Stowarzyszenie WIOSNA to organizacja non-profit, powstała w 2001 roku w Krakowie. Misją Stowarzyszenia jest propagowanie solidarności z potrzebującymi oraz pośredniczenie w organizowaniu pomocy i współtworzenie społeczeństwa obywatelskiego. Akcje opierają się na mechanizmie pośredniczenia – Stowarzyszenie tworzy struktury i narzędzia, dzięki którym darczyńcy oraz wolontariusze mogą dzielić się z potrzebującymi. Do tej pory ze Stowarzyszeniem współpracowało łącznie 80 tys. wolontariuszy.
Wśród wielu ogólnopolskich oraz międzynarodowych projektów realizowanych przez Stowarzyszenie wymienić można SZLACHETNĄ PACZKĘ – ogólnopolską akcję pomocy rodzinom znajdującym się w trudnej sytuacji materialnej oraz AKADEMIĘ PRZYSZŁOŚCI – ogólnopolski program, oparty na unikalnej metodologii Systemu Motywatorów Zmiany, skupiony na dzieciach i wierze w ich potencjał.
Wyzwania dla enova365
Stowarzyszenie WIOSNA, wraz z dynamicznym rozwojem i rosnącym zasięgiem swoich akcji i projektów, musiało zmierzyć się z wyzwaniem wdrożenia systemu ERP wspierającego procesy zachodzące w organizacji. Rosła konieczność coraz lepszego zarządzania organizacją i jej finansami, a co za tym idzie monitorowania wydatków i przychodów, poziomu środków i skali budżetu oraz bieżących informacji o realizacji wydatków oraz wpływów od darczyńców. Należało wyeliminować również decyzje czysto intuicyjne i oprzeć je o dogłębne analizy oraz plany.
„Od systemu ERP oczekiwaliśmy otwartości na rozwijanie zakresu wykorzystywanych przez nas funkcji oraz długofalowej współpracy z producentem systemu jako partnerem biznesowym. Możliwość integrowania kolejnych funkcjonalności oprogramowania bez konieczności jego całkowitej wymiany oraz elastyczność rozwiązania była dla nas kluczową cechą przemawiającą za systemem enova365” – mówi Wojciech Kmiecik, Wiceprezes Zarządu Stowarzyszenia WIOSNA.
Wraz ze wzrostem zatrudnienia w zespole WIOSNY pojawiło się coraz więcej papierowych wniosków i obieg dokumentów stał się znacznie bardziej skomplikowanym procesem. Urosła potrzeba, aby procesy związane z obszarem HR, zarządzaniem zasobami ludzkimi oraz obiegiem dokumentacji wewnątrz organizacji usystematyzować oraz przenieść do zintegrowanego systemu odpowiadającego na potrzebę integrowania wiedzy na temat wielu obszarów działalności organizacji.
Wdrożone rozwiązania (moduły) enova365:
Księgowość Stowarzyszenia WIOSNA w enova365
„Głównymi korzyściami płynącymi z wdrożenia systemu enova365 w obszarze księgowości jest dla nas oszczędność czasu. Dzięki efektywności systemu, praca działu księgowego mogła zostać przekierowana w kierunku analizowania danych oraz tworzenia raportów pomocnych w podejmowaniu decyzji strategicznych” – komentuje Anna Witkowska, Główna Księgowa Stowarzyszenia WIOSNA.
System enova365 wspiera pracę w dziale księgowym Stowarzyszenia automatyzując w znacznym stopniu obszar rozliczeń oraz kontrolę budżetu, już od momentu wprowadzania dokumentów
do systemu. Oprogramowanie enova365 stało się bazą danych, w której gromadzone są wszystkie informacje biznesowe. Raportowanie na bieżąco wydatków w sposób precyzyjny i transparentny, w szczególności w powiązaniu ze źródłem przychodów jest kluczowym elementem sprawozdawczości stowarzyszenia, realizowanej w oparciu o funkcjonalność systemu enova365. Szczegółowe informacje o realizacji wydatków i wpływów z podziałem na projekty, na planowane budżety czy realizacje budżetów są realizowane w systemie enova365 przez elastyczny, a jednocześnie prosty w obsłudze mechanizm zestawień finansowych, a także dwukierunkowy (import/eksport) danych do MS Excel, będący ulubioną funkcjonalnością analityków.
Baza informacji gromadzona w systemie pozwala na analizy w bardzo różnych wymiarach, służąc zarówno sprawozdawczości wewnętrznej, pozwalając na lepszą obsługę beneficjentów, darczyńców czy wolontariuszy, oraz sprawozdawczości zewnętrznej, czy to wobec ministerstwa, urzędu skarbowego, innych urzędów i instytucji oraz grantodawców. Dzięki możliwości analizy danych z wielu perspektyw, system jest wykorzystywany na dużo większą skalę, niż tylko przygotowanie obowiązkowego dla stowarzyszenia sprawozdania finansowego i merytorycznego.
HR i samoobsługa pracownicza Stowarzyszenia WIOSNA w enova365
Dzięki zintegrowanemu narzędziu jakim jest enova365 wszyscy pracownicy mają na bieżąco dostęp do danych, co znacznie przyspiesza ich pracę – nie tracą oni czasu na pozyskiwanie informacji, które są cały czas dostępne w systemie i przedstawione bardzo przejrzyście.
enova365 Workflow zbiera informację z wielu obszarów działalności stowarzyszenia i pomaga w organizacji przepływu pracy między wieloma osobami. Dzięki zdefiniowaniu odpowiednich procesów kadrowych i procedury obiegu dokumentów w organizacji, system enova365 wspiera elektroniczny przepływ informacji i wniosków m.in. o nieobecności, co znacznie ogranicza formalności. Wszyscy pracownicy organizacji zostali zintegrowani w systemie, a dzięki funkcjonalności samoobsługi pracowniczej wykorzystywanej przez Pulpity enova365 oraz odzwierciedleniu procedur kadrowych stowarzyszenia w elastycznym systemie, obieg informacji i dokumentów został ułatwiony. Pracownicy nie muszą przychodzić do działu HR po informacje na temat swoich limitów urlopowych czy składać papierowych wniosków o urlop – każdy pracownik ma na bieżąco dostęp do informacji m.in. o limitach nieobecności, a wnioski składa w systemie przez Pulpit Pracownika.
Dzięki dostępowi do swoich pulpitów, pracownicy samodzielnie zgłaszają nieobecności za pośrednictwem platformy enova365 Pulpit pracownika, następnie wnioski te automatycznie przekazywane są Kierownikom, którzy w swoich pulpitach je akceptują. Zatwierdzony wniosek trafia do działu kadr i po akceptacji automatycznie zapisywany jest w enova365. Pracownik na swoim pulpicie od razu widzi zaktualizowane dane o swoich limitach nieobecności.
Kierownicy, dzięki dostępowi do danych kadrowych podległego zespołu w enova365 Pulpit Kierownika kontrolują czas pracy swoich pracowników, sprawnie organizują pracę swoich zespołów i wiedzą ilu pracowników mają do dyspozycji przy planowaniu grafiku pracy.
Źródło: inf. nadesłana
