Publicystyka - ngo.pl

Jednak nie da się zlecić projektu i tylko na tej podstawie otrzymać gotowego i satysfakcjonującego produktu. Musisz znaleźć czas, aby spotykać się i omawiać z wykonawcą, jak wyglądają kolejne etapy prac, dyskutować o rozwiązaniach, dostosowywać swoje wyobrażenia do możliwości. Jest to współpraca, w trakcie której obie strony uczą się od siebie.

Przedyskutuj w swoim zespole/swojej organizacji, co ma znaleźć się w waszym narzędziu. To długi proces spotkań i dyskusji. Ale im więcej ustalicie na początku, tym będzie łatwiej później. Następnie stwórz projekt. Najlepiej zacznij od tego, na czym się znasz. My chcieliśmy stworzyć narzędzie do monitoringu, więc zaczęłam od zbudowania tabeli do analizy danych (zbioru pytań z podpowiedziami dla osób, które mają wprowadzać dane). Przygotowanie trwało około miesiąca. Ta wersja była poddana analizie i krytyce. Następnie wspólnie zastanowiliśmy się nad tym, co jeszcze powinno znaleźć się w takim narzędziu.

Fragment tabeli do analizy danych przygotowanej przed zbudowaniem narzędzia do monitoringu funduszu korkowego

Znajdź programistę/programistkę. Najlepiej, aby były to osoby, które już wcześniej pracowały lub chcą pracować w III sektorze. Budowanie i wdrażanie narzędzia to długi i intensywny proces (u nas trwało to około trzech, czterech miesięcy). Osoba/osoby, z którymi będziesz współpracować, muszą zaakceptować specyfikę pracy w III sektorze. Nasze doświadczenia pokazują, że najlepiej, kiedy ze strony organizacji są przynajmniej dwie osoby, które są odpowiedzialne za te działania. Umożliwia to bieżące dyskutowanie, a także ułatwia przetrwanie różnych kryzysów.

Gdzie szukać programisty/programistki? Najlepiej pytać znajomych, inne organizacje o polecenie kogoś. Można wybrać się na spotkania związane z nowymi technologiami czy danymi. Sprawdź, czy w najbliższym czasie będą odbywać się hackathony, barcampy czy konferencje poświęcone nowym technologiom. Być może są organizowane specjalne spotkania dla organizacji pozarządowych i programistów/programistek, na przykład NetWtorki (www.netwtorek.pl). My naszego pierwszego programistę spotkaliśmy właśnie na takim spotkaniu. Zaiskrzyło, no i jest efekt.

Na jakim etapie włączyć programistę/programistkę? Najlepiej zacząć współpracę na etapie, kiedy wiesz już, co powinno się znaleźć w narzędziu i przechodzisz do planowania szczegółów. W przypadku budowania narzędzia do monitoringu, programistów można włączyć wtedy, kiedy wiemy już, jakie elementy znajdą się w narzędziu np. część poradnikowa, przewodnik do prowadzenia monitoringu czy formularze do analizy uzyskanych informacji. Najlepiej porozmawiać przed stworzeniem szczegółowych pytań do formularza czy instrukcji do przewodnika o tym, jak chcemy, żeby każdy z tych elementów dokładnie wyglądał i działał, i dowiedzieć się, czy nasza wizja jest w ogóle informatycznie możliwa do zrealizowania. Spotkanie na tym etapie pozwoli lepiej zaplanować tworzenie (i merytoryczne i informatyczne) narzędzia oraz uniknąć zbędnej pracy (na przykład ja zbudowałam formularze do analizy danych w formie tabeli, po czym okazało się, że nie jest możliwe wykonanie takiej tabeli, w związku z tym musiałam zmienić koncepcję głównej części narzędzia).

Przed spotkaniem z programistą/tką spisz dokładnie, co chcesz, aby powstało. Wykorzystaj wszystkie informacje z planowania: kto i w jaki sposób korzysta z narzędzia, w jaki sposób będą pozyskiwane dane, co dzieje się z informacjami później, inne (patrz punkty 1- 9 z poprzedniego tekstu: Tworzymy narzędzie internetowe dla organizacji). Wszystko wynotuj możliwie najdokładniej.

Przygotuj krótką prezentację projektu. Przedstaw ideę całego przedsięwzięcia, opowiedz o organizacji i jeżeli nie masz doświadczenia w tworzeniu narzędzi internetowych, powiedz o tym. Warto też ustalić, w jaki sposób będziecie pracować, czy cena, na którą umawiacie się, zawiera również opiekę w trakcie korzystania narzędzia, co wchodzi w zakres opieki.

Zastanówcie się, czy niektórych czynności wykonywanych ręcznie, a przeważnie też czasochłonnych, nie można zastąpić pracą narzędzia bądź ułatwić czy uprzyjemnić użytkownikom, wprowadzając określone rozwiązania (w przypadku pracy z dokumentami mogłoby to być na przykład narzędzie do cięcia plików pdf). Porozmawiaj o tym z informatykiem/czką, być może on/ona zna przydatne aplikacje.

