Organizacje pozarządowe mogą zwiększyć wydajność, oszczędzić czas i pieniądze oraz stać się przyjaźniejsze środowisku. Dzięki rozwojowi technologii życie uległo poprawie na bardzo wielu płaszczyznach. Korzystamy z wygodnych laptopów, a nie z maszyn do pisania. Łatwość edycji maili i ich skuteczność sprawiła, że odeszliśmy od komunikacji listownej. A faks? Częściej widzimy go na filmach z XX wieku niż w biurach.
Pomimo tak wielkiego postępu technologicznego, wiele instytucji wciąż polega na papierze. Cyfryzacja jednak stale postępuje – nasze dotychczasowe przyzwyczajenia wymagają zmian, którym organizacje pozarządowe mogą przewodzić.
Idea bezpapierowych biur nie jest nowa, bo pojawiła się już w latach 80. ubiegłego wieku, ale dopiero intensywny rozwój technologii w ostatnich dekadach umożliwił wprowadzenie jej w życie. W dobie intensywnej cyfryzacji odejście od papieru stało się niezwykle proste.
Na początek wystarczy zacząć od zmiany karteczek samoprzylepnych na Sticky Notes oraz odejść od tradycyjnych notatników na rzecz ich cyfrowych odpowiedników.
Następnym krokiem może być wdrożenie programów do wspólnej pracy, aplikacji do cyfrowego podpisu oraz rozwiązań chmurowych (Dysk Google czy Microsoft 365), aby ograniczyć drukowanie, ułatwić przechowywanie i usprawnić zarządzanie dokumentami.
Korzyści ze zrezygnowania z papieru jest mnóstwo. Poza redukcją generowanych odpadów, elektroniczne alternatywy umożliwiają lepszą organizację pracy i łatwiejszy dostęp do cennych informacji, poprawiają poziom cyberbezpieczeństwa oraz usprawniają procesy.
O współpracy w chmurze pisaliśmy już sporo, a teraz chcielibyśmy skupić się na podpisie elektronicznym. W ostatnim roku taka forma podpisywania dokumentów stała się bardzo popularna. Nie wymaga drukowania oraz obecności w biurze. Ważne dokumenty możemy podpisać dosłownie w parę minut. Czym więc jest podpis elektroniczny i na czym polega ta technologia?
Co warto wiedzieć o podpisie elektronicznym
Podpis elektroniczny to kombinacja danych, które tworzą możliwość identyfikacji osoby składającej taki podpis. Profil zaufany, pozwalający na załatwianie wielu spraw urzędowych z dowolnego miejsca, spopularyzował użycie tego sposobu weryfikacji. Z jej zalet możemy skorzystać także w obrębie własnej organizacji – sygnując umowy z wolontariuszami, partnerami czy wynajmującymi.
W zależności od stopnia bezpieczeństwa podpisy elektroniczne dzielą się na trzy rodzaje:
- podpis elektroniczny,
- zaawansowany podpis elektroniczny,
- kwalifikowany podpis elektroniczny; dalsza część artykułu będzie dotyczyć ostatniego z wymienionych rodzajów.
Kwalifikowany podpis elektroniczny to zaawansowany sposób identyfikacji tożsamości i autoryzacji. W świetle europejskiego prawa jest równie ważny, co podpis własnoręczny i respektowany we wszystkich krajach wspólnoty. Dawniej ten rodzaj podpisu bezwzględnie wymagał kart kryptograficznych i ich czytników, w celu weryfikacji certyfikatu kwalifikacyjnego, wystawianego przez kwalifikowany urząd cyfryzacji. Dziś taki certyfikat można wykonać już w 15 minut, całkowicie zdalnie, a jego użytkowanie nie wiąże się z zakupem dodatkowych urządzeń.
Jakie dokumenty można sygnować kwalifikowanym podpisem elektronicznym?
Możesz go wykorzystywać w kontaktach z urzędami i administracją.
