Przeprowadzanie audytów finansowych w organizacjach pozarządowych ma na celu usprawnienie funkcjonujących w nich systemów zarządzania finansami. Patrząc w ten sposób, można uznać takie badanie za jeden ze standardów działania III sektora. Jest to rozwiązanie dość kosztowne, niemniej godne polecenia. Szczególnie warto się zastanowić nad jego wdrożeniem w przypadku większych, długo działających na rynku oraz realizujących wiele projektów organizacji.
Audytem nazywamy systematyczną i niezależną ocenę organizacji (ale też procesu, systemu, produktu lub projektu).
Najczęściej w przypadku audytu organizacji pozarządowych myślimy o audycie finansowym, chociaż może on dotyczyć też innych aspektów funkcjonowania organizacji: na przykład samej działalności czy systemu gromadzenia i wydawania środków finansowych. Audyt finansowy jest najpopularniejszy i też najczęściej przeprowadzany, również dlatego, że to tym rodzajem oceny są zainteresowani potencjalni, jak i aktualni grantodawcy NGO.
Czego może dotyczyć audyt finansowy w organizacji pozarządowej?
Audyt finansowy to nie tylko badanie samych sprawozdań finansowych. Podczas jego przeprowadzania bada się również, m.in.:
- Prawidłowość realizacji obowiązków podatkowych
- Prawidłowość realizowania projektów – rozliczania i wydatkowania dotacji, darowizn czy pożyczek
- Prawidłowe wypełnianie zobowiązań wobec pracowników i Zakładu Ubezpieczeń Społecznych
Po co przeprowadzać audyt finansowy?
Głównym celem takiego audytu jest określenie, na ile stan danej organizacji (pod względem kondycji finansowej) jest zgodny z normami istniejącymi w danej organizacji, jak i z obowiązującymi przepisami.
W III sektorze tylko niektóre organizacje pozarządowe są zobligowane do poddania się badaniu sprawozdania finansowego przez biegłego rewidenta. Przypomnijmy – są to organizacje, które prowadzą działalność gospodarczą i spełniają co najmniej dwa z trzech poniższych warunków:
- Zatrudniają (w przeliczeniu na pełne etaty) co najmniej 50 osób
- Z tytułu sprzedaży towarów i produktów oraz w wyniku operacji finansowych organizacja uzyskała przychody na poziomie minimum 5 mln euro (w danym roku obrotowym)
- Suma aktywów na koniec roku w bilansie wyniosła co najmniej 2,5 mln euro (w danym roku obrotowym)
Po zakończeniu badania biegły rewident wydaje pisemną opinię, którą NGO powinno dołączyć do swoich sprawozdań składanych zarówno do Krajowego Rejestru Sądowego, jak i Urzędu Skarbowego.
Konieczność przeprowadzenia zewnętrznego audytu obowiązuje też organizacje pozarządowe posiadające status OPP, jeśli spełniają wszystkie trzy poniższe warunki:
- Realizują zadania publiczne zlecone
- Kwota otrzymana na realizację tych zadań w danym roku wynosi minimum 50 tysięcy złotych
- Przychody osiągnięte w danym roku obrotowym były równe lub przekroczyły 3 mln złotych
Opinię biegłego rewidenta organizacje OPP dołączają do sprawozdań składanych do Urzędu Skarbowego i KRS oraz do Ministra Pracy i Polityki Społecznej.
Organizacja, która ma obowiązek poddać się audytowi, powinna w ostatnim kwartale roku, który będzie badany, dokonać wyboru audytora.
Co z pozostałymi organizacjami?
Niektóre projekty realizowane przez NGO również muszą zostać sprawdzone przez zewnętrznego eksperta – szczegółowo określa to umowa o dofinansowanie. Zazwyczaj, z czysto praktycznego punktu, taki audyt powinien zostać przeprowadzony nie pod koniec, ale w trakcie realizacji projektu. Dzięki temu organizacja ma czas na ewentualne korekty i usprawnienia.
Co się dzieje, kiedy przeprowadzenie audytu nie jest obowiązkowe?
Korzyści z przeprowadzenia całościowego zewnętrznego audytu (m.in. badaniu całego sprawozdania finansowego oraz poszczególnych projektów), niestety, nie zawsze są widoczne dla członków zarządów organizacji pozarządowych. Zwykle obawiają się oni zlecenia jego przeprowadzenia niezależnym ekspertom. (Są nimi biegli rewidenci, ponieważ to oni mają uprawnienia do badania sprawozdań finansowych). NGO odstrasza nie tylko wysoki koszt takiej usługi, lecz także niechęć do powierzania osobie z zewnątrz dokumentów finansowych organizacji.
