Publicystyka - ngo.pl

W praktyce audyty projektów (zwłaszcza finansowanych publicznie) kręcą się wokół kilku osi:

1. Zgodność z umową i wytycznymi programu – czy wydatki i działania są dokładnie tym, na co była zgoda (zakres, harmonogram, budżet, wskaźniki).
2. Kwalifikowalność kosztów – czy koszty są niezbędne, racjonalne, poniesione w okresie, prawidłowo przypisane i udokumentowane (w grantach UE mocno dominuje zasada „evidence-based”).
3. Ślad audytowy (audit trail) – czy da się odtworzyć chronologicznie: decyzję – zamówienie – wykonanie – odbiór – płatność – ujęcie księgowe – raport.
4. Zamówienia / wybór wykonawców – czy był właściwy tryb, konkurencyjność, brak konfliktu interesów i komplet dokumentów z rozeznania rynku/postępowania.
5. Rezultaty i realizacja merytoryczna – czy to, co raportujesz jako wykonane, ma potwierdzenie w materiałach, listach obecności, protokołach, publikacjach, produktach projektu.

W projektach współfinansowanych środkami publicznymi kontrola/audyt może pojawić się w trakcie realizacji projektu, na jego końcu, a czasem także po zakończeniu (w zależności od zasad programu i okresów archiwizacji nawet do 5 lat po zakończeniu projektu). W samych funduszach UE uprawnione bywają instytucje krajowe, Komisja Europejska i organy audytowe – dlatego warto myśleć o dokumentacji tak, jakby miała „przetrwać rotację ludzi i pamięci”.

To zdanie jest brutalne, ale uczciwe. W materiałach dot. projektów UE powtarza się jedna myśl: bez właściwej dokumentacji nie da się wykazać, że koszty spełniają warunki umowy, a problemy z record-keeping należą do częstych źródeł korekt/odrzuceń.

Dlatego w projekcie warto od początku zbudować system dowodowy, a nie tylko „segregator faktur”.

1) Ustal właścicieli dokumentów (RACI) już w 1. tygodniu projektu

Nie „księgowość ogarnia”. W dobrze poukładanych projektach:

• Kierownik projektu pilnuje zgodności zakresu i zmian (aneksów, zgód, odstępstw).
• Specjalista finansowy pilnuje kwalifikowalności, opisów dowodów księgowych, kont, przypisań do zadań/budżetu.
• Procurement/administracja pilnuje ścieżki wyboru dostawców i konfliktu interesów.
• Lider merytoryczny pilnuje dowodów rezultatów (produkty, listy obecności, protokoły odbioru, publikacje).
• HR (albo osoba od kadr) pilnuje umów, zakresów obowiązków, ewidencji czasu pracy/timesheetów, delegacji.

Przypisanie ról jest tu oczywiście przykładowe i będzie zależne od aktualnej sytuacji zatrudnienia, ale… należy o tym pamiętać. Jeśli tego nie rozdzielisz, audyt i tak to rozdzieli – tylko pod presją czasu.

2) Zrób jedną wspólną strukturę folderów pod audyt trail

Nie „każdy po swojemu”. Audit trail ma być odtwarzalny chronologicznie i logicznie. 
Minimalny układ (przykład):

• Umowa i aneksy
• Zarządzanie projektem (powołania, upoważnienia, procedury, spotkania, decyzje)
• Zamówienia / wykonawcy (rozeznania, zapytania, oferty, protokoły, umowy)
• Personel (umowy, zakresy, timesheety, listy płac, delegacje – łącznie z potwierdzeniami zapłaty składek ZUS, PIT, PPK, itp.)
• Koszty i płatności (faktury, opisy, dowody zapłaty, wyciągi)
• Merytoryka i rezultaty (produkty, materiały, listy obecności, protokoły odbioru, materiały photo i video z wydarzeń, itp.)
• Promocja i obowiązki informacyjne (informacja w mediach społecznościowych, na www, itp. – należy pamietać o aktualnych logotypach wskazanych przez grantodawcę)
• Raporty i wnioski o płatność + korespondencja z instytucją

3) Ustal „standard opisu” każdego kosztu

Najczęstsza przyczyna problemów to nie brak faktury, tylko brak odpowiedzi na 4 pytania:

• Co to jest i z jakiego zadania/WP wynika?
• Dlaczego to było niezbędne do realizacji celu projektu?
• Na jakiej podstawie wybrano dostawcę (tryb, rozeznanie)?
• Gdzie jest odbiór/wykonanie i gdzie jest płatność?
• To się spina z logiką audytu: koszty muszą być powiązane z projektem i poparte dokumentami.

4) Zrób „miesięczne zamknięcie projektu” (15-30 minut)

To jest złoto. Raz w miesiącu:

• sprawdzasz, czy wszystkie koszty mają komplet (faktura + opis + wybór wykonawcy + odbiór + zapłata + ujęcie w księgach),
• porządkujesz dowody rezultatów,
• robisz krótką notatkę: co zrobione, jakie ryzyka, jakie odstępstwa i jak je uzasadniono.

Taki rytm chroni przed sytuacją: „mamy 500 plików i nic nie wiemy”.