- Potwierdzanie tożsamości w kontaktach z urzędami oraz w komunikacji z pracownikami jednostek administracji publicznej (ZUS, JPK, e-KRS, e-KRK, CEIDG), uwierzytelnianie, podpisywanie i składanie deklaracji oraz sprawozdań finansowych wysyłanych do organów państwowych.
Podpiszesz każdy dokument wymagający formy pisemnej, w tym umowy z wolontariuszami, umowy leasingowe, umowy najmu i wiele innych.
- Kwalifikowany podpis elektroniczny między innymi pozwoli ci na: zdalne zawieranie umów cywilno-prawnych (takich jak umowy o pracę, umowy zlecenie), rejestrację i identyfikację wykonawców biorących udział w aukcjach lub przetargach, podpisywanie akt pracowniczych dotyczących pracowników oraz zleceniobiorców, a także sygnowanie faktur elektronicznych.
Kwalifikowany certyfikat podpisu elektronicznego jest przypisany do konkretnej osoby, dlatego możesz go użyć wszędzie, gdzie jest wymagany Twój podpis.
- Dzięki temu kwalifikowanego podpisu elektronicznego możesz użyć nie tylko w pracy, ale również prywatnie.
Korzyści
Głównymi korzyściami płynącymi z użytkowania kwalifikowanego podpisu elektronicznego są wygoda oraz bezpieczeństwo. Zgodnie z przepisami, papierowych dokumentów zawierających odręczny podpis nie wolno wyrzucać do śmieci bez uprzedniego ich zniszczenia. Dokumenty w formie cyfrowej znacznie łatwiej przechowywać i usuwać, gdy przestają być potrzebne. Wspomniane bezpieczeństwo takiego podpisu ma swoje źródło w:
Integralności dokumentu – dzięki niej masz pewność, że nikt nie ingerował w treść dokumentu. W momencie podpisywania tworzona jest suma kontrolna, a dokument jest szyfrowany.
Uwierzytelnieniu nadawcy – czyli wiarygodnej identyfikacji tożsamości osoby podpisującej dokument, ponieważ procedury podpisu elektronicznego dla danej osoby nie można skopiować bez wiedzy właściciela.
Niezaprzeczalności – uniemożliwienie wyparcia się określonego działania, gdyż tylko właściciel podpisu powinien być zdolny do jego złożenia (udostępnienie podpisu innym osobom nie może być wytłumaczeniem), co daje możliwość dokonywania transakcji przez Internet w bezpieczny sposób.
Co więcej dokumenty z cyfrowym podpisem są przekazywane drogą elektroniczną, co redukuje do minimum czas trwania procedury oraz koszt jej wykonania. Cały ten proces przebiega bez drukowania dokumentów, pozwalając na zaoszczędzenie funduszy i odciążenie środowiska naturalnego.
Jak wdrożyć podpisy elektroniczne w swojej organizacji?
Ministerstwo Cyfryzacji uruchomiło w Portalu gov.pl usługę, dzięki której można składać podpisy kwalifikowane pod dokumentami wysyłanymi do urzędów i organów administracji państwowych.
Co jednak trzeba zrobić, gdy w naszej organizacji chcemy używać podpisu cyfrowego na co dzień?
Tak jak wcześniej wspomniano, można ubiegać się o otrzymanie certyfikatu kwalifikacyjnego na karcie kryptograficznej oraz zakupić do niej specjalny czytnik.
Można także zarejestrować się w Programie TechSoup Polska i uzyskać tańszy dostęp do poniższych aplikacji, umożliwiających stworzenie certyfikatu kwalifikacyjnego w kilkanaście minut. Po utworzeniu konta, nadaniu do niego dostępu wybranym członkom zespołu i finalizacji płatności, usługa zostanie aktywowana – twoja organizacja stanie postawi krok w kierunku digitalizacji dokumentów w bezpiecznym cyfrowym archiwum. Wśród narzędzi, dostępnych dla organizacji pozarządowych ze zniżką, znajdziecie Autenti (zniżka do 98%), DocuSign (zniżka 60 lub 75%) oraz Adobe (zniżka do 85%).
Źródło: Techsoup Polska
