Przeglądarka Internet Explorer, której używasz, uniemożliwia skorzystanie z większości funkcji portalu ngo.pl.
Aby mieć dostęp do wszystkich funkcji portalu ngo.pl, zmień przeglądarkę na inną (np. Chrome, Firefox, Safari, Opera, Edge).
Organizacja musi mieć dokumenty potwierdzające jej tożsamość (swego rodzaju dowód osobisty), dokumenty wewnętrzne – porządkujące jej działania, dokumenty księgowe i osobowe*. Powinna także prowadzić archiwum.
Dokumenty identyfikujące
Podstawowym dokumentem potwierdzającym, że organizacja ma osobowość prawną jest wypis z KRS, czyli pisemna decyzja Krajowego Rejestru Sądowego o wpisaniu organizacji do rejestru KRS lub innego rejestru (np. starosty powiatowego lub MSWiA).
Uwaga! Aktualny wypis z KRS jest szczególnie wymagany przy staraniach o dotacje i przy zawieraniu umów. Wypis z KRS jest ważny 3 miesiące.
Dokumentami potwierdzającymi tożsamość organizacji są także:
Dokumenty wewnętrzne
Organizacja powinna mieć:
Ponadto organizacja powinna opracować w formie pisemnej:
Co to jest uchwała?
Uchwała to decyzja lub stanowisko w określonej sprawie przyjęta według określonych zasad przez określony zespół ludzi. Uchwały podejmowane są jeszcze przed rejestracją, w trakcie tworzenia organizacji – np. uchwała o powołaniu stowarzyszenia lub przyjęciu statutu. Wtedy podejmują je osoby zakładające organizację. Po zarejestrowaniu – uchwały podejmowane są przez władze organizacji i służą porządkowaniu jej działań oraz jej rozwojowi. Sposób podejmowania uchwał oraz to, kiedy uznaje się je za ważne – powinno być określony w statucie. Uchwały w formie pisemnej powinny być numerowane i – zgodnie z zapisami statutu – podpisane przez osoby do tego upoważnione.
Co to jest regulamin?
Regulamin to zbiór przepisów, określających, co powinny robić i jak postępować określone osoby lub zespoły osób działające w organizacji (np. władze – zarząd, komisja rewizyjna, rada fundacji).
Regulaminy porządkują prace, służą podejmowaniu właściwych decyzji, przejrzystości obowiązujących procedur i sprawnemu zarządzaniu organizacją.
Regulaminy zazwyczaj opracowują członkowie organu do tego uprawnionego (określać powinien to statut). Zazwyczaj przyjmowane są uchwałą. Nie ma obowiązku uchwalania regulaminów, ale warto je mieć. Przydadzą się, gdy np. powołane zostaną nowe osoby do zarządu lub organu nadzoru. Posiadanie i przestrzeganie regulaminów (jak również dokumentów określających np. zasady planowania strategicznego i inne tego typu działania) może mieć wpływ na rozwój organizacji i lepsze postrzeganie jej przez partnerów, pracowników, członków.
Co przechowywać w archiwum?
W archiwum organizacji powinny się znaleźć wszystkie dokumenty świadczące o prowadzonych przez nią działaniach, np. uchwały walnego zebrania członków, zarządów, komisji rewizyjnych lub rady fundacji; protokoły z zebrań, dokumentacja związana z realizowanymi projektami (np. umowy i rozliczenia z donatorami, darczyńcami), przyjęte regulaminy, sprawozdania i raporty roczne, inne dokumenty związane z historią i dorobkiem organizacji. Archiwizować można także ważną korespondencję organizacji, prowadząc „dziennik korespondencyjny” i kopiując dokumenty przychodzące i wychodzące (te ostatnie najczęściej archiwizowane są elektronicznie). Dokumenty najlepiej przechowywać przez „całe życie” organizacji.
Wszystkie najważniejsze dokumenty powinny być dostępne w siedzibie organizacji, czyli pod adresem, który został podany przy rejestrowaniu organizacji w KRS lub u starosty.
* dokumentom księgowym i osobowym poświęcimy osobne artykuły.
Podstawowym dokumentem potwierdzającym, że organizacja ma osobowość prawną jest wypis z KRS, czyli pisemna decyzja Krajowego Rejestru Sądowego o wpisaniu organizacji do rejestru KRS lub innego rejestru (np. starosty powiatowego lub MSWiA).
