Publicystyka - ngo.pl

Najtrudniejsza w tym kontekście uczestnikom spotkania wydała się umiejętność planowania środków w dłuższej perspektywie np. 12 miesięcy. Większość z obecnych organizacji nie przygotowuje budżetów rocznych. Szukając przyczyn tej sytuacji jedna z uczestniczek odpowiedziała: „To trochę jak pisanie palcem po wodzie, w gruncie rzeczy my nic nie możemy zaplanować”. Choć to jest niestety prawdą, to takie podejście powoduje sytuację, kiedy ciężko wskazać organizację, która ma zapewnioną stabilność finansową. Jedynie przedstawicielka organizacji, która większość środków wypracowuje prowadząc działalność gospodarczą, mówiła o swoim doświadczeniu w planowaniu finansów. Na podstawie wyników z ubiegłych lat określa środki finansowe na kolejny rok. Organizacja ta sprzedaje publikacje, a zarobione fundusze przeznacza na wsparcie swoich klientów. Takie podejście można zastosować nie tylko przy stałej i przewidywalnej działalności gospodarczej, choć będzie to z pewnością trudniejsze. Zawsze jednak planowanie finansów się opłaci, pozwala uporządkować podejmowane działania. „Działalność gospodarcza daje poczucie niezależności, swobody dysponowania zgromadzonymi środkami finansowymi” - mówi Ewa Gałka, Prezeska Centrum PISOP na podstawie wielu lat doświadczeń organizacji. Zaplanowany budżet jest mapą, która prowadzi organizację, czasem trzeba zmienić wyznaczoną trasę, ale musimy dotrzeć do celu.

Jednym z trudniejszych elementów zarządzania finansami, zdaniem uczestników, jest zachowanie płynności finansowej. Podkreślano, że nawet pozyskanie dotacji nie jest gwarantem płynności. Wiele projektów jest dofinansowywanych w transzach, czy na zasadzie refundacji (płatność po zrealizowaniu przedsięwzięcia). Organizacja zaś musi realizować projekt zachowując przy tym płynność finansową, czyli pokrywać na bieżąco koszty prowadzonej działalności.

Zarządzający finansami muszą mieć świadomość zasad finansowania każdego projektu, by ocenić zdolność finansową organizacji do jego realizacji. Przede wszystkim monitoring finansów (bieżący nadzór, kontrola stanu posiadanych środków) pozwala ocenić płynność finansową.

Zdarza się, że organizacja, która z sukcesem od wielu lat pozyskuje środki z jednego źródła np. z samorządu, nie ma potrzeby wyszukiwania nowych źródeł. Przedstawiciele organizacji zwrócili jednak uwagę na możliwość uzależniania się od tego sponsora, co może mieć negatywne konsekwencje.

Planując finanse, zawsze należy mieć na uwadze ryzyko związane z ograniczaniem finansowania z dotychczasowego „stałego” źródła. Doświadczenie pokazuje, że 70% środków z jednego źródła, jest jeszcze granicą, która pozwala zachować „niezależność” organizacji. Zawsze należy mieć na uwadze nieoczekiwany scenariusz „braku finansów” od wieloletniego sponsora. Jeżeli organizacja nie ma doświadczenia w pozyskiwaniu środków z innych źródeł, to pod znakiem zapytania staje dalsze finansowanie działań takiej organizacji. Można tu przytoczyć przykład organizacji pozarządowych z Wielkiej Brytanii, gdzie wiele z nich ograniczyło się do pozyskiwania środków z Unii Europejskiej. W momencie, gdy środki te zostały znacznie ograniczone, wiele organizacji przestało funkcjonować. Nie potrafiły się odnaleźć w sytuacji bez funduszy UE. Dlatego dywersyfikacja posiadanych środków finansowych jest bardzo ważnym aspektem zarządzania finansami, którą powinni mieć na uwadze zarządzający finansami. I tu po raz kolejny można poddać pod rozwagę prowadzenie działalności gospodarczej przez organizację pozarządową jako alternatywy dla zewnętrznych źródeł finansowania.

Podczas spotkania obszar ten wzbudził wiele pytań. Z jednej strony mówimy, że organizacje pozarządowe powinny planować finanse, z drugiej strony jedyne na co mogą liczyć, to fakt, że sytuacja się zmienia.

