Publicystyka - ngo.pl

Wikipedia definiuje czas jako jedno z podstawowych pojęć filozoficznych określających kolejność zdarzeń a także odstępy między nimi. Czas jest pojęciem względnym, może oznaczać chwilę, trwanie, punkt czasowy czy odcinek czasu – jest tym, co z nim robimy. Nie można go zaoszczędzić ani zmagazynować, nie można go sprzedać ani rozmnożyć, jednym słowem czas jest wartościowym kapitałem, którego nie można zatrzymać. Zarządzanie czasem jest procesem związanym z ludzką egzystencją (Wikipedia). Oznacza to dążenie do sukcesu każdego dnia, tak by być zadowolonym i nie marnować swojego czasu.

„Spiesz się powoli” umiejętne wykorzystywanie czasu to nie pośpiech i zabieganie, lecz odpowiednie planowanie. Mamy coraz więcej do zrobienia, coraz więcej obowiązków w coraz krótszym czasie. Efektywne zarządzanie czasem pozwoli na zdobycie rozeznania co do przyszłych działań, zachowanie swobody twórczego działania, a także umożliwi lepsze radzenie sobie ze stresem oraz odzyskanie czasu wolnego.

Pierwszą rzeczą jaką należałoby wykonać, planując swój czas, to przeprowadzić „inwentaryzację” tego, co dotychczas robimy – gdzie podziewa się nasz czas? Aby tego dokonać, warto podzielić swoje życie na trzy obszary: życie zawodowe, dom i rodzina oraz czas wolny. Taki dziennik z życia po mniej więcej dwóch tygodniach pokaże, jak wykorzystujemy darowany nam czas. Analiza czynności, w które zainwestowaliśmy najwięcej czasu pozwoli na odpowiedź na pytanie czy było to sensowne i konieczne? Ile czasu „zapodziało się” bez spożytkowania go na ważne czynności? Czy robiliśmy sobie zasadne przerwy? Wszystkie spostrzeżenia pomogą na opracowanie efektywnego planu dnia począwszy od „porannej kawy” skończywszy na wieczornej „lekturze książki”.

Wiele osób aktywnych zawodowo żyje i pracuje tak, że nie są w stanie samodzielnie ocenić priorytetów zadań, aby dokonać takiej analizy potrzebne im są odpowiednie instrumenty. Należy do nich m.in. zasada utworzona przez Vilfredo Pareto, który stwierdził że 20% ludności posiada 80% bogactwa narodowego. Stąd też zasada 80:20, którą odnajdujemy na bardzo wielu płaszczyznach społecznych:

·        20% naszych wysiłków daje 80% rezultatów

·        20% maili na skrzynce prawdopodobnie zawiera 80% użytecznych informacji

·        Podczas 20% czasu spędzonego w tygodniu na zebraniach wyłoni się przypuszczalnie 80% problemów wymagających podjęcia decyzji

·        20% klientów przynosi 80% dochodu

·        Itd.

Inną zasadą pozwalająca na ustalenie priorytetów jest analiza ABC. Zadania w kategorii A to takie, które przyczyniają się do realizacji dwóch trzecich zakładanego celu, to orientacja strategiczna (na zadania B i C przypada jedna trzecia). Zadanie B to takie, które dostarcza krótko- i średnioterminowych narzędzi taktycznych potrzebnych dla realizacji obranego celu. Zadania typu C zapewniają codzienne czynności – nie prowadzą bezpośrednio to realizacji celu głównego – zwykle mają charakter pilny.

Tylko skąd wiedzieć, że zadanie ma charakter pilny, a nie jest tylko ważne. W tej sytuacji przydatna staje się zasada generała Eisenhower’a. Naczelny dowódca, podczas drugiej wojny, uznał, że sam nie może podejmować wszystkich decyzji. Stworzył więc diagram podzielony na 4 kwadraty.

Rys.1. Macierz Eisenhower’a.

