Publicystyka - ngo.pl

Repozytorium wiedzy to funkcjonująca w przestrzeni internetowej (lub intranetowej) baza informacji dla jakiejś grupy, np. organizacji non-profit. W tego typu bazie danych można znaleźć strategiczną dla NGO wiedzę, która została uprzednio zebrana, skodyfikowana oraz posegregowana. Po co jednak podejmować się tego wysiłku?

Dzięki repozytorium wiedzy Twoi pracownicy oraz wolontariusze zyskają dostęp do kluczowych informacji o realizowanych projektach. W odpowiednich folderach znajdą zestawienia finansowe, opisy działań NGO dla mediów, grafiki, wideo oraz inne niezbędne materiały gotowe do użycia.

Posiadanie uporządkowanej wiedzy usprawnia proces onboardingu nowych pracowników oraz wolontariuszy. Bardziej przejrzyście omówisz istniejące struktury i projekty, jeśli zbierzesz informacje o nich w jednym miejscu.

W ten sposób możesz przekazać zestaw najważniejszych dokumentów wolontariuszom, aby zapoznali się z prowadzonymi przez Ciebie działaniami.

Nowi pracownicy oraz wolontariusze przychodzą do Twojej organizacji non-profit z szeregiem kompetencji oraz umiejętności. Możliwe jednak, że pewnego dnia opuszczą Twoje NGO. Aby ich wiedza nie przepadła, warto zawczasu skodyfikować ją oraz umieścić w repozytorium.

Tworzenie repozytorium prowadzi do wykształcenia się kultury uczenia. Osoby związane z Twoimi projektami mogą dzięki temu chętniej dowiadywać się nowych rzeczy oraz dzielić pozyskaną wiedzą. To z kolei może przełożyć się na nowe pomysły oraz zwiększoną efektywność organizacji.

Uporządkowanie informacji oraz wykorzystywanie tych samych zasobów przez wszystkich pracowników przyczynia się do usprawnienia współpracy. Repozytorium wiedzy pozwala ujednolicić sposób postępowania wszystkich osób zaangażowanych w funkcjonowanie organizacji non-profit.

Ten aspekt powinien być dla Ciebie szczególnie ważny, jeżeli koordynujecie działania z różnych miejsc w kraju lub na świecie!

Opisanie wiedzy o projektach przekłada się na transparentność organizacji. Choć może wydawać Ci się, że jest to tylko wewnętrzna inicjatywa, zalicza się ona do Twoich działań z zakresu CSR. Tym samym może przyczynić się do wzmocnienia pozytywnego wizerunku NGO dla otoczenia.

Wiesz już, że warto podjąć się stworzenia repozytorium wiedzy. Ale jak się do tego zabrać? Z pomocą przyjdą Ci dwa intuicyjne w obsłudze narzędzia.

SharePoint to oprogramowanie należące do pakietu Microsoft 365, które usprawnia pracę zespołu poprzez udostępnianie plików. Dzięki technologii Microsoftu możesz utworzyć intranet, który oprócz spełniania funkcji z zakresu zarządzania zasobami ludzkimi, pomoże Ci w porządkowaniu wiedzy.

Wśród zalet SharePoint znajdują się:

• tworzenie stron internetowych dla wewnętrznych celów organizacji
• gromadzenie dokumentów oraz danych
• wyszukiwanie zaawansowane potrzebnych informacji.

Alternatywą dla SharePoint jest Notion, które przypomina wirtualny notatnik. W ramach niego możesz przechowywać kluczowe dokumenty, jak również tworzyć zapiski o projektach. Dokumenty z łatwością udostępnisz innym pracownikom, dlatego współpraca z wykorzystaniem Notion jest bardzo wygodna.

Niezależnie od tego, jakie rozwiązanie wybierzesz, zachęcamy Cię do poświęcenia czasu na stworzenie repozytorium wiedzy w Twojej organizacji non-profit. Przekonasz się, że dzięki niemu zarządzanie projektami stanie się o wiele prostsze!

Działania organizacji w latach 2022-24 dofinansowane z Funduszy Norweskich w ramach Programu Aktywni Obywatele – Fundusz Regionalny.