Publicystyka - ngo.pl

W trakcie wielu lat pracy z organizacjami pozarządowymi wielokrotnie spotykałem się z pytaniami o opinię na temat konkretnych narzędzi informatycznych i ich przydatność w działalności konkretnej organizacji.

Zazwyczaj, zamiast od razu udzielić odpowiedzi, zadawałem kilka pytań: a co konkretnie chcecie osiągnąć? Jaka jest grupa docelowa, do której skierowane są wasze działania? Jakich narzędzi już używacie w tej chwili? W większości przypadków na tym rozmowa się kończyła – przecież to było tylko niewinne pytanie o jedno konkretne narzędzie, a nagle pojawia się potrzeba odpowiedzi na tyle trudnych pytań.

Kiedy szkolę lub doradzam organizacjom, aby wyjaśnić podejście do wyboru narzędzi informatycznych dla organizacji, zdarza mi się używać prostej metafory związanej z wieszaniem obrazka na ścianie. Najpierw zastanawiamy się, gdzie obrazek powinien wisieć i jak będzie pasował do otoczenia, potem dopiero sięgamy po narzędzia. Często wystarczy prosty młotek i gwoździk – i po robocie. Ale co, jeżeli obrazek ma piękną i solidną – ale ciężką ramę? Wtedy prawdopodobnie sięgniemy po wiertarkę – ale już jej typ może zależeć od tego, czy wieszamy obrazek na ścianie ze zbrojonego betonu, czy też z cegieł. No i czy z wiertarką udarową poradzimy sobie samodzielnie czy może lepiej poprosić o pomoc osobę, która już z takiego narzędzia korzystała?

Spróbujmy spojrzeć na temat nieco bardziej ogólnie: wieszając obrazek, nie zastanawiając się nad tym szczególnie budujemy pewien plan, niemalże strategię, czyż nie? Najpierw myślimy, co chcemy osiągnąć (gdzie powiesić obrazek?), potem oceniamy rodzaj narzędzi, jaki będzie nam potrzebny (młotek? Wiertarka? Zwykła czy udarowa?), aż wreszcie oceniamy własne umiejętności i doświadczenie niezbędne do skorzystania z narzędzia. Dopiero wtedy przystępujemy do właściwej pracy, a na sam koniec cieszymy się pięknym urozmaiceniem ściany w biurze lub mieszkaniu.

Jaka szkoda, że w pracy większości organizacji nie stosujemy tego samego procesu! Niestety, bez szerszego spojrzenia na organizację, jej uwarunkowania wewnętrzne i zewnętrzne nie da się dokonać dobrego wyboru narzędzi. Jeżeli jej jeszcze nie posiadacie, zacznijcie od strategii organizacji, a następnie – bazując na niej – zbudujcie strategię/plan technologiczny. Po szczegóły w tym zakresie odsyłam do artykułu „Strategia technologiczna w Twojej organizacji”. Gwarantuję, że myślenie strategiczne w przypadku technologii bardzo popłaca!

Kiedy wiemy już, jaki jest nasz plan (gdzie powiesić obrazek?), czas sprawdzić, czy mamy odpowiednią wiedzę, żeby go zrealizować (jak powiesić obrazek?). Zazwyczaj niestety nie wystarcza jednorazowo zdobyć wiedzę o konkretnym narzędziu. Technologie informatyczne to dziedzina, w której trendy zmieniają się stosunkowo szybko, a doświadczenia nabywane w toku przedsięwzięć angażujących technologię szybko się dezaktualizują.

Warto mieć wewnątrz organizacji osobę lub osoby, które będą gromadzić niezbędną wiedzę i stanowić swego rodzaju centrum aktywności technologicznej organizacji. W firmach komercyjnych jest to często osoba na poziomie zarządu lub wyższego szczebla zarządzania (tzw. CTO – Chief Technology Officer, Dyrektor/-ka ds. technologii) – w większości małych i średnich organizacji zazwyczaj wystarczy po prostu osoba, która będzie zainteresowana gromadzeniem wiedzy na temat technologii, szczególnie tych związanych z działalnością organizacji pozarządowych (która – piszę to na podstawie własnej praktyki – jednak różni się nieco od powszechnej wiedzy informatycznej).

Technologia w organizacji, a także realizowanie wspomnianej wcześniej strategii technologicznej to nic innego jak długoterminowy projekt, podobny do każdego innego realizowanego w organizacji. Jak każdy projekt, także ten wymaga stanowiska koordynatora/ki – i taką rolę powinna mieć osoba wspomniana wcześniej. Odpowiedzialnością takiej osoby jest zdobywać wiedzę, dzielić się nią, ale także posiadać dostateczną orientację na temat procesów związanych z technologią zachodzących w organizacji. Dzięki temu łatwiej będzie jej proponować usprawnienia, akumulować doświadczenia i chronić organizację przed popełnianiem tych samych błędów w projektach informatycznych (co jest niestety dosyć powszechne wśród małych i średnich organizacji). Do zadań takiej osoby należeć powinno również wsparcie w realizacji wspomnianej wcześniej strategii technologicznej – łatwo jest w toku codziennej pracy zapomnieć o podjętych decyzjach i odejść od przyjętego planu.

Zdaję sobie sprawę, że w przeciętnej organizacji trudno jest wygospodarować środki na stworzenie specjalnego stanowiska dla osoby odpowiedzialnej za technologię. Moja odpowiedź na taką wątpliwość jest zawsze podobna: nie trzeba mieć wykształcenia informatycznego, żeby myśleć strategicznie o narzędziach informatycznych! Wystarczy chęć sięgania po wiedzę, której w Internecie jest bardzo dużo oraz chęć rozmowy ze specjalistami – wokół nas jest wiele osób, które chętnie podzielą się swoimi doświadczeniami i wiedzą. Coraz więcej jest też wydarzeń, gdzie można zdobyć praktyczną wiedzę na ten temat. Systematyczność w gromadzeniu wiedzy, konsekwencja i ciekawość technologii – to cechy, które wystarczą, aby spektakularnie usprawnić efektywność technologiczną organizacji.

Już prawie jesteśmy gotowi do ewaluacji konkretnego narzędzia! Wiemy, co chcemy osiągnąć, gromadzimy wiedzę na temat zagadnień technologicznych w organizacji, koordynujemy wzajemnie różne działania technologiczne w organizacji. Mamy solidne podstawy, które pozwolą nam spojrzeć całościowo na wybór konkretnego narzędzia – o czym w kolejnej części.

O autorze:

Michał Mach: Przedsiębiorca, trener, konsultant, projektant oprogramowania, jak również regularny uczestnik wielu projektów technologicznych związanych z działalnością społeczną w okresie ostatnich 18 lat. Współzałożyciel projektu CiviCRM, członek założyciel Stowarzyszenia 61, Stowarzyszenia Bank Drugiej Ręki, Stowarzyszenia Hackerspace Warszawski, przewodniczący Rady Fundacji ePaństwo. Pasjonat otwartości, transparentności, powszechności dostępu do wiedzy i pragmatycznego korzystania z Internetu i technologii informatycznych w przedsięwzięciach społecznych.

Artykuł powstał w ramach projektu „Profesjonalne NGO” realizowanego przez Fundację TechSoup dzięki wsparciu Funduszu Inicjatyw Obywatelskich.