Publicystyka - ngo.pl

Wizyta wspierająca świadczona przez ROEFS to szczególny rodzaj doradztwa, polegający na zapoznaniu się doradcy z dokumentacją projektową, przeanalizowaniu jej pod kątem zgodności z wymaganiami Programu Operacyjnego Kapitał Ludzki oraz sformułowaniu rekomendacji po wizycie.

Innymi słowy, wizyta wspierająca przypomina trochę kontrolę w projekcie, jednak przeprowadzoną na wniosek zainteresowanego Projektodawcy, w sprzyjającej atmosferze, bez stresu towarzyszącego kontroli, a jej wyniki są przekazywane wyłącznie Projektodawcy. Zaproponowane w trakcie wizyty ewentualne modyfikacje i zmiany w realizowanym projekcie mają na celu lepsze przygotowanie jednostek realizujących projekty do ewentualnej zewnętrznej kontroli prawidłowości ich realizacji.

Czym jest wizyta wspierająca, do kogo jest skierowana – o odpowiedź na te i inne pytania poprosiłam ekspertów z ROEFS w Warszawie.

Celem wizyty wspierającej jest zapewnienie Projektodawcy pomocy merytorycznej w realizacji projektów współfinansowanych ze środków Europejskiego Funduszu Społecznego, zaś jej wynikiem będzie dostarczenie Beneficjentowi, do jego wyłącznej wiadomości, informacji na temat poprawności realizacji określonych aspektów i rekomendacji służących usprawnieniu realizacji podejmowanych w projekcie działań.

Wizyty wspierające są przeprowadzane przez certyfikowanych doradców pracujących w Regionalnym Ośrodku EFS w Warszawie oraz ekspertów współpracujących z Ośrodkiem, czyli osoby posiadające rozległą wiedzę praktyczną w zakresie przygotowania, rozliczania i wdrażania projektów dofinansowanych z PO KL. Wiedza i kompetencje kadry są corocznie weryfikowane przez instytucję nadzorującą działania ROEFS – Centrum Projektów Europejskich.

W trakcie wizyty wspierającej możliwe jest poddanie analizie doradcy wszelkich aspektów związanych z projektem realizowanym w ramach PO KL – to Beneficjent podejmuje decyzję, jakie obszary zostaną poddane diagnostyce, w jakim zakresie oraz w odniesieniu do jakiego czasu związanego z realizacją projektu.

Najczęściej wybieranymi obszarami są: prawidłowość rozliczeń finansowych; kwalifikowalność wydatków, ze szczególnym uwzględnieniem wydatków dotyczących personelu projektu; sposób rekrutacji uczestników projektu; sposób przetwarzania danych osobowych uczestników projektu; zgodność danych przekazywanych we wniosku o płatność w części dotyczącej postępu rzeczowego oraz postępu finansowego z dokumentacją dotyczącą realizacji projektu dostępną w siedzibie beneficjenta; prawidłowość realizacji działań informacyjno-promocyjnych oraz sposób prowadzenia i archiwizacji dokumentacji projektu i inne w zależności od potrzeb Projektodawcy.

Zdaniem Michała Pawlęgi, doradcy kluczowego w ROEFS Warszawa, najwięcej wątpliwości beneficjentów budzą zagadnienia dotyczące kwalifikowalności wydatków, w szczególności w zakresie odpowiedniego udokumentowania kosztów. Wielu projektodawców spoza sektora finansów publicznych, takich jak organizacje pozarządowe czy przedsiębiorstwa ma także wątpliwości związane ze spełnieniem zasady konkurencyjności oraz prowadzeniem rozeznania rynku i związaną z tym dokumentacją. Z jego doświadczenia wynika, że najczęstsze problemy dotyczą określania w jaki sposób oszacować wartość zamówień, a także co zrobić w sytuacji, gdy nie jest możliwe zgromadzenie wymaganej liczby ofert – powtórzyć zapytanie czy przedłużyć czas na składanie ofert?

Jak mówi Karolina Paulewicz-Bazała – doradczyni kluczowa w ROEFS, jednym z większych problemów zgłaszanych przez Projektodawców w trakcie trwania wizyt wspierających jest kwestia rozliczenia projektu. Przykładem może być jedna z firm szkoleniowych prowadząca szkolenia dla mikro i małych przedsiębiorstw z terenu Mazowsza. Niewystarczająca znajomość kwestii rozliczania projektów objętych pomocą publiczną na szkolenia spowodowała poważne problemy związane z właściwym udokumentowaniem procesu rekrutacji, jak również z udokumentowaniem wysokości udzielonej pomocy publicznej. Dzięki przeprowadzonej wizycie wspierającej uporządkowano, jak również uzupełniono niezbędną dokumentację, tj. formularze ubiegania się o pomoc publiczną, umowy szkoleniowe, deklaracje uczestników.

Wizyta wspierająca odbywa się zawsze w siedzibie Beneficjenta, gdzie jest przechowywana dokumentacja projektowa.

Czas trwania wizyty wspierającej zawsze jest ustalany indywidualnie, nie ma formalnych ograniczeń, zwykle zależy od liczby dokumentów przekazanych do przeanalizowania i liczby kwestii problemowych podanych do rozwiązania w projekcie.

Wizyta wspierająca, tak jak i pozostałe usługi ROEFS jest bezpłatna. Zapraszając do siebie doradcę ROEFS, Projektodawca nie zapłaci ani złotówki.

Nie ma limitu wizyt wspierających i każdy beneficjent, który np. realizuje kilka projektów, może zapraszać ekspertów na wizytę wspierającą do kolejnego realizowanego przez siebie projektu. Może też zaprosić doradcę na kolejną wizytę w tym samym projekcie, np. w celu weryfikacji czy rekomendacje zostały właściwie wdrożone, może też skorzystać z doradztwa w Ośrodku.

Wizyta wspierająca ma charakter poufny, a informacje na temat zweryfikowanych dokumentów i ewentualnych miejsc problemowych nie są przekazywane do IP/IP2 (np. Mazowieckiej Jednostki Wdrażania Programów Unijnych), a jedynie do wiadomości Projektodawcy – należy pamiętać, że służy ona usprawnieniu działań i zapewnieniu prawidłowej ścieżki realizacji projektu.

Jedynym dokumentem, który pozostaje w ROEFS w związku z przeprowadzoną wizytą i może być przekazywany do IP/IP2, jest wniosek o przeprowadzenie wizyty wspierającej, a następnie potwierdzenie jej wykonania, czyli karta wizyty wspierającej.

Podsumowując: żadne informacje dotyczące przebiegu wizyty  i wniosków z niej nie są udostępniane jakiemukolwiek innemu podmiotowi poza zainteresowanym Projektodawcą.

W odpowiedzi na przesłane zapotrzebowanie na wizytę wspierającą eksperci przeanalizują potrzeby Projektodawcy i skontaktują się z nim w celu ustalenia dogodnego terminu przeprowadzenia wizyty wspierającej. Po wizycie Beneficjent otrzyma informacje o zakresie przeprowadzonej wizyty wspierającej i stwierdzonym stanie faktycznym oraz rekomendacjach dotyczących realizowanego projektu.

Wszystkim, którzy potrzebują dodatkowej zachęty do skorzystania z nowej usługi ROEFS, przedstawiam kilka opinii Projektodawców z terenu działania Regionalnego Ośrodka EFS w Warszawie, którzy już skorzystali z propozycji bezpłatnej wizyty wspierającej i zgodzili się podzielić swoją opinią: