Historią związaną z zarządzaniem wiedzą w organizacji, która najmocniej zapadła mi w pamięć, jest ta opisana w książce o elitarnej jednostce antyterrorystycznej Delta Force.
fot. Wikimedia/Robert Woodward
Książka pt. „Delta Force” dokumentuje prawie 10 lat funkcjonowania tytułowej jednostki. Autor, Eric Haney, jeden z pierwszych operatorów Delta Force, wspomina w niej m.in. historię związaną z operacją „Orli Szpon”. Celem misji było odbicie zakładników z ambasady USA w Teheranie w kwietniu 1980 r. Operacja zakończyła się wielką klęską. W trakcie akcji zginęło pięciu żołnierzy w wyniku zderzenia śmigłowca z samolotem transportowym. Dodatkowo, połowa oddziału otarła się o śmierć.
Haney wspomina w książce, co działo się później: „Trzecim wynikiem nieudanej wyprawy było to, że zaczęliśmy wszystko zapisywać. Wcześniej Beckwith, dowódca jednostki, uważał, że nic nie powinno być zapisywane. A to oznaczało, że wszelkie konspekty zajęć, dokumenty szkoleniowe oraz materiały związane z selekcją i wewnętrznym szkoleniem składały się tylko z zaszyfrowanych notatek na skrawkach papieru. Ale Szwadron B – dokładnie połowa oddziału – znalazł się o krok od śmierci na irańskiej pustyni. A gdyby tak się stało, mnóstwo wspólnie wypracowanej wiedzy zginęłoby razem z nami. Dlatego zabraliśmy się do pracy nad skodyfikowaniem wszystkiego, co wiedzieliśmy i zrobiliśmy, oraz jak tego dokonaliśmy – na wypadek gdybyśmy wszyscy zginęli w przyszłości, a nasi następcy musieli odbudowywać wszystko z popiołów”.
Co mówi teoria?
Najprościej rzecz ujmując, zarządzanie wiedzą to sposób zarządzania organizacją, który ma dwa kluczowe cele. Pierwszy: dostarczenie właściwej wiedzy właściwym współpracownikom we właściwym czasie tak, żeby mogli podejmować właściwe decyzje. Drugi cel: tworzenie warunków sprzyjających dzieleniu się wiedzą oraz jej wykorzystaniu w taki sposób, aby zwiększyć skuteczność i efektywność działania stowarzyszenia czy fundacji. Co ważne zwiększyć w długiej perspektywie czasu: 5, 10 czy 20 lat.
Co mówi praktyka?
W Instytucie Spraw Obywatelskich (INSPRO), którym zarządzam, mamy kilka patentów związanych z zarządzaniem wiedzą. Wymienię trzy. Nic odkrywczego i rewolucyjnego…
Po pierwsze, spisujemy wszystko, co jest możliwe w ramach tzw. metodyk. Mamy więc metodykę organizacji konferencji, FAQ dla nowych osób i metodykę sprzątania biura. Metodykę przygotowywania poradnika, metodykę pisania komunikatu prasowego i projektu grantowego. Mógłbym wymieniać jeszcze długo. Mamy ich blisko 50. Pamiętam opór, jaki był w organizacji, kiedy zaczęliśmy proces spisywania metodyk. Pamiętam też, jak zmieniało się nastawienie, kiedy wiedza znikała z organizacji razem z odchodzącymi, wolontariuszami i pracownikami. Albo wtedy, kiedy dochodziło do tarć w zespole, bo po raz kolejny popełnialiśmy te same błędy, zapominając o bazowaniu na wcześniejszych doświadczeniach.
Po drugie, mamy „Przewodnik po INSPRO”, który jest dokumentem zbierającym wiedzę związaną z misją, celami, kulturą i zasadami pracy organizacji. Dokument systematycznie aktualizowany, który liczy dziś 23 strony i ciągle ich przybywa.
Po trzecie, mamy nieformalną ideę „mentoringu”. Daję cudzysłów, bo jest to rodzaj mieszanki różnych form wsparcia, które sprowadzają się do tego, że nowe osoby są wspierane przez doświadczonych współpracowników. Ktoś, kto zatrzymuje wiedzę tylko pomiędzy swoimi uszami, wcześniej czy później albo zaczyna się nią dzielić z innymi, albo „odpada od ściany”. Taka kultura organizacji…
Co mówi życie?
Moim zdaniem, najtrudniej zarządzanie wiedzą uczynić tlenem w fundacji czy stowarzyszeniu. Ludzie powinni tym tlenem oddychać na co dzień i od święta. Jest to trudne, ale możliwe. Przykładowo, pamiętam, jak jesienią 2011 prowadziłem szkolenie w ramach „Szkoły Menedżerów NGO na Warmii i Mazurach”. Częścią szkolenia była prezentacja patentów INSPRO związanych z zarządzaniem wiedzą. Gdy po roku ponownie zawitałem do wybranych organizacji, których menadżerowie brali udział w szkoleniu, miały one już wypracowane własne metodyki i przewodniki.
SKRZYNKA NARZĘDZIOWA
- Delta Force, Eric Haney, Wydawnictwo Inne Spacery, Zielonka 2010.
- Zarządzanie wiedzą w organizacjach niekomercyjnych, red. Krzysztof Leja, Andrzej Szuwarzyński, Politechnika Gdańska, Gdańsk 2005
- Zarządzanie wiedzą w organizacjach pozarządowych, Natalia Ćwik, http://bit.ly/YTUEXB
Rafał Witold Górski
Źródło: inf. nadesłana
