Warto zastanowić się nad korzyściami wynikającymi z całościowego planowania finansowania organizacji. Budżet pozwala doskonalić efektywne zarządzanie całą organizacją. Zaplanowanie celów finansowych, podporządkowanych celom zawartym w strategii rozwoju znacząco ułatwi podejmowanie przez organizację kolejnych działań.
„Stowarzyszenie Dużych Przyjaciół Małych Zwierząt w Starej Byczynie od 10 lat działa na rzecz ochrony zwierząt. Co roku realizują kampanie społeczne, udzielają porad, leczą zwierzęta. Podczas jednego ze spotkań w siedzibie stowarzyszenia zapytałam jak wyobrażają sobie funkcjonowanie organizacji za 5 lat, co w tym czasie planują zrobić? Z odpowiedzią nie było większych problemów, padły liczne m.in. zatrudnią na stałe weterynarza, otworzą się schronisko dla zwierząt, będą udzielać większej ilości bezpłatnych porad.
Postanowiłam jednak dalej drążyć temat i dopytałam „z jakich środków organizacja zamierza to sfinansować?”. Tu już nie było takiej jasności i szybkości w odpowiedzi. Wymieniano środki samorządu, darowizny, jednak dość ogólnie bez konkretnych celów, wartości.
Na kolejne pytanie, „czy w związku z powyższymi planami organizacja opracowała strategię finansowania oraz czy stworzyli budżet organizacji?”. Tu nie padła już żadna odpowiedź. Towarzystwo posiada jedynie strategię rozwoju organizacji, strategii finansowania nie opracowali, co więcej nie widzą potrzeby jej tworzenia. Zaś jedyne budżety jakie tworzą to budżety realizowanych projektów.”
Każde ze wskazanych założeń finansowych w strategii finansowania np. wzrost zysków z działalności gospodarczej o 20% w okresie 3 lat można ująć w konkretne wartości liczbowe osiągane w krótszym okresie, właśnie poprzez zaplanowanie budżetu całej organizacji.
Budżet pozwala określić krótkoterminowe cele finansowe.
„W Stowarzyszeniu DPMZ omawialiśmy też inne kwestie finansowe, z którymi boryka się organizacja. Jednym z nich są oczywiście rosnące koszty działania. Księgowa narzekała, że w każdym miesiącu sytuacja wygląda inaczej. Coraz częściej zdarzają się nieprzewidziane sytuacje i brakuje środków finansowych opłacenie rachunków, faktur. Na moje pytanie „czy ktoś to monitoruje, szacuje koszty z wyprzedzeniem?” znowu nie uzyskałam odpowiedzi.”
Wszystkie koszty w organizacji muszą być na bieżąco monitorowane. Organizacje powinny je planować z dużym wyprzedzeniem i mieć zabezpieczone środki na ewentualność pokrycia tych kosztów ze środków własnych. Nie jest to też zadanie księgowej, właśnie osoby zarządzające organizacją muszą wiedzieć kiedy i ile pieniędzy braknie! Plan kosztów to pierwsza część budżetu organizacji.
Budżet pozwala monitorować wysokość ponoszonych kosztów oraz oszczędnie zarządzać środkami finansowymi
„Agnieszka, członkini Zarządu, ma w głowie mnóstwo pomysłów na projekty. Jednakże nie wie co i kiedy będzie realizować. Wszystkie plany rozbijają się o finansowanie. Zapytałam „ile środków finansowych planują pozyskać w tym roku?” odpowiedzieli zobaczymy, nie planujemy tego konkretnie, mamy nadzieję, że co najmniej tyle co w roku ubiegłym.”
Właśnie to druga część budżetu określa prognozy dotyczące środków finansowych planowanych do pozyskania. Jest o wiele trudniejsza, w dużej mierze w jej tworzeniu trzeba bazować na wiedzy i doświadczeniu działaczy organizacji w zakresie fundraisingu. Przede wszystkim zaś należy kierować się realizmem. Nie można planować budżetu w oparciu o zbyt optymistyczne plany.
Budżet pozwala kontrolować wykonanie założeń finansowych, monitorować wysokość posiadanych środków finansowych, przychodów.
„W głosie członkini Zarządu słyszę niepewność i zniechęcenie trudno zatem o zapał pozostałych członków zespołu.”
Budżet pozwala motywować zespół do pracy nad wykonaniem określonych założeń finansowych.
„Pani Prezes opowiadała też o sytuacji, gdy brakło środków na koncie bankowym, podczas realizacji jednego z projektów dofinansowanych z UE. Bardzo długo czekali za weryfikacją sprawozdania i kolejną transzą. Szkolenia dla wolontariuszy były już w trakcie realizacji, musieli ponosić opłaty za hotel, wyżywienie. Sytuacja ta zupełnie ich zaskoczyła. Musieli wziąć wysokooprocentowaną pożyczkę.”
Organizacja powinna planować finansowanie projektu już w momencie ubiegania się o dofinansowanie. Zarządzający muszą wiedzieć kiedy mogą liczyć na otrzymanie transzy i czy wobec tego organizacja ma zabezpieczone środki na ewentualne opóźnienia w finansowaniu. Jeżeli istnieje znaczące ryzyko utraty płynności finansowej należy zastanowić się nad możliwością realizacji takiego projektu.
Budżet pozwala analizować płynność finansową z uwzględnieniem konieczności prefinansowania części dotacji. Pozwala też analizować przyczyny i skutki zaistniałych sytuacji finansowych.
„Czym jest wobec tego budżet organizacji pozarządowej?”
