Publicystyka - ngo.pl

O tym, że można polubić finansową stronę funkcjonowania NGO – na przykładzie osiągniętych efektów projektu „Kompetencje miarą skuteczności”

Małe metamorfozy

Organizacje pozarządowe są dynamicznym środowiskiem, do którego dołączają nowi ludzie, w którym zmieniają się tradycyjne przyzwyczajenia, sposoby zarządzania, zdobywania środków finansowych na działania, sposoby realizowania działań, nowelizacji podlega prawo i wynikające stąd obowiązki sprawozdawcze. O niektórych z tych zmian uczestnicy projektu Fundacji dla Polski dowiedzieli się dopiero na szkoleniu, co dobrze obrazuje wypowiedź jednej z uczestniczek: „Teraz wiem, co nas obowiązuje i czuję się spokojniejsza” (cytowane wypowiedzi pochodzą z wywiadów przeprowadzonych z przedstawicielami wybranych organizacji pozarządowych biorących udział w projekcie).

Zarządzanie finansami jest trudne, często wykonywane przez osoby poniekąd przymuszone pełnioną funkcją w zarządzie organizacji do „zajmowania się cyferkami”. Co sprawia tak wiele trudności? W różnych dziedzinach życia częstym źródłem problemów jest brak dobrej komunikacji.

Poprawa komunikacji między księgowym i zarządzającym

Podobnie jest w finansach wiele organizacji narzeka na brak porozumienia z księgowym – niezrozumienie wzajemnych potrzeb, funkcjonowanie w dwóch odrębnych światach, mówienie różnymi językami. W efekcie i zarządzający i księgowy prowadzą swoją ewidencję kosztów i przychodów, spędzając długie godziny na uzgadnianiu rozbieżności.

Jednym z już osiągniętych efektów projektu jest deklarowana przez uczestników poprawa relacji z księgową. Większa wiedza i świadomość z zakresu rachunkowości sprawia, że osoby kontaktujące się z księgową czują się pewniej, rozumieją przekazywane informacje, potrafią trafniej formułować swoje oczekiwania, wiedzą czego wymagać i gdzie szukać błędów. Wszystko to powoduje, że księgowość zaczyna zauważać, że ma do czynienia z osobami, które orientują się w temacie i chętniej współpracują, co wpływa nie tylko na poprawę relacji interpersonalnych, ale także na jakość zarządzania finansowego w organizacji.

Wzajemne zrozumienie potrzeb, umiejętność formułowania oczekiwań ze strony zarządzającego, umiejętność odczytania danych dostarczonych przez księgowego – to bardzo ważne zmiany, które wyraźnie mogą wpłynąć na zwiększenie poczucia bezpieczeństwa zarządzających i oszczędność czasu obu stron.

Zmiany w rachunkowości

Zmiany dokonują się jednak nie tylko z zakresie komunikacji z księgową, lecz także w zakresie prowadzenia dokumentacji finansowej. Do tej pory nie wszystkie organizacje miały obowiązkową dla wszystkich NGO politykę rachunkowości, o której rozmawiano już na pierwszym szkoleniu – niektórzy już uzupełnili ten brak, inni nad nim pracują. Część organizacji zmodyfikowała również plan kont tak, by służył on również zarządzającym (zbudowanie analityki w zespole „5”).

Inne zmiany

Pojawiły się również bardzo wymierne pozytywne efekty proponowanego na szkoleniach sposobu myślenia o zarządzaniu finansami. Przedstawiciele kilku organizacji wskazali na następujące zmiany:

• „Zaczęliśmy inwestować wolne środki – była mowa o gospodarności i o troszczeniu się w ogóle o finanse i zaczęliśmy robić lokaty. One są takie na razie jeszcze nie jakoś specjalnie wybredne, ale są i przynoszą pieniądze”.

• „Pisaliśmy projekt - takie myślenie związane z zarządzaniem, z takim szerszym spojrzeniem spowodowało, że ten wniosek był też lepiej napisany i wygraliśmy”.

• „Zmiana w statucie, która jaśniej określa, co jest działalnością odpłatną, a co jest działalnością gospodarczą, a co jest nieodpłatną działalnością, co przy organizacji, która ma 16 różnego rodzaju działów o pewnej specyfice, ma szalone znaczenie teraz, żebyśmy jasno komunikowali o sobie. Do tej pory to było nieczytelne, również dla nas samych, jak się okazało. To była taka fajna diagnoza wewnętrzna dla nas”.

Finanse można polubić

Zarządzanie finansami w organizacjach ciągle jest jeszcze traktowane jako „zło konieczne”, ale, jak się okazuje, może też stać się ciekawym wyzwaniem, co stwierdził jeden z uczestników tego projektu: „Moje osobiste aspiracje zawodowe się obudziły, bo ja widzę się w tym temacie. To jest fajna dla mnie działka, bo wreszcie w stowarzyszeniu mam swoje miejsce, takie które jest potrzebne dla stowarzyszenia i jest zgodne z moimi talentami i marzeniami”.

Fundacja dla Polski w okresie od listopada 2009 do listopada 2010 prowadzi projekt „Kompetencje miarą skuteczności” finansowany przez Fundacją Fundusz Współpracy dzięki wsparciu udzielonemu przez Islandię, Liechtenstein i Norwegię ze środków Mechanizmu Finansowego Europejskiego Obszaru Gospodarczego, Norweskiego Mechanizmu Finansowego oraz dzięki środkom z budżetu Rzeczypospolitej Polskiej w ramach Funduszu dla Organizacji Pozarządowych. W projekcie bierze udział 16 organizacji z różnych miejsc Polski (Łódź, Radom, Kielce, Lublin, Poznań, Wejherowo, Białobrzegi, Warszawa), zajmujących się problematyką dzieci ulicy. W ramach projektu proponowane są organizacjom następujące działania:

• 4 dwudniowe szkolenia z zakresu zarządzania finansami, rachunkowości oraz fundraisingu;

• indywidualne konsultacje;

• przegląd stosowanych zasad zarządzania finansami w organizacji (wyłącznie na użytek wewnętrzny organizacji).