Uwaga! Aktualny wypis z KRS jest szczególnie wymagany przy staraniach o dotacje i przy zawieraniu umów. Wypis z KRS jest ważny 3 miesiące.
Dokumentami potwierdzającymi tożsamość organizacji są także:
- statut organizacji – zarejestrowany w KRS,
- REGON – pisemna decyzja Wojewódzkiego Urzędu Statystycznego o nadaniu numeru REGON,
- NIP – pisemna decyzja urzędu skarbowego o nadaniu numeru identyfikacji podatkowej.
Dokumenty wewnętrzne
Organizacja powinna mieć:
- uchwały podejmowane przez władze: walne zebranie członków, zarząd i organy kontrolne (np. komisję rewizyjną, radę fundacji),
- protokoły z zebrań: władz (wszystkich rodzajów), osób realizujących programy lub wchodzących do innych zespołów działających w organizacji.
Ponadto organizacja powinna opracować w formie pisemnej:
- regulaminy prac walnego zebrania, zarządu, organów kontroli,
- regulaminy pracy programów, biura, poszczególnych stanowisk, wynagrodzeń (łącznie z podziałem zadań i określeniem odpowiedzialności),
- plany roczne i wieloletnie wypracowane na planowaniu strategicznym, wypracowane standardy i procedury,
- sprawozdania i raporty roczne.
Co to jest uchwała?
Uchwała to decyzja lub stanowisko w określonej sprawie przyjęta według określonych zasad przez określony zespół ludzi. Uchwały podejmowane są jeszcze przed rejestracją, w trakcie tworzenia organizacji – np. uchwała o powołaniu stowarzyszenia lub przyjęciu statutu. Wtedy podejmują je osoby zakładające organizację. Po zarejestrowaniu – uchwały podejmowane są przez władze organizacji i służą porządkowaniu jej działań oraz jej rozwojowi. Sposób podejmowania uchwał oraz to, kiedy uznaje się je za ważne – powinno być określony w statucie. Uchwały w formie pisemnej powinny być numerowane i – zgodnie z zapisami statutu – podpisane przez osoby do tego upoważnione.
Co to jest regulamin?
Regulamin to zbiór przepisów, określających, co powinny robić i jak postępować określone osoby lub zespoły osób działające w organizacji (np. władze – zarząd, komisja rewizyjna, rada fundacji).
Regulaminy porządkują prace, służą podejmowaniu właściwych decyzji, przejrzystości obowiązujących procedur i sprawnemu zarządzaniu organizacją.
Regulaminy zazwyczaj opracowują członkowie organu do tego uprawnionego (określać powinien to statut). Zazwyczaj przyjmowane są uchwałą. Nie ma obowiązku uchwalania regulaminów, ale warto je mieć. Przydadzą się, gdy np. powołane zostaną nowe osoby do zarządu lub organu nadzoru. Posiadanie i przestrzeganie regulaminów (jak również dokumentów określających np. zasady planowania strategicznego i inne tego typu działania) może mieć wpływ na rozwój organizacji i lepsze postrzeganie jej przez partnerów, pracowników, członków.
Co przechowywać w archiwum?
W archiwum organizacji powinny się znaleźć wszystkie dokumenty świadczące o prowadzonych przez nią działaniach, np. uchwały walnego zebrania członków, zarządów, komisji rewizyjnych lub rady fundacji; protokoły z zebrań, dokumentacja związana z realizowanymi projektami (np. umowy i rozliczenia z donatorami, darczyńcami), przyjęte regulaminy, sprawozdania i raporty roczne, inne dokumenty związane z historią i dorobkiem organizacji. Archiwizować można także ważną korespondencję organizacji, prowadząc „dziennik korespondencyjny” i kopiując dokumenty przychodzące i wychodzące (te ostatnie najczęściej archiwizowane są elektronicznie). Dokumenty najlepiej przechowywać przez „całe życie” organizacji.
Wszystkie najważniejsze dokumenty powinny być dostępne w siedzibie organizacji, czyli pod adresem, który został podany przy rejestrowaniu organizacji w KRS lub u starosty.
* dokumentom księgowym i osobowym poświęcimy osobne artykuły.
PODSTAWA PRAWNA
|
Źródło: gazeta.ngo.pl
Teksty opublikowane na portalu prezentują wyłącznie poglądy ich Autorów i Autorek i nie należy ich utożsamiać z poglądami redakcji. Podobnie opinie, komentarze wyrażane w publikowanych artykułach nie odzwierciedlają poglądów redakcji i wydawcy, a mają charakter informacyjny.
