Publicystyka - ngo.pl

Jakie doświadczenia związane z organizowaniem licytacji mają organizacje? Różne, ale jak zgodnie twierdzą, niezależnie od tego, jaką formę aukcji wybierzemy, warto postawić sobie organizacyjną poprzeczkę wysoko.

Aukcje „Bądźcie z nami”

Stowarzyszenie Pomocy Niepełnosprawnym „Bądźcie z nami” organizuje dziewiętnastą aukcję prac plastycznych. Na licytację wystawia prace pozyskane z zaprzyjaźnionych szkół z Krakowa i Skawiny – uczęszczają do nich dzieci i młodzież z niepełnosprawnościami. Na każdej aukcji licytowanych jest dziesięć najładniejszych prac.

Choć aukcja to wielkie wydarzenie, Cecylia Chrząścik, prezeska stowarzyszenia, podkreśla, że najważniejsza jest wystawa, którą można zobaczyć przed aukcją. Dzięki niej młodzi twórcy mogą pokazać swój talent szerszej publiczności. Coroczna aukcja działa na wszystkich mobilizująco – każda ze szkół stara się na aukcję przygotować jak najlepsze dzieła. Dzieci widzą, że jest sens coś tworzyć, a otoczenie może zobaczyć, jak wiele potrafią. Stowarzyszenie wydaje również katalog, dzięki któremu każdy potencjalny nabywca może dokładnie obejrzeć wszystkie prace. Aukcje „Bądźcie z nami” to duże wydarzenia, uczestniczy w nich corocznie ponad 200 osób. Licytacja połączona jest z koncertem.

Jak stowarzyszenie radzi sobie z kosztami akcji? Cecylia Chrząścik wyjaśnia, że znaczną ich część pokrywają sponsorzy – salę udostępnia jeden z hoteli, artyści występują za darmo, a ciastka przygotowują zaprzyjaźnione cukiernie. Aukcję prowadzą charytatywnie artyści Piwnicy pod Baranami.

Z każdej aukcji stowarzyszenie osiąga dochód rzędu 7-8 tysięcy złotych (kwota wyjściowa każdej z prac to 100 zł). Za te pieniądze organizacja kupuje materiały malarskie i przekazuje je szkołom.

Cecylia Chrząścik mówi, że choć organizacja aukcji nie jest prosta, bardzo lubią to robić. Efekt wynagradza wszystkie trudy. Goście deklarują, że było to dla nich ważne przeżycie, chwalą atmosferę, a artyści prowadzący aukcję mówią, że zostawiają w stowarzyszeniu serce i że chętnie zgodzą się prowadzić licytację za rok.

Aukcje „Aperio”

Od wielu lat, co roku aukcję organizuje także Stowarzyszenie na rzecz Edukacji Dzieci i Młodzieży z Autyzmem Aperio. Poznańska aukcja to wydarzenie charytatywne, ale także spotkanie z wielką sztuką. Organizatorzy wystawiają obrazy znanych i cenionych malarzy. Licytacje organizowane są we współpracy z Centrum Kultury Zamek w Poznaniu.

Lidia Domańska, prezeska Stowarzyszenia, przyznaje, że organizacja tej aukcji to wielkie przedsięwzięcie, które wymaga zaangażowania dużej liczby osób. Odkąd aukcja stała się jednym z najważniejszych wydarzeń kulturalnych, przyciąga co roku ponad 200 osób. Są to zarówno kolekcjonerzy dzieł sztuki, jak i sympatycy stowarzyszenia – rodzice dzieci z autyzmem.

Jak organizuje się taką aukcję? Wszystko zaczyna się od pozyskania obrazów. Prace trafiają do stowarzyszenia w różny sposób – część z inicjatywy artystów, część w wyniku starań członków stowarzyszenia, którzy długo przed aukcją zaczynają poszukiwania ciekawych prac. Obrazy wystawiane są na wystawie przedaukcyjnej, która trwa tydzień.

Przy obsłudze aukcji pracuje około 40 osób – w tym wielu wolontariuszy. Trzeba zorganizować wszystko – od obsługi szatni, przez dopilnowanie, żeby obrazy „wychodziły” na scenę w odpowiedniej kolejności, po pakowanie obrazów i przekazywanie ich nabywcom.

