Publicystyka - ngo.pl

• Zanim przystąpimy do wyboru narzędzia, musimy dokładnie wiedzieć, co chcemy przy jego pomocy osiągnąć! Do tego potrzebna nam będzie misja organizacji, cele projektu lub kampanii, dla której narzędzia wybieramy – oraz strategia technologiczna.

• Wybór narzędzi nie przyniesie korzyści organizacji, jeżeli nie będzie poparty konkretną wiedzą i doświadczeniem – raz podjęte decyzje powinny być monitorowane, ewaluowane i odnoszone do innych doświadczeń organizacji. Aby to przeprowadzić, potrzebujemy długoterminowej koordynacji i ewaluacji działań technologicznych w organizacji – najlepiej poprzez wyznaczenie osoby lub grupy osób za to odpowiedzialnej, bądź też sięgnięcie po odpowiednią wiedzę z zewnątrz.

Jeżeli po raz pierwszy strategicznie wybieramy narzędzia dla naszej organizacji, a do tej pory nie realizowaliśmy dwóch wyżej wymienionych reguł – nic straconego, kiedyś trzeba zacząć, ale pamiętajmy o podstawach. Przyjęcie strategii i rozpoczęcie koordynacji działań technologicznych zagwarantuje nam, że będziemy uważniej przyglądać się konsekwencjom naszej decyzji. Jeżeli wybór okaże się nie do końca trafny, będziemy mieć szansę to zauważyć, ocenić mocne i słabe strony używanego narzędzia i podjąć kolejną decyzję już bardziej świadomie.

Jeżeli w Twojej głowie na samym początku procesu ewaluacji tkwi nazwa konkretnego narzędzia („Zainstalujmy sobie Joomlę!”) – popełniasz pierwszy błąd. Oderwij się od konkretnych narzędzi, zastanów się nad potrzebami – jaki efekt chcesz osiągnąć? Jakie działanie swojej organizacji chcesz usprawnić? Jaki problem rozwiązać? Zdefiniuj dobrze cele (organizacyjne, nie techniczne!), które przyświecają wdrożeniu nowego narzędzia w Twojej organizacji. To bardzo często nieduża praca – jej efektem są dwa, trzy zdania opisujące najważniejsze motywy stojące za wyborem nowego narzędzia. Pamiętaj, że cele – jak zawsze – powinny być SMART: proste, mierzalne, osiągalne, istotne oraz określone w czasie. Tak, to nic innego, jak kryteria, które znasz z planowania strategicznego. Przykładowo: „Chcemy w ciągu najbliższych trzech miesięcy skrócić proces przygotowania pojedynczego szkolenia z 30 godzin pracy do 10 godzin pracy”.

Wiemy, co chcemy osiągnąć? Wspaniale, pierwszy krok mamy za sobą. Dopiero teraz możemy zacząć szukać narzędzi. Zacznijmy najpierw od „rozszerzenia” listy dostępnych opcji: poszukajmy w Internecie różnych narzędzi, porozmawiajmy z zaprzyjaźnionymi dostawcami technologii lub innymi organizacjami, które zaspakajały podobne potrzeby. Stwórzmy sobie listę oglądając dostępne i gotowe narzędzia – dzięki temu dowiadujemy się też, co jest możliwe do zrobienia i jakie funkcje będą dla nas przydatne.

W trakcie tych poszukiwań warto wynotować sobie zaobserwowane pomysły, które pozwolą nam ten cel osiągnąć, przykładowo: „1. Będziemy zachęcać naszych beneficjentów do zapisów online poprzez formularz, a nie przesyłania wypełnionych dokumentów tekstowych, co zaoszczędzi nam czas na przepisywaniu ich do arkuszy kalkulacyjnych; 2. Będziemy korzystać z korespondencji seryjnej do przygotowywania certyfikatów szkoleniowych” –  i tak dalej.

Na koniec tego etapu powinniśmy mieć listę narzędzi, które „wydają nam się” pasujące do naszych potrzeb. Jeżeli lista jest wyjątkowo krótka (bo potrzeby są wyjątkowe), warto dopisać do niej pozycję: „stworzenie nowego narzędzia”, ale to już materiał na zupełnie oddzielny artykuł.

Być może już na tym etapie, z pomocą doświadczonej osoby lub na podstawie własnych doświadczeń, niektóre z nich możemy wyeliminować bez dalszego badania. Czasem zdarza się, że już teraz wiemy prawie wszystko, przykładowo: używamy w naszej organizacji WordPressa (co mamy oczywiście zapisane w naszej strategii technologicznej, czyż nie?), niedroga wtyczka do niego znajdująca się na liście jest używana przez wiele organizacji i realizuje wystarczającą większość funkcji, które chcielibyśmy/chciałybyśmy widzieć u nas. Decyzja prawie podjęta! Jeżeli jednak nie mamy oczywistych (strategicznych!) kryteriów wyboru i lista nadal pozostaje długa, powinniśmy przejść do kolejnego etapu.