Skala działań podejmowanych przez organizacje uzależniona jest od dostępnych środków finansowych, im więcej środków, tym oferują szersze wsparcie dla swoich odbiorców. Każda z organizacji zawsze powinna mieć przygotowany plan B, czyli schemat postępowania w sytuacji, kiedy nie uda się pozyskać dofinansowania lub będzie ono w mniejszym zakresie niż zaplanowano.

Pozyskanie środków finansowych to bezsprzecznie sukces organizacji, jednak zestawienie posiadanych finansów w jedną całość to kolejne wyzwanie, nad którym dyskutowali uczestnicy spotkania. Każde źródło finansowania ma swoje zasady, których należy przestrzegać, mając jednocześnie na uwadze potrzeby organizacji tj. opłaty: czynsz, telefon, czy wynagrodzenia pracowników. Bywają sytuacje, gdy np. na czynsz brakuje środków finansowych, a bywają też okresy, gdy mamy zdecydowaną „nadwyżkę” środków finansowych ponad stałe potrzeby. Zarówno jedna jak i druga sytuacja wymaga umiejętności gospodarowania dostępnymi zasobami, ustalania wewnętrznych zasad, metodologii podziału poszczególnych kosztów. Najwięcej wątpliwości wzbudziły wśród uczestników zasady podziału kosztów tzw. administracyjnych, w jaki sposób przypisywać poszczególne koszty do projektów, realizowanych działań. Mając przy tym na uwadze, że są projekty, gdzie tzw. koszty stałe nie są dotowane.

Sytuacja każdej organizacji jest indywidualna i trudno ujednolicić zasady w obliczu tak wielkiej różnorodności. Najważniejsze jest jednak by ustalić stałe i przejrzyste zasady podziału stałych opłat.

Tutaj podczas spotkania rozważano dwa aspekty, z jednej strony raportowanie na potrzeby sponsorów, z drugiej na wewnętrzne potrzeby organizacji.

Raportowanie pomaga wielu organizacjom porządkować działania. Bywa, że to sponsorzy wymuszają na organizacjach wprowadzenie określonych zasad, procedur, czy kontrolują przestrzeganie przez nich przepisów prawa. Co więcej, wytyczne sponsorów uświadamiają organizacjom ich braki. W dalszym ciągu funkcjonują bowiem organizacje, które nie prowadzą księgowości, nie posiadają polityki rachunkowości. Organizacja pozarządowa jest instytucją, która musi mieć świadomość ciążących na niej obowiązków wynikających z prowadzonej przez nią działalności. Organizacje nie funkcjonują w oderwaniu od rzeczywistości prawnej, jak to się niekiedy społecznym działaczom może wydawać. Ponadto, raportowanie jest nieodłącznym elementem monitorowania posiadanych środków finansowych, pomaga analizować możliwe sytuacje, czy podejmować decyzje w sytuacjach kryzysowych.

Pod koniec spotkania zaprezentowany został projekt narzędzia, które wsparłoby organizacje pozarządowe w bieżącym zarządzaniu finansami. Narzędzie pozwala zestawić koszty stałe i te związane z prowadzonymi działaniami z planowanymi wpływami środków finansowych z różnych źródeł. Pozwala też ocenić ile środków organizacja musi zabezpieczyć, aby zagwarantować płynność finansową. Propozycja wzbudziła zainteresowanie, aczkolwiek uczestnicy wnieśli kilka sugestii, które pozwolą zmodyfikować opracowywane narzędzie. Zaprezentowane narzędzie jest elementem szerszego modelu zarządzania przedsiębiorstwem społecznym, który jest wypracowywany przez Centrum PISOP w ramach innowacyjnego projektu. „Zależy nam na funkcjonalności, użyteczności opracowywanego narzędzia, dlatego tak wiele czasu poświęcamy na jego konsultacje” – mówi Ewa Gałka. Model zostanie też poddany testowaniu przez wybrane organizacje pozarządowe, zanim zostanie przekazany do powszechnego użytku. Wszystkich zainteresowanych współpracą przy tworzeniu narzędzia do zarządzania finansami zapraszam do kontaktu.