Publicystyka - ngo.pl

Szanowny Pan

Piotr Popa

Kierujący Stanowiskiem do spraw

Komunikacji Społecznej i Mediów

Ministerstwo Rozwoju Regionalnego

ul. Wspólna 2/4,

00-926 Warszawa

Szanowny Panie,

Ponieważ jednak w przywołanym piśmie zarzuca nam się podawanie „błędnych informacji”, nie możemy ograniczyć się do podziękowań, musimy odnieść się do stawianych zarzutów. A skoro Pana tekst ma zostać opublikowany, także nasze wyjaśnienia przedstawiamy publicznie.

Pragniemy podkreślić, że naszym zamiarem było zwrócenie uwagi na problem rozbudowania ponad granice absurdu procedur biurokratycznych związanych z dokumentowaniem i rozliczaniem wydatków w Programie Partnerstwa Transgranicznego, ilustrujących narastającą tendencję zwiększania wymagań dotyczących dokumentacji projektów realizowanych ze środków Unii Europejskiej i Norweskiego Mechanizmu Finansowego. Naszym celem w żadnym razie nie było szukanie ani wskazywanie winnych. Nie skupialiśmy się nad tym, kto jest twórcą poszczególnych zaleceń. Tak zresztą zwykle bywa, że genialne wynalazki mają wielu autorów. Interesował nas za to los beneficjenta, zmuszonego do tworzenia dziesiątek tysięcy stron dokumentacji.

W związku z tym pozwalamy sobie sprostować, a raczej potwierdzić, te rzekomo błędnie podane informacje, odnosząc je do dokumentów programowych obowiązujących w momencie, gdy pisaliśmy artykuł – tj. wzoru umowy o dofinansowanie (cytowany dalej jako „Umowa”), „Instrukcji w sprawie dokumentowania wydatków ponoszonych w trakcie realizacji projektów w kontekście stosowania Ustawy Prawo Zamówień Publicznych” (cytowana dalej jako „Instrukcja PZP”) obowiązującej od 1.05.2009 r., a także „Wytycznych w zakresie kwalifikowalności wydatków oraz ich dokumentacji w ramach Programu Partnerstwa Transgranicznego dla beneficjentów naboru II i III” – wrzesień 2009 (cytowane dalej jako „Wytyczne 2009”). Przypominamy ponadto, iż jak podaliśmy w artykule Osobogodzina na metr kwadratowy, wszystkie opisane przez nas budzące zdumienie procedury zostały przedstawione uczestnikom szkolenia dla organizacji, które otrzymały dofinansowanie na realizację projektów w ramach Programu Partnerstwa Transgranicznego, finansowanego ze środków Norweskiego Mechanizmu Finansowego. Operatorem odpowiedzialnym za realizację Programu jest Stowarzyszenie Wschodnioeuropejskie Centrum Demokratyczne, które również było organizatorem wspomnianego szkolenia.

Odpowiadając na nasz artykuł, odniósł się Pan do kwestii zamówień poniżej 14000 EUR, twierdząc, iż wytyczne MRR mówią jedynie o konieczności „przedstawienia dokumentów potwierdzających stosowanie zasady przejrzystości, równego traktowania oraz niedyskryminacji potencjalnych wykonawców zamówień, poświadczających zapewnienie racjonalności i gospodarności w wydatkowaniu środków publicznych, np. notatki z rozeznania rynkowego (…) Nie mówią natomiast o konieczności dołączenia oświadczenia o bezstronności osoby dokonującej rozeznania czy też oświadczenia, iż w ramach zakupionych posiłków nie podawano uczestnikom alkoholu. Nie wymaga się również przeprowadzenia badania rynku w stosunku do osób zatrudnianych przy realizacji projektu”.

