadzenie ksiąg czyli sporządzający sprawozdanie oraz wszystkie osoby z zarządu). Wpisujesz imię i nazwisko, zaznaczasz odpowiedzi na pytania, czy osoba podpisała się pod sprawozdaniem czy też nie. A jeśli nie, to czy złożyła pisemne uzasadnienie odmowy podpisania sprawozdania czy też nie po czym klikasz „dodaj”.

Jeśli wybraliście pierwszy sposób podpisywania czyli pod sprawozdaniem podpisały się wszystkie osoby z zarządu, to na pytanie „Czy osoba odpowiedzialna za prowadzenie ksiąg podpisała sprawozdanie finansowe?” zaznaczasz „TAK”. 

Jeśli wybraliście drugi sposób podpisywania – podpisuje się tylko jedna wybrana osoba z zarządu, a reszta osób z zarządu składa oświadczenia o “prawidłowości”, to na pytanie: „Czy osoba odpowiedzialna za prowadzenie ksiąg podpisała sprawozdanie finansowe?” zaznaczasz „TAK”. 

Również na pytanie: "Czy osoba zobowiązana do podpisania sprawozdania finansowego złożyła pisemne uzasadnienie odmowy podpisu?" zaznaczasz „NIE”. Dlatego, że osoba z zarządu nie odmówiła podpisania sprawozdania. Złożyła tylko oświadczenie o “prawidłowości” wiedząc, że wystarczy, by tylko jedna osoba z zarządu podpisała się bezpośrednio pod sprawozdaniem.

Następnie przejdź do dodania dodatkowych dokumentów. Łączny rozmiar plików nie powinien przekraczać 100 MB.

Kliknij w okno „wybierz plik”, z plików wybierz uchwałę zatwierdzającą sprawozdanie finansowe (podjętą zgodnie z zasadami obowiązującymi w danej organizacji). Z rozwijalnej listy wybierz informację, jaki dokument dołączasz: „uchwała zatwierdzająca sprawozdanie”, po czym kliknij „dodaj”.

Na koniec wpisz datę zatwierdzenia sprawozdania finansowego czyli datę, która widnieje też na uchwale.

Jeśli wybraliście drugi sposób podpisywania – sprawozdanie podpisuje tylko jedna wybrana osoba z zarządu – to dodaj również oświadczenia pozostałych osób z zarządu o prawidłowości sporządzonego sprawozdania. Z rozwijalnej listy wybierz „oświadczenie – sprawozdanie finansowe spełnia wymagania ustawy o rachunkowości”. 

Sprawozdanie dodane, oświadczenia (jeśli były sporządzane) o prawidłowości sporządzenia sprawozdania dodane, uchwała o zatwierdzeniu sprawozdania (jeśli ją dołączacie) dodana, zatem możesz kliknąć zielony przycisk „wyślij”.

Po przesłaniu możesz pobrać UPO czyli Urzędowe Potwierdzenie Odbioru.

Pamiętaj, nawet jeśli nie pobierzesz UPO od razu, zawsze możesz to zrobić przez aplikację e-Sprawozdania finansowe wprowadzając nadany identyfikator dokumentu (możesz go skopiować, informacja o numerze przesyłana jest także mailem).