Publicystyka - ngo.pl

W poniższym artykule opowiemy o tym, jak wprowadzić strategię robienia kopii bezpieczeństwa, czyli backupów, w organizacji pozarządowej. Przedstawimy również wskazówki na temat tego, jakie foldery i dokumenty koniecznie trzeba kopiować oraz jak wybrać sposób przechowywania tych kopii.

Zanim zaczniemy robić kopie bezpieczeństwa, warto spisać listę dokumentów i folderów, które koniecznie należy skopiować.

Po pierwsze, trzeba zrobić kopie bezpieczeństwa wszystkich komputerów w organizacji. Zadanie to może być jednak nieco trudniejsze, niż mogłoby się wydawać. Zanim zrobisz kopie bezpieczeństwa, musisz znać dokładną lokalizację danych do skopiowania. Większość osób korzystających z programu operacyjnego Windows przechowuje dane w “Moich dokumentach”. Jednak część osób przechowuje pliki i foldery na pulpicie. W takiej sytuacji musimy zrobić również kopię zapasową pulpitu.

Kolejną trudność może sprawić np. specjalistyczne oprogramowanie związane z finansami, które często automatycznie zapisuje dane w katalogach programu. Takie katalogi także trzeba będzie skopiować. Poza tym niektóre programy do backupu pozwalają na robienie kopii konfiguracji i ustawień, co również może być przydatne.

Koniecznie upewnij się też, jakie są ustawienia poczty, z której korzystasz i co tu trzeba będzie skopiować – gdzie przechowywane są wiadomości email (przechodzące i wychodzące), kalendarze (jeśli poczta obsługuje również kalendarz), jak również zapisane w poczcie kontakty.

Jeśli w swojej przeglądarce masz bogatą kolekcję „ulubionych”, je również warto skopiować. Możesz zdecydować się na regularny backup swoich „ulubionych” z przeglądarki do folderu „Ulubione” w programie służącym do backupu. Szczegóły w tej sprawie znajdziesz w zakładce Pomoc w programie lub w internecie.

Jeśli twoja organizacja korzysta z własnego serwera poczty email, również on stanowić musi część planu robienia kopii bezpieczeństwa.. W sytuacji, kiedy poczta jest zapisywana wyłącznie na komputerze i nie jest przechowywana na żadnym serwerze, konieczne jest oczywiście robienie kopii bezpieczeństwa folderu poczty każdego komputera. Lokalizacja folderu poczty zależy od konkretnego programu.

Jeśli twoja poczta utrzymywana jest na zewnętrznym serwerze, jej backupem powinna zająć się firma zajmująca się hostingiem. Większość firm hostingowych ma swoją własną politykę dotyczącą robienia kopii zapasowych. Koniecznie dowiedz się, jaką politykę w tym zakresie ma twój dostawca hostingu. Jeśli korzystasz jedynie z internetowych usług takich jak Google Apps for Nonprofits, tego typu usługi zazwyczaj same z siebie są dobrze zabezpieczone na wypadek awarii sprzętu.

Czy część z twoich pracowniczek i pracowników oraz wolontariuszek i wolontariuszy pracuje z domu? Czy zapisują efekty swojej pracy na domowych komputerach? Jeśli tak, te dane również powinny stanowić część backupu, który będziesz robić.

Niektóre wirtualne usługi robienia backupu pozwalają na zainstalowanie klienta również na domowych komputerach. Program wykonuje na takim komputerze kopię zapasową określonych folderów. Innym rozwiązaniem w przypadku pracy zdalnej jest zobowiązanie osób współpracujących, że efekty pracy wykonanej w domu będą codziennie zapisywane na służbowym komputerze bądź na wspólnym dysku.

Czy zdarza ci się przechowywać istotne dane na urządzeniach mobilnych, choćby na smartfonie? Na przykład listy kontaktów lub dokumenty? Jeśli tak, również te dane muszą zostać poddane procedurze robienia kopii bezpieczeństwa. Po szczegóły na ten temat najlepiej sięgnąć do sekcji poświęconej kopiom bezpieczeństwa w instrukcji obsługi urządzenia.