Pozwoliliśmy sobie skonfrontować te słowa z odpowiednimi dokumentami:

1. Beneficjenci powinni przed zawarciem umowy dokonać rozeznania rynku polegającego w szczególności na dokonaniu rozpytania telefonicznego, faksowego, mailowego, porównania cenników, etc. Celem udokumentowania przeprowadzenia takiego rozeznania Beneficjent powinien sporządzić notatkę, protokół z takiego rozeznania z zaznaczeniem w notatce: a) imienia i nazwiska osoby, osób dokonujących rozeznania; b) terminu dokonania rozeznania; c) przedmiotu umowy; d) podmiotów do których kierowano rozeznanie; e) sposobu dokonania rozeznania; f) wybranego wykonawcy; g) uzasadnienia dokonanego wyboru; h) datę sporządzenia notatki; i) podpis osoby sporządzającej notatkę. Załącznikami do protokołu – w zależności od wybranego sposobu rozeznania - są maile, faksy wykonawców, notatki z przeprowadzonych rozmów telefonicznych, cenniki, etc. Ponadto załącznikami są oświadczenia sporządzane według wzoru stanowiącego załącznik nr 3 do niniejszej Instrukcji [Załącznik nr 3 – Oświadczenie o niepodleganiu wyłączeniu (czyli o bezstronności) według wzoru operatora – przyp. WG i KSK]. Porównywane muszą być co najmniej 4 oferty. „Instrukcja PZP” pkt III.2, s. 3-4.

Wraz ze składaniem sprawozdania Beneficjenci zobowiązani są do dołączania kopii potwierdzonych za zgodność z oryginałem protokołów (notatek), o których mowa w poprzednich punktach wraz z załącznikami. „Instrukcja PZP” pkt III.4, s. 4.

2. Do dokumentów świadczących o zbiorczym pokryciu kosztów noclegu/wyżywienia (za grupę osób) należy dołączyć imienną listę osób korzystających z noclegu/wyżywienia wraz ze wskazaniem roli w projekcie (np. uczestnik, trener, itp.). W żadnym przypadku koszty wyżywienia nie mogą obejmować kosztów alkoholu w jakiejkolwiek postaci (każdy rachunek za wyżywienie należy opatrzyć dodatkowym opisem, że nie zawiera on kosztów alkoholu). „Wytyczne 2009”, pkt II.3.1.d s. 4.

3. Co do konieczności badania rynku w stosunku do osób zatrudnianych przy realizacji projektu (osoby zatrudniane na umowy zlecenia i umowy o dzieło), niech potwierdzeniem prawdziwości naszych słów będzie ten cytat: W każdym przypadku, za wyjątkiem zatrudnienia na podstawie umowy o pracę lub umowy wolontarystycznej, należy przeprowadzić procedurę wyboru podmiotu, zgodną z ustawa Prawo o Zamówieniach Publicznych, o której mowa w pkt 1 g) niniejszego dokumentu. „Wytyczne 2009”, pkt II.2 s. 5.

Uznał Pan również, że przedstawiliśmy błędne informacje na temat rozliczania wydatków ponoszonych przez partnerów: „Partner zagraniczny do rozliczenia przedstawia (…) dokumenty finansowe zgodne z prawem obowiązującym w jego kraju (…) W przypadku natomiast przedłożenia dokumentów księgowych sporządzonych w języku obcym, nie ma wymogu tłumaczenia ich na język polski – wystarczający jest odpowiedni opis w języku polskim.” Jak więc do tych tez mają się zapisy wspomnianych dokumentów programowych, przytaczanych poniżej?

1. Rozliczenie przyznanego dofinansowania dokonuje się wyłącznie na podstawie dowodów księgowych, które zgodnie z Ustawą o rachunkowości stanowią podstawę udowodnienia dokonania operacji gospodarczej. (…)Każdy przedstawiony dowód księgowy powinien spełniać podstawowe warunki określone w Ustawie o rachunkowości, tj. zawierać co najmniej: określenie rodzaju dowodu i jego numer identyfikacyjny, określenie stron dokonujących operacji gospodarczej, opis operacji oraz jej wartość, datę dokonania operacji (jeśli dowód został sporządzony pod inną datą, również datę sporządzenia dowodu), stwierdzenie sprawdzenia i zakwalifikowania dowodu do ujęcia w księgach rachunkowych oraz podpis osoby odpowiedzialnej. „Wytyczne 2009”, pkt V.3, s. 8. W tym kontekście dokumenty niespełniające wymogów polskiej Ustawy o rachunkowości nie mogą być rozliczone.

2. Jeśli dokumenty przedkładane do sprawozdania sporządzone zostały w języku obcym należy załączyć jego tłumaczenia na język polski. „Umowa”, art. 12, ust. 4.

Dementuje Pan także nasze twierdzenie, że niewykorzystana przez partnera zaliczka przepada. Wyjaśniamy zatem, że wprawdzie nie ma nigdzie w wytycznych zapisu o „terminie ważności” zaliczki dla partnera, jednak istniejące mechanizmy rozliczeń tym właśnie skutkują. Przy operacjach finansowych dokonanych przez partnera za ich datę przyjmuje się bowiem datę przelewu zaliczki z konta beneficjenta na konto partnera. Składane sprawozdania finansowe muszą zaś obejmować jedynie wydatki poniesione w danym okresie sprawozdawczym, bez możliwości umieszczenia wydatków przypadających na poprzedni okres sprawozdawczy, a pominiętych w poprzednim sprawozdaniu. W konsekwencji, jeżeli partner nie rozliczy całej zaliczki w bieżącym okresie rozliczeniowym, to nie ma możliwości rozliczenia tych niewydanych „na czas” środków.

W Pańskiej odpowiedzi można przeczytać również, że „wbrew informacjom przedstawionym przez autorów artykułu, w projektach realizowanych w ramach Programu mogą być rozliczane koszty przejazdu samochodami prywatnymi użyczonymi dla celów służbowych zarówno w odniesieniu do personelu projektu jak i partnerów.” W naszym artykule zwracaliśmy uwagę na brak możliwości rozliczenia tych kosztów w odniesieniu do partnerów i uczestników projektu. A wytyczne Operatora były w tym względzie jednoznaczne i bezwzględne: pozwalały jedynie w wyjątkowych sytuacjach na rozliczenie kosztów podróży prywatnym samochodem osobowym dla personelu projektu, nie dając takiej możliwości ani dla osób zatrudnionych za zasadzie umów cywilno-prawnych ani dla uczestników działań („Wytyczne 2009”, pkt. II.3.1.c-f, s.4).

Przywołaliśmy tu konkretne zapisy dokumentów, które pokazują, że w artykule Osobogodzina na metr kwadratowy nie podano błędnych informacji. Można oczywiście argumentować, że nie wszystkie zapisy powstały w Ministerstwie Rozwoju Regionalnego, że dane zalecenie wydała Władza Wdrażająca Programy Europejskie, a inne Operator. Z punktu widzenia beneficjenta – który staraliśmy się pokazać – nie ma żadnego znaczenia, w którym wierzchołku tego Trójkąta Bermudzkiego powstały krytykowane przez nas przepisy. Dokumenty, na które się powołujemy, dla beneficjenta miały charakter obowiązujący. Zgodnie z wzorem umowy o dofinansowanie (art. 2, ust.1) Umowa o dofinansowanie winna być stosowana łącznie z (…) Wytycznymi dla Wnioskodawców.

Cieszymy się, że nasz tekst wywołał publiczną debatę na temat zasad rozliczeń i dokumentacji i skłonił kompetentne organy do przeglądu i racjonalizacji procedur, o której wspomina Pan w swoim piśmie. Dzięki temu przywołane przez nas wcześniej dokumenty zostały w ostatnich tygodniach zastąpione nowymi, a opisane przez nas absurdy w dużej mierze zlikwidowane. Beneficjenci Programu nie muszą już organizować konkursów na prelegentów, sporządzać lub kopiować kilkunastu dokumentów, by udokumentować zakup pudełka spinaczy, ani dzielić przez 0. Możemy pozwolić uczestnikom konferencji na przyjazd samochodem osobowym i dać kserokopiarce nieco odpocząć.

Jesteśmy przekonani, że nasz przypadek stanowi ważną lekcję dla wszystkich organizacji pozarządowych. Że warto walczyć o zdrowy rozsądek nawet, jeśli wydaje się to walką z wiatrakami. Że i z instytucjami Państwa możliwy jest merytoryczny dialog dla znalezienia dobrych rozwiązań, gdyż, użyjmy słów poety, „I tam są ludzie – i tam mają duszę”.

Z wyrazami szacunku,

Wojciech Goleman i Klara Sołtan-Kościelecka

List, na który odpowiadają Wojciech Goleman i Klara Sołtan-Kościelecka przyszedł do redakcji w wersji papierowej. Dlatego jego skan umieszczamy w załącznikach obok tej wiadomości.