Serwer. Sprawdź, czy masz miejsce na serwerze/w sieci, gdzie możesz umieścić nowe narzędzie (a przede wszystkim dane, które będziesz zbierać i/lub przechowywać za jego pomocą). Zastanów się, jakiej pojemności będziesz potrzebować na nowe dane. Tu czeka cię wybór hostingu. Zapytaj firmę/osobę, z którą współpracujesz, co poleca. Moim zdaniem, przy wyborze hostingu liczy się cena, bezpieczeństwo danych i szybkość pracy narzędzia.

• Czy będzie to narzędzie otwarte czy zamknięte (dostępne po zalogowaniu). Nasze narzędzia mają dwie części. Zamkniętą – dla zalogowanych użytkowników (zalogowanym może zostać tylko osoba, która przeszła etap rekrutacji i bierze udział w organizowanym przez nas monitoringu). Część otwarta to strona www, na której opublikowane są wyniki analizy danych zebranych w części zamkniętej, informacje dotyczące tematu, któremu poświęcone jest narzędzie, faq, wskazówki, nagrania z wykładów i warsztatów. (www.korkowe.samiswoje.pl, www.sport.samiswoje.pl).
   
• Co ma być w narzędziu? Formularze do odpowiedzi zamkniętych, czyli przyjmujących formę tak/nie, menu rozwijane na odpowiedzi jedno- i wielokrotnego wyboru), otwarte pole do wpisywania odpowiedzi przez samych użytkowników (określ, jak długa ma być odpowiedź – to informacja przydatna dla osób budujących mechanizm. Pamiętaj, aby poinformować o tym osoby, które będą wprowadzać dane).

Fragment formularza do wpisywania zebranych informacji. Zrzut z ekranu. Narzędzie do Obywatelskiego Monitoringu Sportu

• Dodatkowe funkcjonalności, które nie są niezbędne do zrealizowania działania, ale mogą uprzyjemnić pracę, umożliwić wzajemny kontakt osób uczestniczących np. możliwość wpisywania notatek, wydarzeń do kalendarza, korzystanie z forum.

Rysunek. Dodawanie wydarzeń do kalendarza. Kalendarz. Zrzut z ekranu

• Kto będzie wprowadzał dane, ile tych osób będzie, jakie będą mieć uprawnienia (czy mogą tylko wprowadzać dane czy też je modyfikować i publikować oraz podglądać swoje odpowiedzi nawzajem jeszcze przed ich opublikowaniem).

Przygotuj instrukcję dla osób, które mają korzystać z narzędzia i wprowadzać dane. Najlepiej umieścić w narzędziu dwa rodzaje instrukcji – jedną ogólną, w formie przewodnika mówiącego, jak korzystać z całego narzędzia i drugą, podzieloną na wskazówki dotyczące szukania odpowiedzi na każde pytanie zawarte w formularzu do prowadzenia monitoringu. Wskazówki warto przygotowywać równolegle z tworzeniem narzędzia. Wpisz tam, w jakiej formie chcesz uzyskać odpowiedź. Dodaj podpowiedzi np. gdzie można szukać źródeł informacji. Możesz wpisywać fragmenty ustaw, które regulują zagadnienie, o którym piszesz.

Sprawdź. Monitoring krok po kroku, przewodnik dla osób, które chcą prowadzić monitoring

Sprawdź. Zestaw zagadnień do analizy danych

Fragment wprowadzenia dla osób, które rozpoczynają korzystanie z narzędzia do monitoringu. Zrzut z ekranu. Narzędzie do monitoringu funduszu korkowego.

Sprawdź, czy działa. To, co stworzysz/cie, warto przedyskutować w większym gronie. Należy sprawdzić, czy narzędzie stanowi spójną i logiczną całość, czy spełnia swój cel, czy wszystkie pytania i odpowiedzi są niezbędne. Dobrze jest też wcielić się w rolę użytkownika narzędzia i przetestować, czy wszystkie funkcjonalności działają, a zaplanowane ułatwienia pracy rzeczywiście spełniają swoją rolę. W zależności od tego, jakie elementy będzie zawierało wasze narzędzie, można sprawdzić, czy odpowiedzi na każde z pytań się zapisują, ile to trwa, jak wygląda wygenerowany raport, czy użytkownicy widzą wzajemnie wprowadzane przez siebie dane. Warto też podzielić narzędzie na mniejsze części, które będą tworzyć działy. Ułatwi to pracę osobom prowadzącym monitoring, które będą mogły ułożyć zgromadzoną wiedzę w mniejsze całości, ale też będą widziały wyraźniej postępy swojej pracy, kończąc uzupełniać kolejne działy. I nie martw się, jeśli w trakcie korzystania z narzędzia użytkownicy będą zgłaszać wątpliwości co do jego zawartości merytorycznej – to oni są tu ostatecznymi ekspertami, sprawdzającymi na własnej skórze, jak to wszystko działa. Słuchaj ich uwag, ale nie bezkrytycznie – długo przygotowywałeś/łaś formularze z pytaniami i wskazówkami po zdobyciu potrzebnej wiedzy. Zawsze zakładaj, że po skończonym działaniu przyjdzie czas na ewaluację (czytaj o tym dalej) i wykorzystanie uwag użytkowników.