Budżet to plan, założenia dotyczące finansowania organizacji, obejmujące koszty prowadzonej działalności oraz przychody, czyli planowane źródła finansowania.
Rys. 1 Budżet organizacji pozarządowej
Budżet organizacji pozarządowej
Źródło: Opracowanie własne
„Jak stworzyć taki budżet?”
Nie ma uniwersalnej struktury budżetu organizacji. Dla młodszych organizacji, czyli tych które dysponują mniejszym budżetem, nie zatrudniają stałego personelu, nie planują też znacznych zmian w strukturze finansowania zastosowanie może mieć najprostsza tabela budżetowa. Z kolei organizacje zatrudniające stały personel, dysponujące dużym budżetem mają większe potrzeby związane z finansowaniem instytucji. Ponoszą znacznie większe koszty dlatego też struktura budżetu musi być bardziej złożona.
Rys. 2 Przykładowa struktura budżetu organizacji pozarządowej.
Źródło: Opracowanie własne
Budżet pozwala doskonalić efektywne zarządzanie całą organizacją.
Warto więc zastanowić nad korzyściami wynikającymi z całościowego planowania finansowania organizacji.
autorka: Dorota Surma
Artykuł powstał na potrzeby projektu pn. „Akcelerator NGO”.
Projekt współfinansowany ze środków Unii Europejskiej w ramach Europejskiego Funduszu Społecznego.
Pobierz
-
201310180912560163
922976_201310180912560163 ・38.72 kB
-
201311061552280604
929250_201311061552280604 ・38.72 kB
-
201310090912000700
920436_201310090912000700 ・38.72 kB
-
201310090912000700
920436_201310090912000700 ・38.72 kB
-
201310230918210401
924227_201310230918210401 ・38.72 kB
-
201310230918210401
924227_201310230918210401 ・38.72 kB
-
201311041429230738
928431_201311041429230738 ・38.72 kB
-
201311081328080335
930050_201311081328080335 ・38.72 kB
-
201310031335350758
919106_201310031335350758 ・38.72 kB
-
201310241026540934
924955_201310241026540934 ・38.72 kB
-
201310241026540934
924955_201310241026540934 ・38.72 kB
-
201311041429230738
928431_201311041429230738 ・38.72 kB
-
201310041835450663
919495_201310041835450663 ・38.72 kB
-
201310090930590702
920445_201310090930590702 ・38.72 kB
-
201310090930590702
920445_201310090930590702 ・38.72 kB
-
201311081328080335
930050_201311081328080335 ・38.72 kB
-
201310041835450663
919495_201310041835450663 ・38.72 kB
-
201311130911060285
931075_201311130911060285 ・38.72 kB
-
201310161032530434
922293_201310161032530434 ・38.72 kB
-
201310161032530434
922293_201310161032530434 ・38.72 kB
-
201311061552280604
929250_201311061552280604 ・38.72 kB
-
201311130911060285
931075_201311130911060285 ・38.72 kB
-
201310031335350758
919106_201310031335350758 ・38.72 kB
-
201310180912560163
922976_201310180912560163 ・38.72 kB
-
201311081328080335
930050_201311081328080335 ・38.72 kB
-
201310031335350758
919106_201310031335350758 ・38.72 kB
-
201310041835450663
919495_201310041835450663 ・38.72 kB
-
201310041835450663
919495_201310041835450663 ・38.72 kB
-
201310090912000700
920436_201310090912000700 ・38.72 kB
-
201310090912000700
920436_201310090912000700 ・38.72 kB
-
201310090930590702
920445_201310090930590702 ・38.72 kB
-
201310090930590702
920445_201310090930590702 ・38.72 kB
-
201310161032530434
922293_201310161032530434 ・38.72 kB
-
201310161032530434
922293_201310161032530434 ・38.72 kB
-
201310180912560163
922976_201310180912560163 ・38.72 kB
-
201310180912560163
922976_201310180912560163 ・38.72 kB
-
201310230918210401
924227_201310230918210401 ・38.72 kB
-
201310230918210401
924227_201310230918210401 ・38.72 kB
-
201310241026540934
924955_201310241026540934 ・38.72 kB
-
201310241026540934
924955_201310241026540934 ・38.72 kB
-
201311041429230738
928431_201311041429230738 ・38.72 kB
-
201311041429230738
928431_201311041429230738 ・38.72 kB
-
201311061552280604
929250_201311061552280604 ・38.72 kB
-
201311061552280604
929250_201311061552280604 ・38.72 kB
-
201311081328080335
930050_201311081328080335 ・38.72 kB
-
201310031335350758
919106_201310031335350758 ・38.72 kB
-
201311130911060285
931075_201311130911060285 ・38.72 kB
-
201311130911060285
931075_201311130911060285 ・38.72 kB
-
201310031335350758
919106_201310031335350758 ・38.72 kB
-
201310180912560163
922976_201310180912560163 ・38.72 kB
-
201310161032530434
922293_201310161032530434 ・38.72 kB
-
201311061552280604
929250_201311061552280604 ・38.72 kB
-
201311130911060285
931075_201311130911060285 ・38.72 kB
-
201310041835450663
919495_201310041835450663 ・38.72 kB
-
201310090930590702
920445_201310090930590702 ・38.72 kB
-
201310090912000700
920436_201310090912000700 ・38.72 kB
-
201310241026540934
924955_201310241026540934 ・38.72 kB
-
201310230918210401
924227_201310230918210401 ・38.72 kB
-
201311041429230738
928431_201311041429230738 ・38.72 kB
-
201311081328080335
930050_201311081328080335 ・38.72 kB
Źródło: Centrum PISOP
