Jak poprawić współpracę organizacji pozarządowych z administracją publiczną?
Działania organizacji pozarządowych są ściśle skorelowane z działaniami administracji. To od organów państwowych zależy dofinansowanie, funkcjonowanie i status prawny trzeciego sektora. Taki układ powiązań postrzega się często jako nierówny, w którym kontrola nad organizacjami daje administracji wyższą pozycję. Tymczasem całemu sektorowi powinno zależeć na tym, by organizacje były postrzegane jako równy partner we współpracy z administracją.
Jak to osiągnąć? Nad tym zagadnieniem pochylili się przedstawiciele NGO, podczas II Zjazdu w ramach projektu Drogowskaz dla NGO. Profesjonalizacja Trzeciego Sektora poprzez wypracowanie i upowszechnienie zasad zarządzania finansowego, organizowanego m.in. przez Fundusz PAFPIO. Przedstawiciele ośmiu organizacji wypracowywali standardy mające na celu optymalizację zarządzania finansami i współpracy z administracją.
Jednym z ważniejszych wniosków dotyczących współpracy był postulat rozciągnięcia jej na wieloetapowy proces, zapoczątkowany jeszcze przed rozpoczęciem wdrażania zadania publicznego. Po stronie trzeciego sektora leży obowiązek wychodzenia z inicjatywą, dbania i lobbowania o interesy NGO oraz budowania wizerunku partnera dbającego o dobre relacje. Przedstawiciele organizacji powinni angażować się w kształtowanie polityk publicznych i jako eksperci w danej dziedzinie, dzielić się swoim know-how z urzędnikami. Dobrą praktyką ze strony jednostek administracji byłoby natomiast dopuszczanie NGO do konsultacji ofert, np. założeń konkursu przed jego ogłoszeniem oraz realna możliwość konsultacji merytorycznej już podczas przygotowywania wniosku.
Kluczowym elementem jest oczywiście dbałość o najwyższą jakość wykonywanego działania publicznego i to dbałość kompleksowa. Poczynając od trafnie dobranej oferty – spójnej z misją organizacji, poprzez merytorycznie opracowany wniosek, uwzględniający realne efekty projektu, po skuteczne jego wdrażanie. Uczestnicy zjazdu wspólnie ustalili, że przy realizacji projektu przydatne są dobrze opracowane procedury, przede wszystkim płynny przepływ dokumentów, monitoring i tworzenie bieżącej dokumentacji, a także wprowadzenie podziału odpowiedzialności w zespole i wyznaczenie osób decyzyjnych. Pozytywną, choć ciągle rzadko stosowaną praktyką jest włączenie darczyńców w rozwiązywanie sytuacji kryzysowych.
Powszechnym standardem wpływającym na współpracę z administracją powinna być też rzetelna i transparentna sprawozdawczość. Sprawozdania finansowe organizacji muszą być spójne ze sprawozdaniem merytorycznym, zgodne z ustaloną formułą i tworzone w terminie. Dobrze jest wypracować nawyk podwójnego sprawdzania faktur, wydruków i dokumentów. Trzeba też zawsze sprawdzić, czy na pewno odpowiednie osoby podpisały się pod dokumentami (zgodnie z KRS).
Wypracowane standardy powstały podczas dyskusji uczestników, w oparciu o własne doświadczenie i przypadki z życia organizacji. A doświadczenia bywają i dobre i złe.
- Nasze kontakty z administracją publiczną bywają różne, dużo zależy od tego, jakie nastawienie mają pracownicy instytucji. Czy traktują organizacje jako oddolny głos społeczeństwa, który warto wesprzeć, czy jako swoich konkurentów? Ciągle jeszcze można napotkać duży poziom nieufności ze strony urzędników. Głównie wynika on z niezrozumienia organizacji – urzędy tkwią często w przekonaniu, że ngo nie powinny żądać dużych kwot i że nie mają odpowiednich kompetencji, że się nie znają. A tu kluczowym elementem jest zaufanie i chęć współpracy, nie tylko jednostronna kontrola – mówi uczestniczka zjazdu, Barbara Kaczmarczyk-Wichary, wiceprezes zarządu Stowarzyszenia Pomocy Dzieciom i Młodzieży „Dom Aniołów Stróżów”. – Nasze stowarzyszenie czasami zaprasza pracowników Urzędu Marszałkowskiego, z którym współpracujemy, na organizowane przez nas wydarzenia i dzięki temu, oni wiedzą, co my robimy, łatwiej nam się dogadać i zrozumieć przy kontroli – dodaje.
Kolejnym etapem projektu będzie zaprezentowanie standardów oraz poddanie ich konsultacjom całemu sektorowi i przedstawicielom administracji publicznej. Natomiast uczestnicy zjazdu od razu przystąpili do wdrażania nowych zasad w swoich organizacjach, co świadczy o tym, że wypracowane normy odpowiadały one na realne potrzeby zarządzających z trzeciego sektora. - Mi standardy pomagają w rozwiązywaniu problemów i zrozumieniu danej sytuacji mojego stowarzyszenia. Mogę dzięki nim ustosunkować się do tej sytuacji, spojrzeć z odpowiednim dystansem i zobaczyć, co sama powinnam zmienić, a co nie leży po mojej stronie i jest np. niedociągnięciem administracji. Pomagają też w pracy wewnątrz stowarzyszenia, bo uczą, że nie wszystko zarząd musi robić sam. Wiem teraz, za co odpowiadam osobiście, a jakie obowiązki mogę zlecić innym pracownikom. To duże ułatwienie i usprawnienie w organizacji, która bardzo się rozwinęła i potroiła budżet, którym zarządza – mówi Barbara Kaczmarczyk-Wichary.
Według Ustawy o działalności pożytku publicznego i o wolontariacie w (art. 5 ust. 1) administracja ma obowiązek współpracy z organizacjami pozarządowymi. Moje doświadczenie współpracy zarówno z trzecim sektorem, jak i administracją pokazuje, że ta współpraca pozostawia jeszcze wiele do życzenia. Dlatego współorganizujemy projekt „Drogowskaz dla NGO” i pracujemy nad standardami, które pomogą organizacjom w sprawnym i przejrzystym zarządzaniu. W Funduszu PAFPIO jesteśmy przekonani, że dzięki wypracowanym standardom jakość współpracy poprawi się, a same NGO staną się dla administracji publicznej partnerem, który jest aktywny, skuteczny i chętnie dzieli się swoją cenną wiedzą.
Źródło: Fundusz PAFPIO