Wprowadzanie danych. Jeżeli dane do narzędzia mają wprowadzać konkretne osoby (w przypadku naszych narzędzi są to mieszkańcy różnych miejscowości w Polsce, którzy są przez nas zrekrutowani do prowadzenia monitoringu), to zaplanuj dla nich szkolenie z korzystania z narzędzia. Na takim szkoleniu warto, aby każda osoba zobaczyła, w jaki sposób logować się do narzędzia, jakie są podstawowe funkcje (na przykład wprowadzanie danych, generowanie wniosków, generowanie raportów, zapisywanie zdjęć, plików), funkcje ułatwiające prace (na przykład kalendarz, notatnik, powiadamianie o wydarzeniu), poznała wymagania (na przykład, w jaki sposób opisywać wgrywane pliki, w jaki sposób udzielać odpowiedzi, czy są jakieś zalecane formaty plików czy też można wgrywać dowolny format). Zostaw też dużo czasu na pytania. Na pewno wszystkich zainteresuje, co się stanie w przypadku, kiedy w trakcie wprowadzania danych wyłączy się internet bądź komputer, czy narzędzie automatycznie zapisuje wyniki pracy (podobnie jak w edytorze), w jaki sposób odzyskuje się hasło, czy wyniki pracy są automatycznie wyświetlanie na stronie do prezentacji danych dostępnej dla wszystkich, czy można edytować już raz zapisaną w narzędziu odpowiedź. Najlepiej, gdyby takie spotkanie poprowadzili wspólnie osoba, która tworzyła narzędzie merytorycznie oraz programista/programistka. Ważne jest też, że osoby, które będą pracować z narzędziem poznają jego twórców i będą wiedziały, do kogo zwrócić się w przypadku problemów.

Opieka informatyka/informatyczki. Ustalcie, w jaki sposób ma się odbywać wzajemny kontakt (mail, telefon, za pomocą narzędzia), czy każda osoba korzystająca z narzędzia w razie problemów technicznych zgłasza się bezpośrednio do informatyka/informatyczki czy do opiekuna merytorycznego, jaki jest orientacyjny czas rozwiązywania problemów i naprawiania usterek.

Ewaluacja. Zaplanuj ewaluację narzędzia. Najlepiej po całym cyklu wykorzystania narzędzia. W naszym przypadku było to po przeprowadzeniu monitoringu, czyli po zebraniu i przeanalizowaniu danych. Sprawdź, czy osoby korzystały z narzędzia, czy uważają, że jest przydatne, co im ułatwiało pracę, a co uważają, że warto poprawić. Pomyśl też o zadaniu szczegółowych pytań. Taką szczegółową ewaluację najlepiej jest robić w mniejszym gronie tak, aby była możliwość dyskusji, a nie tylko odpowiadanie na pytania. My ewaluację pierwszego narzędzia przeprowadziliśmy dwuetapowo. Pierwszą część ewaluacji przeprowadziliśmy na spotkaniu podsumowującym monitoring. Wzięli w niej udział wszyscy uczestnicy monitoringu oraz osoby, które współpracowały z nimi (również programista). Ewaluacja polegała na przeprowadzeniu ćwiczenia, w którym uczestnicy monitoringu oceniali zarówno zawartość merytoryczną, jak i przydatność i łatwość z korzystania online. Druga część ewaluacji to praca w gronie 4-osobowym: osoba, która tworzyła merytorycznie narzędzie oraz trójka osób korzystających narzędzia (zostały wybrane te osoby, które realizowały zadania w terminie, wykazały się największym zaangażowaniem w trakcie realizacji działania, a także wyraziły chęć udziału w ewaluacji). Proces przebiegał również online. Głównie zajmowaliśmy się merytoryczną częścią zadania. Ewaluacja trwała około trzech miesięcy.

• Pytaj, bo nie ma głupich pytań. Przy okazji tworzenia narzędzia obie strony (merytoryczna i informatyczna) uczą się od siebie.
• Sporządzaj notatki ze spotkań. Do umowy z programistą/programistką dołącz szczegółową specyfikację narzędzia. Wspólnie z wykonawcą określcie, ile kosztuje i jak długo trwa każdy etap.
• Uwzględnij czas na spotkania, szkolenie dla zespołu oraz osób wprowadzających dane do narzędzia.
• Przygotuj się też na to, że jakieś rozwiązania mogą nie działać i uwzględnij to, planując czas realizacji działania.

---

[1] Mowa o części dostępnej tylko dla zalogowanych użytkowników/użytkowniczek