Kwadrat I – zadania umieszczone tutaj Generał wykonywał natychmiast, samodzielnie. Dla ćwiartki II Eisenhower wyznaczał dokładny termin realizacji i zajmował się zadaniem osobiście. III część diagramu to zadania przekazywane natychmiast najbardziej kompetentnym pracownikom. Natomiast ostatni kwadrat to sprawy, które lądowały w szufladzie lub po prostu w koszu. Najlepiej jest tak zorganizować sobie pracę, aby ważne zadania nie pełniły funkcji pilnych, nagłe sprawy załatwiane były natychmiast (chyba, że jesteśmy w stanie je oddelegować) i najważniejsze pilne sprawy nie powinny być gromadzone przez kilka dni.

Podczas planowania czasu z pewnością natrafimy na pewne przeciwności, jakimi są tzw. pułapki czasowe. Pierwszą sprawą, na którą warto zwrócić uwagę, to rozmowy telefoniczne. Są one najczęstszymi zakłóceniami pracy, każda 10-minutowa rozmowa powoduje, że tracimy około 15 minut pracy. Jak to możliwe? Otóż po rozmowie najczęściej trzeba zanotować jakieś informacje, zapisać w kalendarzu czy zrobić notatkę. Dodatkowo trzeba wdrożyć się ponownie w wykonywaną wcześniej pracę. W ciągu dnia można uzbierać całkiem dużą gromadkę straconych minut. Aby uniknąć tej sytuacji, należy ograniczyć rozmowy do tych najbardziej koniecznych, a pozostałe informacje przekazywać drogą np. mailową. Podsumowując rozmowy telefoniczne nie tylko kosztują, ale także „okradają” budżet czasowy.

Drugim popularnym złodziejem czasu są zagubione dokumenty, materiały. Poszukiwania zaginionych „papierów” mogą zabrać nawet pół godziny naszego rozkładu dnia. Zasada jest bardzo prosta, gdy nie nazbierało się więcej niż 5 do 10 kartek są one jeszcze przejrzyste. Najlepiej jednak segregować je w momencie otrzymania i wpinać do odpowiednich segregatorów i teczek.

Warto także wspomnieć o nieuporządkowanej poczcie, nie tylko tej papierowej, ale także elektronicznej. Z pewnością wielokrotnie zdarzyło się tak, że odnalezienie czy przeczytanie na bieżąco poczty zajmowało kilkanaście minut. Odpowiednie zarządzanie tą dokumentacją zaoszczędzi czas i pozwoli lepiej się zorganizować.

Do innych pułapek czasowych należą m.in.: zbyt wiele posiedzeń (zebrań), zbyt wiele dokumentów do przeczytania czy odwiedziny znajomych. Wszystko to powoduje rozproszenie, oderwanie od pracy i od głównego realizowanego przez nas planu dnia. Aby uniknąć „przeciekania czasu” między palcami należy dokładnie określić, co nam przeszkadza i konsekwentnie unikać takich sytuacji.

Czy rzeczywiście nasz czas to pieniądz? Czy mamy możliwość wykupienia choćby jednej godziny, która już minęła? Czas to nie pieniądz – czas jest życiem. Jest cenniejszy od pieniędzy, gdy raz go wykorzystamy, mija bezpowrotnie. Pieniądze możemy odzyskać – czasu nie. Istnieje kilka uniwersalnych zasad, o których warto pamiętać przy realizowaniu swojego indywidualnego zarządzania czasem:

a)      Stwórzmy sobie codzienną rutynę

b)     Używajmy głowy, gdy jest na to czas

c)      Ustalajmy ostateczne terminy realizacji celów i trzymajmy się ich

d)     Nie przekładajmy rzeczy niemiłych – uprzykrzą nam czas

e)      Ustalmy kiedy pracujemy i nie chcemy aby nam przeszkadzano

f)       Nie zajmujmy się problemami mało ważnymi – rozwiążą się same

g)      Kiedy zaczynamy coś ważnego – skończmy to

h)      Używajmy kalendarza – szkoda zaśmiecać sobie głowę

i)       Nauczmy się mówić NIE

40% rzeczy, którymi się zamartwiamy, prawdopodobnie nigdy się nie zdarzy, 35% wyjdzie lepiej niż mogliśmy przypuszczać, 15% możemy zmienić niewielkim kosztem, 8% to rzeczy na które nie mamy wpływu, a 2% no cóż zdarza się – więc czym tu się przejmować.

Powodzenia w planowaniu własnego czasu!