Tutaj jednak warto pamiętać, że zewnętrzny audytor ma przede wszystkim za zadanie wskazać zarządowi/osobom odpowiedzialnym za zarządzanie finansami w organizacji nieprawidłowości lub słabości systemu kontroli wewnętrznej nad prawidłowym przebiegiem działalności, w tym realizacji prowadzonych projektów. To zarząd odpowiada za gospodarowanie majątkiem organizacji, którą reprezentuje, dlatego możliwość skorzystania z wiedzy obiektywnego eksperta można potraktować jak specjalistyczne doradztwo. Audyt dostarcza członkom zarządu szczegółowej informacji na temat ogólnej sytuacji finansowej organizacji, audytor porównuje też obraz wynikający ze sprawozdania finansowego ze stanem faktycznym. Są to bardzo istotne informacje, na podstawie których będzie można podejmować wiele kluczowych decyzji o dalekosiężnym znaczeniu.
Bezstronna i profesjonalna ocena gospodarki finansowej NGO to również bardzo duży atut w oczach przyszłych grantodawców. Wiedza o tym, jak organizacja rozlicza otrzymane dotacje oraz prowadzi swoją gospodarkę finansową, może w istotny sposób wpłynąć na decyzję o przyznaniu dofinasowania/grantu. W jeszcze większym stopniu odnosi się to do darczyńców prywatnych.
Wypracowaniem skutecznych standardów w zarządzaniu finansami organizacji pozarządowych zajmują się uczestnicy oraz realizatorzy projektu „Drogowskaz dla NGO. Profesjonalizacja III sektora poprzez wypracowanie i upowszechnienie zasad zarządzania finansowego”, którego liderem jest Fundacja dla Polski. Przedstawiciele NGO, które wspólnie pracują nad wspomnianymi standardami, mają dużą świadomość wyzwań, jakie stoją przed organizacjami pozarządowymi, szczególnie w zakresie utrzymania płynności finansowej pozwalającej na ciągłość realizowanych działań. Konieczna jest ciągła praca nad doskonaleniem kompetencji zarówno poszczególnych członków zespołu organizacji jak i wdrażanie skutecznych metod zarządzania całym podmiotem.
– Nasza Fundacja działa już ponad 20 lat. Przez ten czas rozbudowaliśmy Fundację od stanu, gdzie wszystko mieściło się w „jednej teczce”, do rozmiaru jednej z największych instytucji pozarządowych w Lublinie. Wraz z rozwojem naszej organizacji i wieloaspektowymi działaniami pojawił się problem sprawności i jakości działania – mówi Zofia Jaroszuk, wiceprezes Fundacji Szczęśliwe Dzieciństwo, uczestniczka projektu. I kontynuuje:
– Od paru lat wprowadzamy u nas system organizacji i zarządzania. Widzimy ogromną potrzebę porządkowania i organizowania naszych działań. Zaczęliśmy szukać odpowiedzi jak to zrobić, zaczęliśmy studiować, douczać się z tego zakresu. Był to obszar nam zupełnie nieznany, bo przecież będąc psychologami i pedagogami, znamy się na czymś zupełnie innym. Chcemy, by w naszej instytucji panowała moda „na uczenie się”, wprowadzamy zasadę, by nieustannie poprawiać i ulepszać nasze działania. Niezależnie od tego czy ktoś pracuje bezpośrednio z dziećmi jako wychowawca czy w biurze Fundacji przy księgowaniu dokumentów może wprowadzić jakąś pozytywna zmianę i podnieść jakoś swojego działania. Oczywiście ważne jest to, że wyznacznikiem naszych wszystkich działań zawsze była i jest misja Fundacji. Ona pokazuje kierunek działań. Te wymienione elementy są ważnym czynnikiem rozwoju organizacji. Od paru lat wprowadziliśmy system planowania w naszej instytucji: tworzymy 3-letnią strategię działania Fundacji, plany taktyczne i operacyjne dla każdego pracownika i wolontariusza.
Udział w projekcie „Drogowskaz dla NGO” traktujemy jako szansę, by nauczyć się czegoś nowego i dowiedzieć się czy to, co wypracowaliśmy i praktykujemy w zakresie zarządzania finansami, jest dobrym pomysłem, a co jeszcze powinnyśmy poprawić. Ważne dla nas jest korzystanie ze wskazówek i praktyki profesjonalistów w zakresie zarządzania finansami. Istotnym czynnikiem motywującym do udziału w projekcie jest również możliwość wymiany doświadczeń i skorzystania z dobrych praktyk innych organizacji – uczestników projektu – podkreśla Zofia Jaroszuk.
Źródło: PAFPIO