Urządzenia mobilne mogą się przydać do przechowywania kopii najważniejszych folderów i plików, mogą też umożliwiać łatwy dostęp do tych kopii w niektórych sytuacjach. Na przykład, kiedy w biurze przestanie działać sieć internetowa, a sieć komórkowa nadal działa, dzięki smartfonom można dotrzeć do części folderów backupu przechowywanych w chmurze.

Jeżeli na urządzeniach mobilnych przechowujemy jakiekolwiek dane wrażliwe, powinny one być zaszyfrowane. Na temat tego, jak szyfrować dane na urządzeniach mobilnych, przeczytasz w instrukcji obsługi każdego z nich.

Rozwiązania w chmurze z zasady są mniej podatne na wpływ wszelkich wypadków i katastrof niż rozwiązania na miejscu, ponieważ dane są zlokalizowane fizycznie w innym miejscu niż organizacja. Katastrofa, która dotknie twoje biuro, miasto czy nawet region, raczej nie będzie miała wpływu na dane przechowywane w chmurze. Decydując się na rozwiązanie w chmurze, musimy się upewnić, że regularnie robione są kopie bezpieczeństwa danych. Należy również mieć dokładną informację na temat tego, jak dotrzemy do danych, kiedy będzie to konieczne.

Jeśli stronę internetową utrzymujemy na serwerze we własnej serwerowni, trzeba zrobić po prostu kopię zapasową serwera. Jeśli strona utrzymywana jest na serwerze zewnętrznym, ważne, żeby dowiedzieć się w firmie hostingowej, jak często wykonuje kopię zapasową danych strony, jak również, jakie są procedury odzyskiwania danych na wypadek pojawienia się awarii. Koniecznie trzeba to sprawdzić, ponieważ czasami firmy hostingowe proponują usługę robienia backupu, trzeba jednak ją osobno zamówić.

Jeżeli firma, na której serwerze utrzymujecie stronę, nie robi jej backupów, koniecznie należy przechowywać jedną kopię strony na jakimś komputerze w biurze. Dobrze zresztą jest trzymać kopię strony na biurowym komputerze, nawet jeśli firma hostingowi wykonuje jej backup. Edytując stronę na komputerze, nie zaś bezpośrednio przez połączenie FTP, masz możliwość przetestowania strony przed jej załadowaniem. Równocześnie zawsze mieć będziesz aktualną wersję strony gotową do załadowania na wypadek problemów z komputerami lub jakiegoś błędu. Większość systemów zarządzania treścią (CMS) pozwala na robienie kopii danych na komputerze.

Jeżeli kopie bezpieczeństwa organizacji są przechowywane na sprzęcie znajdującym się np. w serwerowni w biurze, jest absolutnie konieczne, żeby trzymać kopię zapasową również w innym, oddalonym od biura miejscu. Jeśli jakakolwiek katastrofa dotknie twoje biuro, na pewno dosięgnie również waszych kopii zapasowych.

Wybranie dobrego sprzętu do backupu jest kluczowe. Jak zazwyczaj przy okazji technologii, istnieje kilka równie „właściwych” rozwiązań. Oto kilka kwestii, nad którymi warto się zastanowić podczas wyboru sprzętu dla organizacji:

• Tworzenia szybkich, prostych rezerwowych kopii najważniejszych folderów. Dzięki przechowywaniu ich na płytach CD, DVD czy pamięci USB, będzie do nich łatwy dostęp, bez konieczności korzystania ze specjalistycznych urządzeń i oprogramowania i przede wszystkim bez korzystania z Internetu.
• Przenoszenia danych jednego komputera na drugi.
• Archiwizowania starych danych. Płyty CD i DVD są dobre do przechowywania danych, które nie będą już modyfikowane , jak np. zdjęcia, czy gotowe materiały graficzne.
• Dodatkowo, dzięki łatwości przenoszenia, płyty czy pamięć USB mogą również być nośnikami, na których przechowujemy kopie zapasowe poza przestrzenią biura.

