Publicystyka - ngo.pl

Znam też kilka dużych organizacji, które prowadzą księgowość komputerową, ale nie zawsze i nie wszystko się im zgadza „co do grosza”. Gdy Śląska Sieć 3 sektora zaczynała działalność, temat księgowości był tym najtrudniejszym. Kto ma to robić? Jak? Za ile? Skąd wziąć na to środki?

Do dzisiaj księgowość jest ciągle ważnym tematem na naszych spotkaniach, ale z naszego doświadczenia wynika, że działając „powoli do przodu” każda organizacja pozarządowa w stanie dać sobie radę z księgowaniem.

Etap 1: Właśnie odebraliście papiery z KRS!

I bardzo się cieszycie. Wraz z papierami z sądy przysyłają również numer NIP i Regon oraz informację o tym, że należy złożyć dodatkowe dane w urzędzie skarbowym (tzw. Formularz NIP-8). Już wiecie, że Urząd Skarbowy ma namiary na Was. Wiecie również, to jedyna instytucja w Polsce, która od ręki jest w stanie nałożyć duże kary finansowe na organizację. Dlatego warto od razu przygotować sobie dokumenty (np. polityka rachunkowości wraz z planem kont) i uchwały zarządu, aby były gotowe, a potem zapomnieć na jakiś czas, że się je ma (na początku gdy ruch na koncie jest zerowy, żadna polityka rachunkowości nam nie będzie potrzebna, bo po prostu nie będziecie mieć dokumentów do księgowania). Takie wzory są dostępne w internecie oraz stacjonarnie w każdym poważnym centrum organizacji pozarządowych.

Na tym etapie rozwoju organizacji na jednym z pierwszych spotkań zarządu należy podjąć decyzję, gdzie będą przechowywane dokumenty księgowe (gdy już się pojawią)[1], kto będzie odpowiadał za środki będące w posiadaniu organizacji (dostęp do konta, zarządzanie gotówką) jak będzie prowadzona księgowość.

W najlepszej sytuacji są organizacje, w zarządzie których zasiadają księgowi – oni z dużą przyjemnością będą prowadzić księgi w organizacji, często korzystając z posiadanych zasobów prywatnych (np. własnego programu księgowego) lub w tradycyjnej amerykance. W równie dobrej sytuacji są organizacje, które mają zaprzyjaźnionych księgowych, którzy od czasu do czasu zaksięgują 5 dokumentów, które pojawią się na początku „życia” organizacji.

W najgorszej sytuacji są stowarzyszenia i fundacje, które nie mają dostępu do zaprzyjaźnionych księgowych, gotowych za darmo pomóc w tym trudnym obowiązku. Te organizacje muszą to robić we własnym zakresie, albo skorzystać z usług biura księgowego.

Prowadzenie księgowości we własnym zakresie

Zlecenie prowadzenia księgowości biuru rachunkowemu

Główne plusy

• Brak dodatkowych kosztów;

• Nabywanie wiedzy przez zarząd z zakresu prowadzenia finansów w NGO;

• Duża kontrola zarządu nad finansami.

• Pewność, że wszystko jest robione zgodnie z prawem i w wymaganych prawem terminach;

• Brak konieczności poświęcenia czasu na to przez zarząd.

Główne minusy

• Duża czasochłonność;

• Konieczność doszkolenia się z tego zakresu;

• Konieczność korzystania z profesjonalnych konsultacji i nadzoru księgowego-profesjonalisty.

• Często duży koszt, ponoszony w trybie miesięcznym, co oznacza, że należy płacić nawet, gdy w danym miesiącu nie ma żadnych rachunków i faktur;

• Brak kontroli zarządu nad prawidłowością prowadzenia księgowości (osoby nie mają wiedzy i umiejętności, aby taką kontrolę przeprowadzić).

Śląska Sieć 3 sektora w momencie założenia znajdowała się gdzieś pomiędzy tymi dwoma opcjami. Z jednej strony wiedzieliśmy, że nie chcemy wydawać pieniędzy, których nie mamy, na prowadzenie księgowości, z drugiej baliśmy się tego trudnego tematu. Z pomocą przyszedł nam nasz członek założyciel: Stowarzyszenie Wspierania Organizacji Pozarządowych MOST, który prowadzi również Centrum Organizacji Pozarządowych w Katowicach. Uzyskaliśmy pomoc w zakresie dostępu do pieczątek księgowych (są duże i drogie), pomocy w prawidłowej dekretacji, instruktażu jak wpisywać dokumenty do amerykanki i sprawdzenia czy robimy to prawidłowo.

Pierwszy rok sieciowej księgowości to ok. 15 dokumentów i dwie strony amerykanki oraz ok. 15 godzin poradnictwa ze Strony Stowarzyszenia MOST.

Na tym etapie:

1. Musicie mieć opracowane i zatwierdzone przez zarząd dokumenty formalno-prawne (np. polityka rachunkowości);
2. Posiadać konto w banku i mieć osobę wyznaczoną za zarządzanie środkami znajdującymi się w kasie;
3. Mieć pomysł na księgowość.

Zainteresowani? Już za tydzień opublikujemy kolejną część artykułu przygotowanego w ramach projektu "Profesjonalnie w Sieci", który uzyskał dofinansowanie w ramach Programu FIO Śląskie Lokalnie. Celem projektu jest profesjonalizacja usług Sieci dzięki zakupowi programu księgowego oraz 21 leżaków, maszyny do robienia przypinek i aparatu instax do wypożyczania.

[1] Należy pamiętać, że zgodnie z Ustawą o rachunkowości dokumenty księgowe muszą być przechowywane w siedzibie organizacji lub w biurze księgowym, które ma podpisane umowę na prowadzenie księgowości z naszą organizacją.