Publicystyka - ngo.pl

Dlaczego budowanie standardów zarządzania finansami jest tak istotne? NGO muszą przede wszystkim dużo wysiłku włożyć w zapewnienie płynności finansowej organizacji. Bardzo często spotykane w III sektorze uzależnienie od dotacji niesie ze sobą spore ryzyko, co widać, kiedy na przykład organizacja, której nagle nie przyznano publicznego dofinansowania, stanowiącego główną część jej budżetu rozpada się, chociaż funkcjonowała od wielu lat.

Inną ważną kwestią jest ciągle rozwijający się trend profesjonalizacji III sektora. W tym kontekście, jeśli budowanie standardów rozpoczyna się od potrzeb organizacji i wynika z jej ”środka”, jest ona wówczas w znacznie bardziej komfortowej sytuacji, bo ma pewne pole do manewru niż jeśliby miałaby się dostosowywać do zasad narzuconych z zewnątrz. Wszyscy poruszamy się w obrębie zasad narzuconych nam przez przepisy prawa, ale standard jest pojęciem znacznie bardzo pojemnym i daje możliwość uzgodnienia z misją i celami NGO.

Mateusz Suchacki wiceprezes Fundacji Edukacji i Twórczości z Białegostoku, uczestnik projektu:

• Przystępując do projektu mieliśmy świadomość, że jesteśmy organizacją, która coraz bardziej się rozrasta, prowadzi coraz więcej działań i zatrudnia coraz więcej osób. Zmieniając się, zrozumieliśmy, że standardy, według których do tej pory pracowaliśmy już nie wystarczają. Sprawdzały się, kiedy byliśmy małą organizacją, ale teraz potrzebujemy zmian, m.in. zdefiniowania sposobu funkcjonowania zespołu finansowego (podziału kompetencji i zakresu obowiązków poszczególnych osób). Jest to też dobry moment dla nas na budowanie nowych standardów, ponieważ zatrudniamy kolejne osoby – będzie im łatwiej zrozumieć, jak mają pracować, jakie mamy wobec nich oczekiwania.

Sam projekt „Drogowskaz dla NGO” przede wszystkim pomógł mi szerzej spojrzeć na moją organizację, zobaczyć, jak ważne jest łączenie wielu działań w spójną całość, podejmowanie strategicznych decyzji. Liczy się nie tylko „tu i teraz”– zrobienie pilnego sprawozdania czy wniosku o płatność – ale podejmowanie takich działań, które są ważne ze względu na cel jaki sobie wyznaczyliśmy w perspektywie roku czy kilku lat. W ciągu ostatniego roku udało nam się podsumować nasze działania, wypracowaliśmy też wiele zasad i standardów, głównie koncentrując się na współpracy zarządu z księgowością. Myślę, że przez ten rok sposób prowadzenia księgowości stał się bardziej jasny i czytelny.

Oprócz tego, że mogłem wymienić doświadczenia z członkami zarządów i księgowymi tych organizacji, które już wdrożyły w swoje działania pewne standardy, mogłem poznać też, jak moi pracownicy, którzy również wzięli udział w projekcie a którzy na co dzień nie zajmują się zarządzaniem patrzą na naszą fundacją, jakie mają też pomysły na usprawnienie jej funkcjonowania.

W trakcie projektu uczestnicy wraz z ekspertami wypracowali standardy w 5 obszarów zarządzania finansami:

• Planowanie i monitoring finansowy
• Rachunkowość zarządcza
• Sprawozdawczość finansowa
• Kontrola i audyt finansowy
• Pozyskiwanie środków finansowych

Na seminarium 23 kwietnia, które odbyło się w Białymstoku zaproszono reprezentantów III sektora z województwa (głównie z Białegostoku i okolic), którzy mogli zapoznać się z wypracowanymi standardami zarządzania finansami oraz podzielić się swoim własnym doświadczeniem w tym zakresie. Dodatkowo w spotkaniu wzięli udział przedstawiciele JST, m.in. urzędu marszałkowskiego.

Podczas warsztatów NGO, bazując na swoich własnych doświadczeniach jako najważniejsze ale też najtrudniejsze dla siebie wskazali dwa pierwsze z nich.

• Rekomendacje wypracowane w ramach „Drogowskazu dla NGO” - w przypadku planowania i monitoringu finansowego:

Tworzenie całościowego budżetu to coś więcej, niż sklejanie w jedną całość budżetów poszczególnych realizowanych przez NGO projektów. Organizacja powinna cyklicznie planować swoje finanse w perspektywie krótkookresowej (1 rok) oraz długookresowej (3-letniej). Regularnie, przynajmniej raz na kwartał powinno się monitorować swoje finanse, badając głównie przychody i koszty oraz płynność finansową (szczególnie istotne ze względu na konieczność terminowego opłacaniu wszystkich kosztów związanych z zobowiązaniami publiczno – prawnymi).

• W przypadku rachunkowości zarządczej, wypracowany standard obejmuje:

Bieżącą współpracę zarządu z księgowością, przy jednoczesnym ustaleniu czytelnego podziału kompetencji i obowiązków obu stron.

Obustronne zrozumienie, tzn. zarząd rozumie najważniejsze kwestie rachunkowe, umie posługiwać się informacjami zawartymi w księgach rachunkowych, a z drugiej strony księgowa/y rozumie specyfikę działalności organizacji pozarządowych oraz potrzeby zarządu w zakresie rachunkowości zarządczej.

Takie pytanie postawiła przed uczestnikami Joanna Krasnodębska (na co dzień dyrektorka stowarzyszenia BORIS) ekspertka prowadząca warsztaty i seminarium.

W dobie standaryzacji wszystkich możliwych obszarów działania NGO należy się spodziewać, że część z nich stanie się martwym zapisem stworzonym na użytek projektów. Nie umrą te z nich, które organizacje przyjmą i będą chciały je wdrażać. Zagrożenie jest jednak w innym miejscu – należy bardzo mocno pilnować, żeby standardy nie stały się obowiązującym wymogiem, wpisanym na przykład do programów współpracy z organizacjami pozarządowymi. Nie można w ten sposób traktować standardów, ponieważ z założenia powinny one pomagać funkcjonować organizacjom pozarządowym, nie zabijając społecznych inicjatyw. Trudno sobie na przykład wyobrazić, by mała organizacja, które realizuje niewielkie działania głównie swoimi własnymi siłami , mogła sprostać bardzo wyśrubowanemu standardowi, nakazującemu poddanie się regularnemu zewnętrznemu audytowi.