Lidia Domańska zapewnia, że dla działalności Stowarzyszenia aukcje mają ogromne znaczenie. Wydarzenie cieszy się dużym zainteresowaniem mediów, więc dużo mówi się o autyzmie, o sytuacji osób z autyzmem i ich problemach. Sukces ma także wymiar finansowy – ze środków uzyskanych z aukcji organizowane są półkolonie dla dzieci, w okresie wakacji i ferii zimowych oraz dodatkowe zajęcia w ciągu roku.

Allegro

Co jednak, jeżeli fundacja lub stowarzyszenie nie czuje się na siłach, żeby podołać prowadzeniu aukcji „na żywo”? Na szczęście jest jeszcze Internet. Jeżeli chcemy zorganizować aukcję w sieci, mamy dwie możliwości.

Pierwsza to wykorzystanie własnej strony internetowej – możemy użyć np. funkcji forum, albo pozwolić potencjalnym kupującym na zostawianie ofert w komentarzach pod zdjęciami przedmiotów.

Czy to jest proste? Przegląd aktualnych i archiwalnych aukcji w serwisie pokazuje, że pozyskiwanie funduszy w ten sposób może być efektywne, ale tylko wtedy, gdy organizacja ma dobry plan i umie promować swoje wydarzenia.

Organizacja, która zamierza skorzystać z Allegro, musi pamiętać, że na rejestrację w serwisie należy zarezerwować trochę czasu. Trzeba najpierw założyć konto, potem wysłać do firmy dokumenty organizacji. Dopiero po ich zweryfikowaniu pracownicy serwisu przyznają „status charytatywny” i można prowadzić aukcje. Status przysługuje przez trzy miesiące, potem można go przedłużyć.

Wielka Orkiestra Świątecznej Pomocy

Krzysztof Dobies z Biura Prasowego Wielkiej Orkiestry Świątecznej Pomocy, która jest jednym z najbardziej aktywnych użytkowników serwisu charytatywni.allegro.pl, wyjaśnia, że najlepsze wyniki osiąga się wtedy, jeżeli aukcje mają charakter akcji – zdarzenia, które ma swój początek i koniec. Takie wydarzenie łatwiej jest promować. Ważna jest także powtarzalność – wielu internautów uczestniczy w aukcjach Orkiestry co roku – a oprócz tego konsekwencja i niezmienność zasad.

Jedną z ważniejszych reguł przyjętych przez zespół Orkiestry jest oderwanie przedmiotu od jego finansowej wartości – niezależnie od tego, czy licytowana rzecz obiektywnie posiada ją, czy nie. W licytacji chodzić ma o wartość symboliczną płynącą ze wsparcia charytatywnego.

Orkiestra stawia też na aukcje, w których nabyć można rzeczy dla większości ludzi nieosiągalne lub trudno osiągalne – do tej pory licytacji podlegały m.in. trening z reprezentacją Polski w piłce nożnej (wylicytowany za 150 tys. złotych), rejs okrętem podwodnym marynarki wojennej (40 tys. złotych), a także kurs pracy vlogera, nauka jazdy samochodem w kontrolowanym poślizgu u Jakuba Przygońskiego i nauka tańca u Eweliny Lisowskiej.

Skąd Orkiestra bierze przedmioty, które wystawiane są na aukcjach? Krzysztof Dobies wyjaśnia, że zespół pracuje nad tym przez cały rok. Zbiera różne rzeczy, buduje relacje z różnymi partnerami. Firmy widzą, że aukcja jest także szansą zaprezentowania swojej działalności, że jest tu przestrzeń na aktywność marketingową.

Biała Przemsza

Czy tylko duża organizacja ma szansę odnieść sukces na Allegro? Nie. Jedną z mniejszych wystawiających przedmioty w internecie jest Stowarzyszenie Przyjaciół Białej Przemszy. Łukasz Drążewski ze stowarzyszenia wyjaśnia, że wpływy z licytacji to dość znaczny wkład finansowy do rocznego budżetu organizacji – około 20%.

