Publicystyka - ngo.pl

Dlaczego nie zdarza nam się mówić “Nie znam się na księgowości” czy też “nie jestem ekspertem w dziedzinie wyceny”, lub też „ład korporacyjny nie jest moją mocną stroną”? Wielu przedstawicieli kadry kierowniczej podchodzi do kwestii zarządzania i przywództwa z dużo mniejszą rezerwą, niż do dziedziny technologii. A przecież te same cechy, które czynią daną osobę dobrym liderem, mają zastosowanie do zarządzania nowoczesnymi technologiami.

Jestem zdania, że lęk ten wiąże się przynajmniej częściowo z tempem zmian, zachodzących w świecie nowoczesnych technologii, które sprawia, że czasami trudno się zorientować, czego właściwie nie wiemy.  Świadomość, że nie jest się ekspertem w dziedzinie technologii sprawia, że czujemy się niepewnie – to dziedzina pełna skrótów i terminów niezrozumiałych dla laików.  Tylko prawdziwie silny przywódca czuje się swobodnie, okazując swoją ignorancję poprzez zadawanie pytań. Dlaczego fakt ten jest szczególnie trudnym wyzwaniem właśnie dla sektora non-profit?

   

Z naszego doświadczenia wynika, że świat amerykańskich (ale podejrzewam, że w innych zakątkach świata jest podobnie) organizacji non-profit charakteryzuje się niskim stopniem “przepuszczalności” w stosunku do sektora rządowego i handlowego – wielu pracowników spędza całe swoje zawodowe życie w tym sektorze, co ogranicza możliwości w zakresie transferu wiedzy, jak również dobrych praktyk biznesowych.

W grę wchodzą także inne niekorzystne okoliczności – przepaść pokoleniowa, a co za tym idzie, odmienne oczekiwania ludzi młodych, mniejsze budżety kapitałowe oraz nieustające, odwieczne dążenie do redukowania kosztów ogólnych -  wszystkie te czynniki sprawiają, że korzystanie z nowoczesnych technologii w organizacjach non-profit nie jest łatwe.

A przecież cechy, które najlepsi liderzy wykorzystują w innych obszarach swojej pracy, mają zastosowanie także do zarządzania technologią. Podstawowe umiejętności to: 



- Umiejętność realizowania zadań na dobrym poziomie – jeśli jesteś “człowiekiem czynu”, jesteś w stanie to osiągnąć



- Tworzenie długoterminowych planów rozwoju technologii, ukierunkowanych na realizację misji organizacji.



- Znajdywanie dobrych pracowników, obdarzanie ich zaufaniem, a zarazem obarczanie odpowiedzialnością za wykonanie zadań.



- Należyta staranność – gromadzenie wielu ofert dla potrzeb dużych zakupów lub projektów, sprawdzanie referencji, porównywanie



- Tworzenie budżetów i monitorowanie wydatków, realizacji i harmonogramów oraz ocena działań



- Zapewnienie jasności zasad co do ról i zakresów odpowiedzialności oraz struktury podległości służbowej



- Wspieranie personelu – poprzez komunikację, szkolenia oraz prawidłowy przepływ informacji zwrotnej na wszystkich szczeblach organizacji



- Gotowość uczenia się nowych rzeczy

Decyzje dotyczące nowych technologii nie są łatwe. Temat jest złożony i słabo znany, korzyści – trudne do oszacowania, a koszty mogą okazać się znacznie wyższe od wstępnie oszacowanych.  Choć oczywiście nie chcemy tu hołdować stereotypom, trzeba przyznać, że zdarza się, że inżynierowie – specjaliści zajmujący się strukturą sieci czy bazami danych miewają trudności z objaśnieniem szczególnie zawiłych zagadnień  w sposób zrozumiały dla laików. Ceny realizacji poszczególnych projektów także mogą okazać się bardzo zróżnicowane.

Co musi wiedzieć kadra kierownicza organizacji non-profit na temat technologii informacyjnych?  Na naszej liście znalazło się zaledwie kilka punktów kluczowych:



- Rozumieć  istotę zasobów technologicznych: Do zakresu środowiska technologicznego Waszej organizacji należą: nazwa domeny, strona internetowa, konta w serwisach społecznościowych, usługi hostingowe, wykonawcy usług technologicznych, sprzęt, oprogramowanie, sieć, systemy operacyjne (zarówno aplikacje domowe, jak i biznesowe),  usługi, a także elementy zarządzania ryzykiem (kopie zapasowe, ochrona przed wirusami, bezpieczeństwo).  Na początek musisz dobrze zrozumieć, jakimi zasobami dysponujesz. 



- Zatrudnić ludzi godnych zaufania: Nie oczekujemy, że przedstawiciele kadry kierowniczej organizacji non-profit  zostaną ekspertami w dziedzinie technologii, tak, jak nie oczekujemy od nich, że będą wysokiej klasy specjalistami księgowości czy też prawa. Kierownicy muszą natomiast umieć wynajdywać godnych zaufania ekspertów i nawiązywać z nimi długoterminową współpracę – dotyczy to zarówno pracowników organizacji, jak i  wykonawców z zewnątrz.