Wybranie odpowiedniego sprzętu do przechowywania kopii bezpieczeństwa, to dopiero połowa sukcesu. Trzeba również podjąć decyzję w sprawie oprogramowania.

Systemy operacyjne Windows i Mac w przypadku użytkowników indywidualnych zawierają wbudowane narzędzia służące do robienia backupu. Narzędzie te działają różnie, zależnie od wersji systemu. Informacje na temat Windowsa 2010 można znaleźć tutaj (http://technet.microsoft.com/pl-pl/library/backup-restore-client-2.aspx). Narzędzie robienia kopii zapasowych dla Maców nazywa się Time Machine. (http://support.apple.com/kb/ht1427?viewlocale=pl_PL&locale=pl_PL).

W przypadku robienia kopii zapasowych dla całej organizacji, dobrze jest wziąć pod uwagę programy dedykowane, takie jak np. Symantec's Backup Exec lub System Recover. Szczegóły na temat możliwości programu i tego, na ile spełni on twoje potrzeby znajdziesz w instrukcji obsługi programu.

Ponieważ w przypadku backupu wirtualnego powierzasz swoje dane krytyczne zewnętrznemu podmiotowi, należy bardzo dokładnie upewnić się, że dostawca usługi, na którego się zdecydujesz, jest godny zaufania oraz stabilny finansowo. W innym przypadku, możesz obudzić się „z ręką w nocniku” – z firmą, która ma słabe metody, jeśli chodzi o pilnowanie bezpieczeństwa lub ogłosi bankructwo i przestanie istnieć.

• Zapytaj o referencje: wybierając dostawcę postaraj się porozmawiać z kilkoma klientami, którzy korzystali z jego usług.
• Dopytaj się dokładnie o to, gdzie przechowywane będą twoje dane.
• Porozmawiaj szczegółowo na temat cen. Czy do ceny bazowej dochodzą jakieś dodatkowe opłaty? Czy firma zawiadomi cię odpowiednio wcześnie, kiedy zaczniesz się zbliżać do granicy objętości wykupionej przestrzeni? Kiedy już przekroczysz wykupioną objętość, ile będzie kosztowało jej powiększenie?
• Jeśli zamierzasz przechowywać w chmurze jakiekolwiek dane wrażliwe dotyczące osób związanych z organizacją, upewnij się, jakie są uregulowania prawne w tym zakresie i jakie zabezpieczenia są konieczne przy okazji wirtualnego przechowywania takich danych.

Warto również zadać następujące pytania:

• Czy firma hostingowa ma własną przestrzeń do przechowywania danych, czy korzysta z pomieszczeń jakiegoś innego podmiotu?
• W jaki sposób firma zapewnia bezpieczeństwo i dostępność twoich danych. Czy robi kopie bezpieczeństwa twoich backupów?
• Czy twoje dane będą przechowywane na dysku twardym, czy na pamięci taśmowej? W jaki sposób chroniony jest sprzęt, na którym przechowuje się kopie?
• Czy twoje kopie zapasowe będą przechowywane w bezpiecznym miejscu?
• Kto ma dostęp sieciowy do urządzeń, które przechowują twoje dane?
• Czy dostawca usługi automatycznie szyfruje twoje dane? (Czasem jest zalecane szyfrowanie danych jeszcze przed wykonaniem backupu).
• Czy dostawca zapewnia gwarancję lub ubezpieczenie dotyczące odzyskania danych?

Zadanie tych pytań może pomóc ci uniknąć nieprzyjemnych niespodzianek i upewnić się, że kopie bezpieczeństwa danych organizacji są naprawdę bezpieczne oraz dostępne.