Zacznij od zastanowienia się, jak narzędzie, które rozważasz, będzie „pasować” do Twojej organizacji, z jej specyfiką, zasobami, kulturą pracy. Czy w Waszym zespole często zdarza się Wam pracować z domu? Jeżeli tak, być może narzędzie działające on-line (z którego można korzystać przy pomocy przeglądarki, bez instalowania) będzie niezbędne, tak aby część osób mogła pracować przy nim zdalnie, poza biurem. Czy w organizacji mamy stałe, wewnętrzne wsparcie informatyczne? Jeżeli nie, być może rozsądną opcją będzie wybór narzędzia działającego „w chmurze”? A być może pracujemy na danych wrażliwych (na przykład posiadamy informacje o sytuacji rodzinnej lub finansowej naszych beneficjentów/beneficjentek)? Wówczas musimy wziąć pod uwagę bezpieczeństwo przechowywania i przesyłania tych informacji oraz dbałość o prywatność osób, z którymi pracujemy.

Ile narzędzi, tyle rozmaitych kryteriów, które można zastosować do oceny ich przydatności. Istnieją oczywiście metodyki i gotowe zestawy kryteriów ewaluacyjnych, ale moim zdaniem najlepsze jest indywidualne podejście przy każdej większej „decyzji narzędziowej”. Określmy, jakie kryteria są dla nas najważniejsze (wobec naszych potrzeb, naszej strategii, naszych doświadczeń) i oceńmy narzędzia wedle tak przemyślanego zestawu. Na koniec wybieramy narzędzie, które najlepiej spełnia wybrane przez nas kryteria.

Tak jak wspomniałem wcześniej – kryteriów jest bardzo wiele. Niektóre z nich będą ważniejsze, inne mniej istotne, niektóre – w warunkach konkretnej organizacji – będzie można w ogóle pominąć. Warto tworzyć też własne, zapisywać je w strategii, ale jeżeli brakuje Wam pomysłów, oto krótka lista przykładowych:

• Jak narzędzie pasuje do innych używanych przez nas? Czy według naszej strategii preferujemy narzędzia oparte na konkretnej platformie (na przykład, dla narzędzi online: Wordpress, Joomla, Drupal). Czy nowe narzędzie będzie mogło współpracować, wymieniać dane z istniejącymi systemami?

• Jaką narzędzie ma opinię jeżeli chodzi o jego stabilność? Czy doświadczenia użytkowników wskazują na jego niezawodność, czy też przeciwnie?

• Kto jest dostawcą? Od kogo otrzymamy wsparcie w zakresie wdrożenia i późniejszego utrzymania? Jaka jest jego renoma, stabilność finansowa (nie chcemy w końcu, aby dostawca zniknął po pół roku korzystania przez nas z narzędzia), komunikacja z klientami (ach, te historie o niemożności dogadania się z informatykami)?

• Czy narzędzie jest otwarte? Czy dane w nim przetwarzane można łatwo wydostać i przenieść do innego narzędzia? Czy nie uzależnimy się od jednego dostawcy (tzw. vendor lock-in) z powodu braku możliwości migracji danych? Czy kod źródłowy narzędzia jest dostępny?

• Jaka jest używalność, łatwość obsługi narzędzia? Czy wymaga dużego wkładu pracy w zapoznanie się z nim, a jeżeli tak, to czy późniejsze korzyści rekompensują ten wkład?

• Jaka jest dostępność narzędzia? Czy osoby z niepełnosprawnością będą mogły z niego korzystać i/lub je obsługiwać?

• Jaki jest przeciętny koszt wdrożenia? Jaki jest późniejszy koszt utrzymania? (pamiętajmy – większość kosztów ponoszonych w trakcie cyklu życia większych i niestandardowych narzędzi informatycznych pojawia się już po jego wdrożeniu, w trakcie jego użytkowania!)

• Jaki jest model dostarczania aktualizacji, czyli nowych wersji? Jaki jest ich koszt? Jaką otrzymujemy gwarancję na poprawne funkcjonowanie narzędzia?

• Jak wygląda bezpieczeństwo narzędzia? Czy łatwo jest uzyskać do niego dostęp, czy łatwo jest dostać się do przechowywanych w nim danych?

• Jaka jest dostępność szkoleń dotyczących tego narzędzia?

• Czy narzędzie może być wykorzystywane na urządzeniach mobilnych?

• Jakie referencje posiada narzędzie? Czy inne organizacje, podobne do nas, już z niego korzystają? Czy są z tego zadowolone?

Nie lubię używać gotowych metodyk do ewaluacji narzędzi. Każda organizacja jest inna, ma nieco inne uwarunkowania i przykładanie tej samej miary do każdej z nich często sprawia więcej trudności niż przynosi korzyści. Mimo to – jako dodatek do powyższego poradnika – serdecznie polecam Wam poszukać w Internecie narzędzi służących do ewaluacji systemów informatycznych: zwierają wiele informacji, które mogą przydać się Wam do budowania Waszych własnych, wewnątrzorganizacyjnych list kryteriów. I nie zapomnijcie o strategii technologicznej – jasno opisana wiedza o tym, dokąd idziemy w tej niełatwej i szybko zmieniającej się dziedzinie, jaką jest informatyka i telekomunikacja naprawdę pomaga poruszać się w jej meandrach.