- Planować: Nikt z nas nie umie przewidywać przyszłości, co oznacza, że za kilka lat strona internetowa Waszej organizacji będzie z pewnością robiła wrażenie przestarzałej, oprogramowanie będzie wymagało aktualizacji, na rynku zaś pojawią się nowe rozwiązania technologiczne – niektóre z nich bardzo korzystne z punktu widzenia potrzeb Waszej organizacji. Tak samo, jak opracowuje się plan strategiczny, powinniście opracować plan technologiczny, aktualizowany raz do roku, oraz stosowny budżet w tym zakresie.  



- Chronić: Choć rezerwy mogą okazać się pomocne, gdy organizacja staje w obliczu nieprzewidzianych wydatków, atak hakerów na stronę internetową, kradzież numerów kart kredytowych darczyńców czy katastrofalna awaria serwera mogą stać się przyczyną nieodwracalnej klęski. Plan technologiczny odgrywa kluczową rolę w dziedzinie ochrony.  



- Zarządzać FUD: Szczególnie w kontekście rozwoju nowych systemów, Strach, Niepewność i Wątpliwości (Fear, Uncertainty, Doubt – FUD; tak, istnieje coś takiego!) mogą okazać się zabójcze nawet dla najlepszych.  W świecie nowoczesnych technologii ludzie są nie mniej ważni, niż same technologie.



- Wybrać IBM: Nie, oczywiście, że nie dosłownie. Chodzi nam o to, że należy wybierać rozwiązania zgodne ze standardami branży, aby zapewnić sobie długofalową korzyść z inwestycji.  



- Odrobić pracę domową z matematyki: Zasadniczo, inwestowanie w nowe technologie powinno być opłacalne (w przeciwnym razie, po co mielibyśmy to robić?) Warto zadać sobie trud przygotowania realistycznej analizy kosztów i korzyści dla każdej z dostępnych opcji.

Należy też pamiętać, że po drodze czyha na nas szereg pułapek. Oto sprawy, o które trzeba zadbać zawczasu: 



- Aktualizacja oprogramowania. Wiesz, ile są warte opłaty za utrzymanie i wsparcie techniczne. Nowe wersje oprogramowania to nowe funkcje, aktualizacje zabezpieczeń oraz  usunięcie błędów, które pojawiły się w wersjach poprzednich.



- Rezygnacja z podejścia “zrób to sam”. Co prawda powierzenie określonych zadań personelowi wewnętrznemu może okazać się tańsze, niż zatrudnienie fachowca z zewnątrz, tym niemniej, Waszym pracownikom z pewnością się nie nudzi, a fachowiec zrobi to, co należy, dużo szybciej i bezproblemowo.  



- Zapłata godziwej ceny. Organizacje non-profit zbyt często wybierają najtańsze oferty – lub, co gorsza,  uwzględniają w budżecie wyłącznie koszt stawek godzinowych zamiast całościowego kosztu realizacji projektu. Należy działać z należytą ostrożnością, aby upewnić się, że podana cena jest godziwa i rozsądna – dzięki temu organizacja otrzyma to, za co zapłaciła.  



- Negocjowanie: Wykonawcy oczekują negocjacji. Należy dokładnie przeczytać kontrakt, a następnie przystąpić do negocjowania warunków.  



- Zachowanie  kontroli: Należy wybierać ekspertów i sprzedawców godnych zaufania, to jednak nie oznacza, że można scedować na nich kontrolę. Kierownictwo musi angażować się w realizację projektu na każdym etapie.

Nowoczesna technologia nie ma w sobie nic z magii. Często zdarza się, że niewielkie ulepszenia są możliwe dzięki działaniom na niewielką skalę. Większość organizacji non-profit powinna bazować na tym, co już posiada – pod względem oprogramowania, potencjału i umiejętności personelu, a także podstawowych procesów biznesowych.



Korzyści z nowoczesnych technologii mają ogromne znaczenie. Mogą one przybrać następującą postać:



- Generowanie oszczędności dzięki poprawie skuteczności i efektywności działań pracowników.



- Umiejętność oceny skali. Być może wystarczy jeden arkusz kalkulacyjny, aby przygotować wyszczególnienie dla stu podmiotów, ale w przypadku tysiąca  lub więcej, trzeba będzie poszukać nowej, lepszej metody.



- Dbałość o większą niezawodność infrastruktury



- Tworzenie nowych możliwości wykorzystania posiadanych zasobów



- Skupienie się na kluczowych miernikach efektywności.



- Uniezależnienie się od zewnętrznych wykonawców dzięki wdrożeniu systemów, które może utrzymywać kadra organizacji, lub które wymagają wsparcia technicznego w mniejszym zakresie

Nie trzeba znać się na nowoczesnych technologiach, by móc nimi zarządzać. Wystarczy wierzyć, że jest to istotne – ponieważ nie osiągniemy niczego, jeśli nie potraktujemy zadania priorytetowo. Potem wystarczy zrobić właściwy użytek ze swych umiejętności przywódczych na gruncie zarządzania nowoczesną technologią.