Publicystyka - ngo.pl

Zacznij od podstaw. Prowadź regularny monitoring wydatków i przychodów – notuj każdą płatność, wprowadzaj dane na bieżąco do arkuszy i wykonuj przelewy zgodnie z harmonogramem. To nie musi być czasochłonne – wręcz przeciwnie, pozwala uniknąć spiętrzenia pracy i stresu pod koniec miesiąca.

Raz w miesiącu zrób „mały przegląd finansowy”:

• sprawdź saldo kont bankowych,
• rozlicz zaliczki, wykonaj ewentualne zwroty
• przekaż dokumenty księgowej,
• zaktualizuj plik budżetowy i stany projektów.

Zanotuj, ile czasu Ci to zajęło – i sprawdź, co najbardziej wydłuża ten proces. Czy to ręczne opisywanie faktur? A może szukanie brakujących dokumentów? Zidentyfikuj „wąskie gardła” i zacznij je usprawniać – krok po kroku.

Raz na kwartał zatrzymaj się i przeanalizuj szerszy obraz:

• Czy wydatki i przychody są zgodne z planem?
• Jak wygląda realizacja wkładów własnych?
• Czy nie zbliżacie się do ryzyk finansowych?

To dobry moment, by przygotować estymacje finansowe na kolejne miesiące i skorygować założenia budżetowe. Pamiętaj – prognozowanie to nie wróżenie z fusów, ale zarządzanie rzeczywistością.

Nie potrzebujesz zaawansowanego oprogramowania, by mieć porządek. Pamiętaj jednak, że dobrze dobrana technologia na pewnym etapie rozwoju organizacji jest niezbędna.

Czasem dobrze opisany arkusz Excel, wspólny folder i kilka checklist działają lepiej niż skomplikowane systemy. Najważniejsze, by narzędzia były dopasowane do realnych kompetencji zespołu oraz aby nie tylko wykupić licencje, ale zadbać o realne wdrożenie ich użycia w codzienne działania zespołu i organizacji.

Dużą częścią zarządzania finansami organizacji jest kwestia rozliczania projektów i środków pochodzących z grantów, dlatego poświęcamy im specjalny fragment tego artykułu.

Jeśli realizujesz więcej niż trzy projekty rocznie – warto potraktować rozliczenia jako proces, który powinien być zautomatyzowany, jasny i przewidywalny. Sprawdź nasze sprawdzone rozwiązania:

• Wprowadź procedurę grantową. Powinna ona obejmować działania od uzgodnienia budżetu przed podpisaniem umowy po archiwizację dokumentów. Ustal jasny podział zadań, standardy współpracy z księgowością i harmonogram przeglądów postępu projektu (finansowego i merytorycznego).
• Planowanie z wyprzedzeniem. Zaplanuj działania i wydatki już na starcie. Jeśli to możliwe, rób większe zakupy wcześniej, zostawiając bufor na końcówkę projektu.
• Zamówienia zbiorcze. Jeśli działania są prowadzone równolegle w kilku projektach dużym usprawnieniem (organizacyjnym i kosztowym) będzie wprowadzenie systemu zbiorczego zamawiania zakupów.
• Ucz się z przeszłości. Analizuj rozliczenia z poprzednich projektów. Co działało? Co było źródłem chaosu? Dzięki podsumowywaniu kolejnych okresów będziecie mieli gotowe plany na kolejny czas.
• Elastyczność zamiast panicznych zakupów. Negocjuj z grantodawcą zmiany w budżecie, zamiast robić wydatki „na siłę”. Pamiętaj, żeby mieć dobrą pozycję negocjacyjną, potrzebujesz dobrze znać zasady rozliczeń, działać z wyprzedzeniem oraz mieć dobre uzasadnienia merytoryczne. Wszystko to będzie możliwe, jeśli działać będziesz według planu, z okresowymi podsumowaniami.
• Przygotuj się do zamknięcia projektu. Ustal jasne zasady archiwizacji dokumentów po jego zakończeniu. Gdzie trafią? Kto za to odpowiada? Jak zapewnić dostępność w razie kontroli?

Porządek w finansach to nie przywilej – to warunek rozwoju. Dobra organizacja codziennej pracy finansowej to mniej stresu, mniej błędów i więcej czasu na realizację działań, które naprawdę mają znaczenie.

Na stronie projektu Dobre Praktyki w Zarządzaniu Finansami NGO znajdziesz zestaw sprawdzonych narzędzi – checklist, instrukcji, arkuszy i porad. To nie teoria, ale materiały stworzone przez praktyków – dla praktyków.

🔗 finansengo.org.pl

Tekst powstał w ramach projektu „3 sektor Mierzy Wysoko”. Projekt sfinansowano ze środków Narodowego Instytutu Wolności w ramach Rządowego Programu Funduszu Inicjatyw Obywatelskich NOWEFIO na lata 2021-2030. Komitet do spraw Pożytku Publicznego.