Poniżej lista „rdzeniowa” – niezależnie od programu. W projektach różnice są w detalach, ale logika jest stała.

1) Dokumenty zarządcze i formalne

• Umowa o dofinansowanie + aneksy, wytyczne, interpretacje, korespondencja.
• Upoważnienia, pełnomocnictwa, podpisy, zasady obiegu dokumentów.
• Decyzje o zmianach w budżecie/harmonogramie (i zgody instytucji, jeśli wymagane).

2) Zamówienia i wybór wykonawców

• Opis potrzeb i szacunek wartości.
• Zapytanie / ogłoszenie / wysłania do wykonawców (jeśli dotyczy).
• Oferty, oświadczenia, notatki z rozeznania rynku.
• Protokół wyboru, uzasadnienie, brak konfliktu interesów.
• Umowa/zamówienie + aneksy.
• Protokół odbioru/wykonania (usługi/dostawy/roboty).

3) Personel (umowy, czas pracy, wynagrodzenia)

• Umowy, zakresy obowiązków powiązane z zadaniami projektu.
• Ewidencja czasu pracy/timesheety (jeśli wymagane) spójne z raportami.
• Listy płac/rachunki, składniki wynagrodzenia, dowody wypłaty.
• Delegacje, podróże, rozliczenia diet (jeśli dotyczy).
• W projektach audyty bardzo często wchodzą głęboko w personel i sposób przypisania czasu do projektu.

4) Koszty, płatności i księgowość

• Faktura/rachunek.
• Opis merytoryczny i budżetowy (zadanie, kategoria, uzasadnienie).
• Dowód zapłaty (potwierdzenie przelewu, wyciąg).
• Dowód dostarczenia/wykonania (odbiór, raport, produkt, protokół).
• Ujęcie księgowe (konto, projekt, numer dowodu).

Jeśli są waluty – przeliczenia zgodnie z zasadami programu. I uwaga! W księgach zazwyczaj kurs walut jest inny niż w raportach. Grantodawcy wskazują jasno jak ma być naliczany kurs i zazwyczaj opiera się on o średnią z okresu rozliczeniowego, kurs przypisany do danego miesiąca kosztu lub kurs, który został naliczony w banku przy przelewie. Księgowość, zgodnie z zasadami rachunkowości, księguje kurs NBP z dnia poprzedzającego wydatek. Więc musimy liczyć się z różnicami kursowymi w raportach oraz księgach. 

5) Rezultaty merytoryczne

• Listy obecności, agendy, materiały ze spotkań.
• Dowody wykonania produktów (raporty, publikacje, narzędzia, analizy).
• Dokumentacja wskaźników: metodologie, źródła danych, wyliczenia.
• Protokoły odbioru produktów projektu, akceptacje.

6) Promocja i obowiązki informacyjne

• Zrzuty/zdjęcia tablic, logotypy, publikacje, posty.
• Materiały z eventów, slajdy, nagrania (jeśli dotyczy).
• Potwierdzenie zgodności z wymaganiami oznakowania.

7) Najczęstsze braki, które wychodzą dopiero na audycie

• Faktury bez opisu „dlaczego to jest projektem”.
• Brak ścieżki wyboru wykonawcy albo dokumenty rozproszone po skrzynkach mailowych.
• Protokół odbioru „po czasie” albo w ogóle brak odbioru.
• Brak spójności: timesheety vs raport merytoryczny vs harmonogram.
• Brak dowodu, że wydatek był niezbędny (jest koszt, nie ma kontekstu).
• Brak ciągłości dostępu do dokumentów po odejściu pracownika – dlatego centralne repozytorium jest krytyczne.

1) 90 dni przed (albo od razu, jeśli projekt startuje)

• Spisz zasady audyt trail w 1-2 stronach (kto, co, gdzie odkłada).
• Ustal standard opisu kosztów i minimalny komplet załączników.
• Włącz miesięczne zamknięcie projektu.

2) 30 dni przed

• Zrób wewnętrzny „mini-audyt” na próbie 10 kosztów – czy da się je odtworzyć od potrzeby do zapłaty.
• Uzupełnij brakujące protokoły, opisy, uzasadnienia.
• Sprawdź, czy raporty i wskaźniki mają twarde źródła.

3) 7 dni przed (po zawiadomieniu)

Kontrole zazwyczaj są planowane, a informacja o kontroli zwykle przychodzi z wyprzedzeniem, więc to ostatni moment na logistykę: agenda, dostęp do systemów, osoby odpowiedzialne, komplet paczek dokumentów. 
W praktyce:

• Wyznacz jedną osobę do koordynacji audytu (kontakt, pytania, przekazywanie plików).
• Przygotuj listę dokumentów w układzie audytora (zakresy + koszty próby + zamówienia + personel + rezultaty).
• Zrób „mapę dowodów” do każdego kosztu z próby: linki do folderów, nazwy plików, krótkie opisy.

nie zbieramy dokumentów „bo księgowość potrzebuje”,
zbieramy dokumenty, bo
musimy umieć udowodnić każdą decyzję, koszt i rezultat.