Co robi stowarzyszenie, żeby osiągnąć taki dochód? Przede wszystkim promuje swoje aukcje – przez stronę internetową, forum wewnętrzne, inne fora tematyczne. Łukasz Drążewski przyznaje, że istotne znaczenie ma również fakt, że organizacja ma duże grono członków i sympatyków, korzystających z mediów społecznościowych.

Dodatkowo przepis na sukces wiąże się z oferowaniem przedmiotów, które mogą być interesujące dla jego członków, mają związek z działalnością stowarzyszenia. Dzięki temu akcja przyciąga nie tylko osoby, które chcą po prostu wesprzeć stowarzyszenie, ale także takie, które chcą nabyć rzecz. Rzeczy na aukcję oddają członkowie – zbiórka ogłaszana jest na wewnętrznym forum. Na aukcjach wystawiane są niedrogie przedmioty, z bardzo niskimi cenami wyjściowymi. Stowarzyszenie organizuje licytacje 4-5 razy w roku.

Przepis na sukces?

Co trzeba zrobić, aby odnieść aukcyjny sukces? Przede wszystkim podejść do organizacji aukcji, jak do projektu.

Po pierwsze – określić cele.

Musimy wiedzieć, co chcemy osiągnąć. Koniecznie musimy zaplanować, na co przeznaczymy zyski z aukcji – pomoże nam to w promocji wydarzenia.

Po drugie – określić odbiorców.

Musimy wiedzieć, kogo chcemy zaprosić do licytacji. Od tego zależeć będzie dobór przedmiotów, które chcemy na aukcji oferować. Inna oferta będzie ciekawa dla sympatyków stowarzyszenia, chcących wesprzeć jego pracę i realizacje jego idei, inna dla kolekcjonerów dzieł sztuki, czy osób, które po prostu chcą nabyć coś w atrakcyjnej cenie. Możliwe jest także zorganizowanie aukcji ciekawej dla osób o „mieszanej” motywacji. Do każdej z tych grup trzeba dostosować sposób promowania wydarzenia.

Po trzecie – zdecydować, co będzie sprzedawane.

Możemy postawić na rzeczy posiadające obiektywnie wysoką wartość materialną – obrazy znanych artystów lub różne przedmioty do codziennego użytku pozyskane od sponsorów. Możemy postawić na sprzedaż przedmiotów o wartości innej niż materialna – taka aukcja będzie miała mniej komercyjny charakter. Dokonując wyboru musimy zastanowić się, na jakiego nabywcę liczymy i co może być dla niego atrakcyjne.

W przypadku organizacji, które zrzeszają sympatyków jakiejś formy aktywności sprawdzić się może sprzedawanie przedmiotów przydatnych przy realizacji tego rodzaju zainteresowań. Jeszcze inne podejście zakłada sprzedaż czegoś poza aukcją nieosiągalnego lub trudno osiągalnego.

Po czwarte – warto pomyśleć o czasie, zwłaszcza jeżeli planujemy aukcję w sieci.

Musimy wiedzieć, jak często będą pojawiać się nasze oferty, czy planujemy zachować systematyczność, czy będzie to akcja, czy doraźne działania (w tym ostatnim przypadku intensywne promowanie naszego wydarzenia może być trudniejsze). Warto też z góry wiedzieć, kto będzie kontaktował się z nabywcami i jak będą dokonywane wysyłki – w internecie wszystko dzieje się szybciej.

Po piąte – zrobić plan licytacji.

Musimy wiedzieć, jak wszystko będzie przebiegało – od A do Z. Trzeba wyobrazić sobie naszą aukcję z perspektywy gościa. Zastanowić się, co może stworzyć dobrą atmosferę. Doświadczone organizacje twierdzą, że dobry prowadzący to prawdziwy skarb – jeżeli ma dobry kontakt z salą, zabawnie komentuje przebieg zdarzeń, umie rozluźnić gości, sprawić, żeby dobrze się bawili, ciekawie opowiedzieć o celu aukcji nie wywołując jednocześnie presji, zwiększa szansę na sukces. Na takiej aukcji ludzie kupują chętniej.

Więcej informacji, jak przestrzegać prawa w NGO, jakie przepisy są ważne dla NGO – znajdziesz w serwisie poradnik.ngo.pl.